40. ALDIZKARIA - 2022ko otsailaren 24a

2. NAFARROAKO TOKI ADMINISTRAZIOA

2.2. XEDAPEN ETA IRAGARKIAK, HERRIEN ARABERA ANTOLATUAK

LIZARRA

Udalaren artxibo historikoaren barne araubidearen erregelamendua. Behin betiko onespena

Lizarrako Udalak, 2021eko azaroaren 4an egindako ohiko osoko bilkuran, hasiera batez onetsi zuen Lizarrako Udalaren artxibo historikoaren barne araubidearen erregelamendua (iragarkia 2021eko azaroaren 23ko Nafarroako Aldizkari Ofizialean, 266. zenbakian, argitaratua).

Nafarroako Toki Administrazioari buruzko uztailaren 2ko 6/1990 Foru Legearen 325. artikuluari jarraikiz, eta jendaurrean egoteko epea inork alegaziorik aurkeztu gabe iraganik, behin betiko onetsi eta argitaratzeko agindu da, behar diren ondorioak izan ditzan.

Lizarran, 2022ko otsailaren 3an.–Alkatea, Koldo Leoz Garciandia.

LIZARRAKO UDALAREN ARTXIBO HISTORIKOAREN BARNE ARAUBIDEAREN ERREGELAMENDUA

Zioen azalpena

Arau esparrua eta aurrekariak.

Artxiboei eta Dokumentuei buruzko apirilaren 4ko 12/2007 Foru Legeak honela definitzen du artxiboa: “organismo edo instituzio bat da, dokumentuak eta dokumentu funtsak antolatu, zaindu, kudeatu, deskribatu, kontserbatzeko eta zabaltzeko eginkizunak berariaz betetzen dituena, gero kudeaketa administratiborako, informaziorako eta ikerkuntzarako erabiltzeko. Artxiboa da, halaber, dokumentu funtsa edo funtsen multzoa”.

15. artikuluak, dokumentuen bizi zikloa eta faseak egituratzean, azken fasea, ez-aktiboa, honela zehazten du: “funtsezko administrazio balioa galduta, dokumentazioa modu iraunkorrean gorde behar denean, dokumentazioa informaziorako edo ikerketarako erabilgarria delako. Artxibo historikoarekin bat dator”.

Foru lege horren 18. artikuluak, halaber, artxibo historikoen helburua jasotzen du:

Artxibo historikoetan, erdi-aktibotasunaren fasea iraungi ondoren, duten informazioagatik edo ikerkuntzarako duten balioagatik modu iraunkorrean kontserbatzeko modukotzat jotzen diren dokumentuak jaso, kontserbatu eta zabaltzen dira. Hona hemen haien eginkizunak:

a) Dokumentuak jendearen eskura jartzea.

b) Dokumentuak behar bezala antolatu eta deskribatzen direla bermatzea.

c) Dokumentuen behar bezalako kontserbazioa eta, behar bada, zaharberritzea bermatzea.

d) Dokumentazioa kultur kudeaketarako eta zabalkunderako tratatzea.

e) Nafarroako dokumentu ondarearen kontserbazioa sustatzea.

f) Nafarroako dokumentu ondarearen dokumentazioa gordailupean jasotzea.

g) Dokumentu ondarea zabaltzeko programak sustatzea.

Eta toki entitateen dokumentu funtsei dagokienez, legearen 28. artikuluak hauxe xedatzen du: “Nafarroako toki entitateak Nafarroako artxibo sistemaren barruan daude eta, horrenbestez, beren jardunean sortu edo jasotzen dituzten dokumentuak sortu, kudeatu, antolatu, kontserbatu eta zabaltzeko tratamendu egokia bermatzeko ezartzen diren arau eta prozedurak aplikatu behar dituzte”.

Foru lege horrek 15.000 biztanletik gorako udalerrientzako araubide juridiko bat arautzen du, biztanle atalase horretara iristen ez direnei aplikatu beharrekoa ez bezalakoa, eta horien artean dago Lizarrako hiria.

