1. Comunidad Foral de Navarra
1.7. Otros
RESOLUCIÓN 48/2022, de 24 de febrero, del director general de Cultura-Institución Príncipe de Viana, por la que se aprueba el modelo de convenio para el depósito y cesión de uso de documentos de valor histórico producidos por las entidades locales de Navarra en el Archivo Real y General de Navarra, a los efectos de su asegurar su preservación frente a catástrofes.
La Ley Foral 12/2007, de 4 de abril, de Archivos y Documentos atribuye a las respectivas administraciones titulares la responsabilidad directa en cuanto a la conservación de los documentos públicos (artículo 4.2), imponiéndoles una serie de obligaciones.
Si bien en el caso de las entidades locales la forma de atender estas obligaciones varía en atención al número de sus habitantes, la obligación de conservación del patrimonio documental municipal es expresa. En cuanto a municipios con población superior a 15.000 habitantes, para los que existe la obligación de dotarse de un archivero municipal titulado superior, la Ley Foral destaca la responsabilidad de mantener las condiciones adecuadas para la correcta conservación del archivo municipal (artículo 29); por otro lado, las entidades locales con menos de 15.000 habitantes deben disponer de instalaciones y condiciones técnicas adecuadas para garantizar la conservación de la documentación (artículo 30.3).
Al objeto de facilitar normativa técnica de apoyo a las entidades locales para la atención de las obligaciones definidas en la Ley Foral, el Departamento de Cultura y Deporte, competente en materia de archivos, aprobó la Orden Foral 50/2016, de 10 de junio, por la que se aprueban instrucciones para la organización y gestión de los archivos de las entidades locales de Navarra con población inferior a los 15.000 habitantes, donde se establece que, por razones de conservación, se evitará la exposición del patrimonio documental municipal a situaciones de especial riesgo, singularmente por fuego o por agua.
En la definición de las condiciones de conservación ante posibles inundaciones, las entidades locales deben atenerse al Plan Especial de Emergencia ante el Riesgo de Inundaciones en la Comunidad Foral de Navarra y a los Mapas de Peligrosidad por Inundación.
Como medida elemental de prevención al objeto de evitar en lo posible los efectos a largo plazo por pérdida o deterioro irremediables del patrimonio documental producido por las entidades locales de Navarra con motivo de catástrofes, el Servicio de Archivos y Patrimonio Documental propone al Director General de Cultura-Institución Príncipe de Viana un modelo de convenio por el que se ofrece a las entidades locales titulares la posibilidad de realizar depósitos de documentos de valor histórico en el Archivo Real y General de Navarra, conforme a lo que establece la Ley Foral 12/2007 en relación a los depósitos mediante convenio (artículo 27), siempre que estén debidamente identificados y organizados y superen una antigüedad fijada en setenta años. Una vez realizado el depósito, el Archivo Real y General de Navarra registrará el ingreso con identificación de su productor y emitirá informe de su estado de conservación. La documentación será objeto de tratamiento archivístico para garantizar su conservación, procurar su digitalización y facilitar su puesta a disposición de las personas usuarias e investigadores, en los canales y condiciones de accesibilidad definidos con carácter general en dicho Archivo. Por otra parte, este solicitará autorización a la entidad titular para salidas de documentos y le comunicará las solicitudes de reproducción recibidas.
El texto del convenio general se ha comunicado, para su conocimiento y formulación de observaciones, en su caso, a la Federación Navarra de Municipios y Concejos y al Foro de Coordinación de Cultura. Asimismo, la Comisión de Archivos y Patrimonio Documental del Consejo Navarro de la Cultura y las Artes ha sido informada de la propuesta de aprobación del convenio general.
En consecuencia, y en virtud de las atribuciones conferidas por Decreto Foral 273/2019, de 30 de octubre, por el que se establece la estructura orgánica del Departamento de Cultura y Deporte,
RESUELVO:
1.º Aprobar el modelo de convenio para el depósito y cesión de uso de documentos de valor histórico producidos por las entidades locales de Navarra en el Archivo Real y General de Navarra, a los efectos de su asegurar su preservación frente a catástrofes, cuyo texto figura como anexo de esta Resolución.
2.º Trasladar la presente Resolución a la Dirección General de Cultura-Institución Príncipe de Viana, a la Secretaría General Técnica y al Servicio de Archivos y Patrimonio Documental, a los efectos oportunos.
3.º Publicar la presente Resolución en el Boletín Oficial de Navarra y en el Portal de Gobierno Abierto de Navarra.
Pamplona, 24 de febrero de 2022.–El director general de Cultura-Institución Príncipe de Viana, Ignacio Apezteguía Morentin.
ANEXO
Modelo de convenio para el depósito y cesión de uso de documentos de valor histórico producidos por las entidades locales de Navarra en el Archivo Real y General de Navarra (DOC).
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