Lizarrako Udal Artxiboa arduratzen da Udalak eta bere erakundeek sortutako dokumentazioa zaintzeaz eta zentralizatzeaz, behin dokumentazioaren fase aktiboa agortuta; hau da, dokumentazioa izapidetzeko aldian dagoen etapa edo sortu duen bulegoak berau erabili ohi duen etapa (hura bulegoko artxiboan kudeaketari dagokiona), zeinean dokumentazioa artxibora modu naturalean iristen den, administrazio arloen administrazio kudeaketako prozesuaren amaiera gisa.

Lizarran, orain arte, funts historiko eta administratibo guztiak kudeatzen zituen bulegoko artxibo bat egon da. Nafarroako Gobernuaren Turismo Bulegoa 2020an lekuz aldatu ondoren, ordura arte Gustavo de Maeztu Museoaren ondoko eraikin batean baitzegoen, Udalak gune hori Lizarrako Udal Artxibo gisa egokitzea pentsatu zuen.

Horretarako, museoko langileek egokitzapen lanak egin eta beharrezko ekipamendua erosi ondoren, udal zerbitzuek, Gustavo de Maeztu Museoko lantaldearekin koordinatuta, zegoen 1975. urtera arteko dokumentazio guztia sistematikoki lekualdatu zuten.

Lizarrako hiriak 13.991 biztanle ditu Nafarroako Izendegiaren arabera (2021); beraz, bere artxiboa 50/2016 Foru Aginduak, ekainaren 10ekoak, Kultura, Kirol eta Gazteriako kontseilariak emanak, 15.000 biztanletik beherako Nafarroako toki entitateen artxiboak antolatu eta kudeatzeko jarraibideak onesten dituenak arautzen du. Foru Agindu horrek zenbait jarraibide adierazten ditu haren konfigurazioa eta eginkizunak zehazteko, eta horrek aukera ematen du artxiboak administratzeko eta dokumentuak kudeatzeko sistema bat diseinatzeko.

Lekuz aldatu, egokitu eta diseinatu ondoren, Lizarrako Udal Artxibo Historikoak etapa berri bati ekin dio, funtsezko hiru faktorek markatua:

a) Dokumentuak egoki kontserbatzea, dokumentu bakoitzaren ezaugarrietarako ezarritako kontserbazio, biltegiratze eta biokontserbazio parametroei jarraikiz.

b) Dokumentu funtsen segurtasuna, behar bezala kokatua, begiratua eta zaindua.

c) Ikertzaileek eta interesatuek dokumentuetarako sarbide normalizatua izatea, kontsulta eremu egoki batean eta laguntza tekniko egokiarekin.

d) Lizarrako Udal Artxiboko artxibo administrazioko sistema baterako proiektu bat idaztea eta, ondoren, funtsak berrantolatzea, 50/2016 Foru Aginduaren jarraibideei jarraikiz.

e) Artxiboa zabaltzea eta dinamizatzea, tresna egokiak sortuz.

1.1 Lizarrako Udal Artxibo Historikoko funtsen ezaugarriak.

Orain arte dauden deskribapen tresnek ematen duten informazioan oinarrituta, Lizarrako Udal Artxibo Historikoak askotariko funtsak dituela adieraz daiteke, bai kronologiari, bai euskarri materialei, baita tipologiari ere dagokienez.

Aurkibideak, katalogoa eta gidaliburua kontsultatuz egindako lehen hurbilketa bati esker, funtsak hiru multzo handitan konfiguratzen ahal ditugu: Alde batetik, funts berezien atala deritzona (horren gainean egindako ikerketak direla eta, atal horri buruz dugu informazio gehien); beste aldetik, 1.098 liburu zaharrak; eta azkenik, neurri estandarretako kutxetan gordetako dokumentazioa; azken dokumentu horiei buruz honako hau baino ez dakigu: gaia, aurkibideari esker, eta gutxi gorabeherako kronologia. Aipatutako dokumentazio horretatik guztitik identifikatzeke dago zein taldetan sartzen diren mapak edo dokumentu kartografikoak bezalako materialak; gidaliburu-zentsuan adierazita daude horiek.

Lehenengo taldea –funts historiko bereziak– askotariko dokumentuez osatutako atal aizun bat da; dokumentu horiek hainbat unetan eta hainbat arrazoirengatik bildu dira. Dokumentazio multzo horretan 88 pieza daude, 1164. urtetik 1812. urtera artekoak. Dirudienez, Pedro Emiliano Zorrilla Echeverríak berak sortu zuen atal hori 1908an, hiriko udaletxea tokiz aldatu ondoren.

Dokumentazio hori XXI. mendearen hasieran Gustavo de Maeztu Museoko bigarren solairuko gordailura eraman zen, eta gaur egun planoetarako altzarietan gordeta dago han. Bi dokumentu baino ez daude planoetarako altzari horietatik kanpo, zaharrenak direlako: bata, 1164an Antso VI.a Jakitunak hiriari emandako foruarena, eta, bestea, Tibalt I.aren erregealdian (1234-1253) Lizarrako foruak berresteko proiektua.

Bigarren dokumentazio taldean 1098 liburuak daude. Talde horri buruz dagoen zerrendari begiratuta, honako hauek barne hartzen dituzten liburuez osatuta dago: kontuak, katastroak, herri lanak, erroldak, dokumentuen sarreren eta irteeren erregistroak, ordainketa-aginduak, arielak, errazionamenduak edo diru-sarreren agiriak, besteak beste.

Hirugarren dokumentazio taldeak udal tipologiaren berezko dokumentuak jasotzen ditu, 1732 instalazio unitatetan –kartoizko kaxatan– kontserbatuak. Horien barruan hauei buruzko dokumentazioa dago: Graziako Ospitalea, hauteskundeak, kintak, libramenduak, hornidurak eta ongintza, besteak beste.

Lizarrako Udalak ia zazpi mendean zehar bildu dituen dokumentu funtsek artxibo historikoa osatzen dute.

Lizarrako Udala legez behartuta dago bere artxiboa behar bezala antolatuta gordetzera, eta herritarren eta administrazioaren beraren esku jartzera, indarrean dauden xedapenen arabera. Horretarako, toki korporazioak erregelamendu hau onartzen du

I. KAPITULUA

Xedapen orokorrak

Lehenengo artikulua. Erregelamenduaren xedea.

Erregelamendu honen xedea Lizarrako Udal Artxibo Historikoak zerbitzu publiko gisa duen funtzionamendua arautzea da. Eta Udal Artxibo Historikoak, berriz, hauxe du helburutzat: erakundearen dokumentu ondarea kontserbatzea, deskribatzea eta zabaltzea, haren kudeaketa administratibo zuzena eta eraginkorra bermatzea, hura hala Udalaren beraren nola herritarren eskura jartzea, eta ikerketa eta kultura sustatzea.

Bigarren artikulua. Artxiboaren kontzeptua.

1. Lizarrako Udal Artxibo Historikoa 1975. urtea baino lehenagoko dokumentuen multzo organikoa da; euskarri materialeko dokumentu horiek Lizarrako Udalak bere eginkizunak betez sortu, bildu edo zaindu ditu bere historiako zazpi mendean zehar, kudeaketan, azterketan, herritarren informazioan, proiekzio kulturalean eta ikerketa zientifikoan erabiltzeko.

2. Lizarrako Udal Artxibo Historikoa jabari publikoko ondasun bat da, Artxiboei eta Dokumentuei buruzko apirilaren 4ko 12/2007 Foru Legean ezarritakoaren arabera, Lizarrako Udalaren dokumentu ondarea kontserbatzen eta zaintzen baitu.

3. Lizarrako Udal Artxibo Historikoa zerbitzu publiko bat da, dokumentuak herritarren eskura jartzeko Konstituzioaren agindua betetzen baitu, haren 105.b) artikuluan xedatutakoa betez.

4. Lizarrako Udal Artxibo Historikoa Toki Administrazioaren zerbitzu orokor bat da, halaber; eta dokumentu kudeaketa sistematizatzea du eginkizun nagusitzat, dokumentua sortzen denetik haren kontserbazio historikora arte, dokumentuak erakundearen beraren eta herritarren zerbitzura jartzeko egokia den artxibo tratamenduaren bidez.

Hirugarren artikulua. Dokumentuaren kontzeptua.

Hauxe hartzen da dokumentutzat: edozein euskarri materialetan, euskarri informatikoan barne, jasotako hizkuntza natural edo konbentzionaleko adierazpen oro, izaera grafiko, soinuduna edo ikus-entzunezkoa dutenak barne. Erregelamendu honen ondorioetarako, kontzeptu horretatik kanpo gelditzen dira lan editatu edo argitaratuen ale aniztunak, bai eta funtsean artistikoak, arkeologikoak edo etnografikoak diren ondasun higigarriak ere.

Laugarren artikulua. Dokumentu ondarearen kontzeptua.

1. Lizarrako Udal Artxibo Historikoaren dokumentu ondarean 1975. urtera arteko garai guztietako dokumentuak daude, honako hauek sortu, bildu edo kontserbatuak:

a) Lizarrako Udaleko gobernu eta administrazio organoek eta, berezko nortasun juridikoa badute ere, hari lotuta dauden bestelako erakundeek.

b) Udalaren zerbitzura dauden pertsona fisikoek, dituzten eginkizunak betetzean.

c) Udaletik kanpoko pertsona fisiko edo juridikoek, beren dokumentuak espresuki lagatzen edo ematen dituztenek.

2. Toki administrazioan eginkizun politiko edo administratiboak betetzen dituen pertsona orok kargua dela eta sortutako agiriak entregatu beharko ditu hura uzten duenean, Espainiako Ondare Historikoari buruzko ekainaren 25eko 16/1985 Legearen 54.1 artikuluaren arabera.

3. Lizarrako Udalarekin lotuta dauden edo bertatik datozen erakunde autonomo, zerbitzu, enpresa edo bestelako pertsona juridiko guztiek udaleko artxiboan utzi beharko dituzte beren agiriak, behar bezala antolatuak eta zerrendatuak, betiere desagertzea edo juridikoki desegitea aurreikusita badute eta artxiboak ez badizkiote eskualdatzen edo ematen desagertutako erakundearen eskumenak eta eginkizunak bere gain hartzen dituen organismo berri bati. Udalaren artxiboak funts horiek zaindu eta idatziko ditu, betiere haien jatorri batasuna, egitura organikoa eta arau honetan herritarren eskura jartzeko xedatutako baldintzak errespetatuz.

Bosgarren artikulua. Artxiboaren eginkizunak.

Lizarrako Udal Artxibo Historikoaren eginkizunak honako hauek dira:

a) Udalak sortu edo bildutako dokumentazioa biltzea, antolatzea, kontserbatzea, jakinaraztea eta zabaltzea.

b) Dokumentazioa sailkatu eta antolatzea, eta dokumentazioa kontrolatzeko eta eskuragarri jartzeko beharrezkoak diren deskribapen tresnak idaztea.

c) Dokumentazioa bulegoko artxiboetatik artxibo zentralera transferitzeko irizpideak finkatzea.

d) Sortzen dituzten dokumentuak behar bezala sailkatu eta antolatzeko eta bulegoko artxiboak kudeatzeko irizpideei buruzko aholkuak ematea atalei.

e) Dokumentazioa kokapen fisiko egoki edukitzeko irizpideak adieraztea, eta zehaztea haiek gordetzeko lokalek eta altzariek zer ezaugarri eduki behar dituzten dokumentuak kokatzeko eta seguru egon daitezen.

f) Administrazioaren ahalik eta funtzionamendurik onena laguntzea, administrazio izapideak ebazteko behar diren dokumentuak azkar emanez.

g) Interesa dutenei dokumentazioa, bai eta haren deskribapen tresnak, eskuratzeko modua ematea, eta, baliagarri zaizkien alderdi guztietan, dokumentazioari buruzko aholkuak ematea. Hala ere, artxiboko langileek ez dute erabiltzaileentzako ikerketa partikularrik eginen.

h) Nafarroako Gobernuko Artxiboen Zerbitzuari laguntzea.

Seigarren artikulua. Artxiboaren atxikipena.

Lizarrako Udal Artxibo Historikoa Lizarrako Udalaren mende egonen da organikoki, eta Kultura Departamentuaren mende, berriz, funtzionalki, eta bere espezialitate funtzionalagatik berezkoa duen autonomia izanen du.

Zazpigarren artikulua. Bulegoko artxiboak.

1. Lizarrako Udalari lotutako zerbitzu, atal edo erakunde guztietan bulegoko artxibo bat egonen da, eta haiek sortutako dokumentuak gordeko dira bertan, Artxibo Historikora eraman arte.

2. Bulegoko edo kudeaketako artxiboak Lizarrako Udalaren zerbitzu, sail edo administrazio unitateei atxikiko zaizkie organikoki, eta horien titularrak arduratuko dira bakoitzak sortzen duen dokumentazioa zaintzeaz eta kontserbatzeaz, artxibo orokorraren esku dauden eginkizun teknikoak alde batera utzi gabe.

Zortzigarren artikulua. Artxiboko langileak.

Lizarrako Udal Artxibo Historikoaren zuzendaritza zientifiko, tekniko eta administratiboa Gustavo de Maeztu Museoaren zuzendaritzari dagokio, duen kokapen eta inguruabar bereziak direla eta. Langile aski eta egokiak izanen ditu bere eginkizunak betetzeko. Eginkizun horiek, guztiz edo zati batez, uzten ahalko ditu beste pertsona batzuen esku aldi baterako, inguruabarrek hala eskatzen dutenean.

II. KAPITULUA

Dokumentuen kudeaketa

LEHENENGO ATALA

Dokumentuen sarrera

Bederatzigarren artikulua. Dokumentuen sarrerak.

1. Dokumentuak artxiboan sartzeko prozedura ohikoa edo berezia izaten ahal da.

2. Ohiko sarrerak: Transferentziak.

Oro har, bulegoko artxiboan egoteko ezarritako urteak iragan ondotik administrazio izapideak akitu dituzten dokumentuak eta espedienteak eramanen dira artxibora.

Udaleko bulegoek artxibora bidaliko dituzte dokumentu eta espediente amaituak eta osoak, behar bezala ordenatuak; hori egin aurretik, baina, deuseztatu eginen dituzte alferrikako kopiak eta fotokopiak, bai eta grapak, klipak, plastikoak, itsasgarriak eta haiei kalte egiteko arriskua duen beste edozein elementu ere.

Dokumentazio horrekin batera transferentzia zerrenda bidaliko da (bidalketa orria), artxiboak emandako ereduaren arabera, behar bezala beteta, eta zehatz-mehatz identifikatzeko behar diren datuak argi eta garbi adieraziak. Espediente bakoitza bere karpetatxoan egonen da, identifikatzeko datuak adierazita, eta batasunari eutsiko dio, izapideak amaitu ondoren.

Euskarri elektronikoan dauden dokumentuekin batera, txosten bat bidaliko da, bertan zer datu dauden, zer aplikaziotan egin dituzten eta informazioa berreskuratzeko zer ezaugarri tekniko behar diren azalduta.

Transferentzia zerrendaren inprimakia (bidalketa orria) hiru aletan eginen da; bi ale artxiboan gordeko dira, inbentario orokorra eta organigramaren araberako inbentarioa osatzeko, eta azkena sortu duten bulegoetara itzuliko da, bidalitako dokumentazioa erkatu ondoren.

Artxiboak zerbitzuburuekin koordinatua erabakiko du bidalketak zer maiztasunez eta nola eginen diren.

Artxiboak baztertzen ahalko ditu zehaztutako betekizunak betetzen ez dituzten bidalketa guztiak.

3. Sarrera bereziak.

Sarrera berezitzat hartuko dira dohaintza, legatu, erosketa, aldi baterako gordailutze eta abarren ondorioz egindakoak; sarrera horiek entregaren akta edo zerrenda baten bidez formalizatuko dira.

Udalaren organo eskudunaren erabaki formala beharrezkoa izanen da dokumentuen sarrera berezia onartzeko, toki entitateen ondasunen arloko indarreko araudiaren arabera.

BIGARREN ATALA

Lan teknikoak

Hamargarren artikulua. Sailkapena eta deskribapena.

1. Behar bezala sailkatzeko, deskribatzeko eta kokatzeko behar den artxibo tratamendua emanen zaie artxiboan sartutako dokumentuei.

2. Artxiboak artxibo tekniken arloko prestakuntza emanen die Udaleko bulegoetako administrazio-langileei.

Hamaikagarren artikulua. Aukeratzea eta garbitzea.

1. Artxiboan baino ez dira jatorrizko dokumentuak hautatzen ahalko, betiko gordetzeko edo deuseztatzeko, indarreko legeriaren arabera.

2. Horretarako, dokumentazioa balioesteko eta hautatzeko batzorde bat sortuko da. Kultura arloaz arduratzen den udalkidea izanen da haren buru, eta horrez gain, kide hauek izanen ditu: udal idazkaria, edo hark eskuordetzen duen administrazio zuzenbideko aditua; Gustavo de Maeztu Museoko zuzendaria, eta unean-unean balioesten ari diren dokumentazioa sortu duen bulegoaren ordezkari bat. Historia garaikideko edo beste espezialitate bateko aditu baten aholkularitza eskatzen ahalko dute, batzordeak egoki baderitzo.

3. Batzordeak balioetsi eta hautatuko ditu Udalak sortutako serieak, eta horien kontserbazio egutegia eginen du, dagokionean zehazten diren irizpide eta prozedurei jarraikiz.

4. Artxiboak deuseztatutako dokumentazioaren erregistroa eginen du, eta bertan datu hauek jasoko ditu gutxienez: deuseztatutako seriearen izenburua, hasierako eta amaierako datak, deuseztatzeko data eta zer unitatek sortu duen. Deuseztatutako dokumentuen ezaugarriak dagokion garbiketa aktan ageriko dira.

5. Irizpena eman ondotik, ebaluatutako seriea deuseztatzea edo betiko gordetzea ebazten ahalko du batzordeburuak.

6. Lizarrako Udaleko langileek ez dituzte inola ere suntsitzen ahalko jatorrizko dokumentuak, zerbitzuak ematen ari diren unitateak edo beste batzuek kudeatutakoak, organo eskudunak ez badu aldez aurretik onartu haiek suntsitzea. Baliteke erantzukizuna egotea dokumentazioa suntsitu, ezkutatu edo galduz gero.

Hamabigarren artikulua. Dokumentuak kontserbatu eta zaharberritzea.

1. Lizarrako Udalaren artxiboaren instalazio nagusiak Gustavo de Maeztu Museoko ondoko eraikinean daude (San Nikolas kalea 1), eta bertan lanerako guneak eta bulegoak, kontsulta gela eta liburutegi osagarria eta gordailuak ditu.

2. Lizarrako Udalak artxiboko instalazioak behar bezala daudela begiratuko du honako alderdi hauei dagokienez: giroa, argiztapen sistemak, bulegotika komunikazioa, suteen detekzio eta itzaltzea, ekipo mekanikoak, eta arrotzak detektatzeko sistemak, bai eta zentroaren funtzionamendu egokia ahalbidetzen duten gainerako elementu guztiak.

3. Museoaren/Artxiboaren zuzendaritzak aholkua ematen ahalko du dokumentuak hobeki kontserbatzeko erabiltzen diren dokumentu-euskarrien kalitateei buruz, bai eta bulegoko artxiboetan instalatzeko baldintzei dagokienez ere.

4. Era berean, artxiboan edo bulegoetan gordetako dokumentu hondatuak zaharberritzeko neurri egokiak hartzea proposatuko du.

5. Dokumentuen kopiak egitea hobetsiko da, baldin eta, duten izaeragatik edo kontserbazio egoeragatik, komeni bada jatorrizkoak ez erabiltzea.

III. KAPITULUA

Dokumentuen sarbidea eta zerbitzua

Hamahirugarren artikulua. Kanpoko kontsultak.

1. Administrazio Publikoen Administrazio Prozedura Erkidearen urriaren 1eko 39/2015 Legearen 13. artikuluan xedatutakoaren arabera, administrazio publikoen aurrean jarduteko gaitasuna duten pertsonek, besteak beste, Lizarrako Udal Artxibo Historikoan gordetako dokumentuak askatasunez kontsultatzeko eskubidea dute, dokumentuen izaeraren, kontserbazio egoeraren edo indarreko legeriak zehaztutako beste faktore batzuen ondoriozkoa beste mugarik ez dagoela.

2. Eskubide hori erabiltzeko, egin nahi duten kontsulta idatziz eskatu beharko dute, Udaleko Erregistro Orokorrean eta Gustavo de Maeztu Museoan, kontsultaren xedea eta, hala badagokio, ikerketaren gaia argi eta garbi adierazita.

3. Eskubide hori ukatzea edo mugatzea, indarreko legerian aurreikusitako kondizioetan, arrazoiak emanez eta idatziz egin beharko da.

4. Dokumentazio pertsonala eskuratzeko, Artxiboei eta Dokumentuei buruzko apirilaren 4ko 12/2007 Foru Legearen artikulu espezifikoetan xedatutakoari jarraikiko zaio.

5. Artxiboko langileek baino ez dute baimenik dokumentazioaren erreprodukzioak egiteko. Kasu berezietan, artxibotik kanpoko bitartekoen bidez erreproduzitzea baimentzen ahalko da, bai eta dokumentazioa horretarako ateratzea ere; kasu horretan, kopia entregatu beharko zaio Artxiboari.

6. Jatorrizkoen kontserbazio egoeraren arabera mugatzen ahalko da erreprodukzio mekanikoa.

7. Kopiak lortzeko, dagokion ordainagiria bete beharko dute, baita hitzartutako tasa ordaindu ere, hala badagokio.

8. Dokumentuen zuzeneko kontsulta Artxiboko instalazioetan formalizatuko da, inprimaki normalizatuan.

9. Eskatutako dokumentazioa eskuratzen dutenek kontu handiz erabili beharko dute. Ez dute dokumentuetan idazten ahalko, ezta horiek tolestu edo kalkatu ere.

10. Baldin eta artxiboko dokumentuak mikrofilmatu, digitalizatu edo beste edozein erreprodukzio sistemaren bidez kopiatu badira, kontsulta, ahal dela, euskarri horien gainean eginen da, jatorrizkoak babesteko eta maiz erabiltzeak eta etengabe manipulatzeak ekarritako kalteetatik begiratzeko.

11. Baimendutako ikertzaileak egindako lanaren kopia bat entregatzera behartuta daude, eta artxiboaren funts bibliografikoan sartuko da kopia hori. Ikerketa argitaratuz gero, haren hiru ale emanen dizkiote Artxiboari.

12. Zuzendaritzak, interesdunek eskatuta, probintziako artxiboan gordailututako dokumentuen kopia izapidetuak egiten ahalko ditu.

Hamalaugarren artikulua. Maileguak eta barneko kontsultak.

1. Barneko kontsultatzat hartuko dira toki administrazioko organo eta zerbitzuek egindakoak.

2. Udaleko administrazio zerbitzuek Artxiboan gordetako dokumentazioa eskuratzen ahalko dute bi prozeduraren bidez: kontsulta eta mailegua. Bulego bakoitzak askatasun osoz kontsultatzen ahal ditu berak bidalitako dokumentuak eta sarrera librekoak.

3. Administrazio bulegoek eskatutako espedienteak ez dira hiru hilabete baino gehiagorako mailegatzen ahalko. Denbora gehiago eduki behar izanez gero, Artxiboari jakinarazi beharko diote, mailegua berritu dezan.

4. Maileguen eta barneko kontsulten eskaerak inprimaki normalizatuan formalizatuko dira, eta honako hauek jasoko dira bertan:

–Bulegoa edo atala.

–Eskaeraren ardura bere gain hartzen duen eskatzailearen izen-abizenak.

–Eskatutako dokumentazioaren identifikazio datuak, ahalik eta zehatzenak.

– Eskaeraren data.

5. Mailegu eskaeren kasuan, banakako inprimaki bat formalizatuko da eskatutako dokumentu bakoitzerako, sinplea edo konposatua izan (espedientea edo erregistroa); horrenbestez, eskatutako dokumentu adina inprimaki bete beharko dituzte. Eskatzaileek edo interesdunek bilatuko dute informazioa eskatutako dokumentuetan, ez artxiboko langileek.

6. Artxiboko dokumentazioa ez da artxiboko instalazioetatik ateratzen ahalko, honako kasu hauetan izan ezik:

–Justizia auzitegiek hala eskatzen dutenean. Justizia Auzitegietara edo erakunde publiko batera bidalitako jatorrizko dokumentu guztien fotokopia edo kopia baimendua utziko da Artxiboan, Toki Entitateen Antolaketaren, Funtzionamenduaren eta Araubide Juridikoaren gaineko Erregelamenduaren 171.2 artikuluan xedatutakoaren arabera.

–Mikroforma, disko optiko edo hitzartutako beste edozein sistemaren bidez erreproduzitzeko.

–Koadernatzeko, dokumentuaren formatuak hala behar badu.

–Zaharberritze prozesuak egiteko.

–Erakusketak egiteko.

7. Kasu guztietan, beharrezko neurriak hartuko dira dokumentuen segurtasuna eta kontserbazio egokia, bai eta dokumentuak itzul ditzaten ere, bermatzeko.

Hamabosgarren artikulua. Gordailuetarako sarbidea.

Oro har, artxiboko langileak baino ez dira gordailuetan sartzen ahalko. Salbuespen gisa, gordailuetara sartzen uzten ahalko zaie erabiltzaileei, artxiboko langileekin batera betiere.

Hamaseigarren artikulua. Informazioa eta hedapena.

Artxiboa ikerketaren eta kulturaren zerbitzura dago eta, horrenbestez, udal ondare dokumentala ezagutarazten duten dibulgazio eta pedagogia jarduerak sustatu beharko dira.

Lizarrako Udalak artxiboko funtsen informazio eta zabalkunderako tresnak argitaratzea bultzatuko du.

Xedapen gehigarria.– Zuzenbide osagarria.

Erregelamendu honetan arautu ez den guztiari dagokionez, honako hauetan xedatutakoari jarraikiko zaio: Toki-araubidearen oinarriak arautzen dituen apirilaren 2ko 7/1985 Legean; toki-araubidearen arloan indarrean dauden lege-xedapenen testu bategina onartzen duen apirilaren 18ko 781/2015 Legegintzako Errege Dekretuan; Toki-erakundeen 1985eko ekainaren 25eko Legearen Antolaketa, Funtzionamendu eta Araubide Juridikoaren Erregelamendua onartzen duen azaroaren 28ko 2568/1986 Errege Dekretuan; Espainiako Ondare Historikoaren ekainaren 25eko 16/1985 Legean; Administrazio Publikoen Administrazio Prozedura Erkideari buruzko urriaren 1eko 39/2015 Legean; Artxiboei eta Dokumentuei buruzko apirilaren 4ko 12/2007 Foru Legean; Nafarroako Toki Administrazioari buruzko uztailaren 2ko 6/1990 Foru Legean; Gardentasunari, informazio publikoa eskuratzeari eta gobernu onari buruzko maiatzaren 17ko 5/2018 Foru Legean eta aplikatu beharreko legezko edo erregelamenduzko araudi guztietan.

Azken xedapena.–Indarrean jartzea.

Erregelamendu hau Nafarroako Aldizkari Ofizialean argitaratu eta biharamunean jarriko da indarrean.

Iragarkiaren kodea: L2201778