Iragarkia
142. ALDIZKARIA - 2021eko ekainaren 18a
1. NAFARROAKO FORU KOMUNITATEA
1.1. XEDAPEN OROKORRAK
1.1.3. Foru Aginduak
18/2021 FORU AGINDUA, maiatzaren 24koa, Kultura eta Kiroletako kontseilariak emana, Nafarroako toki entitateen artxibo digital seguruko ezarpenetarako betekizun teknologiko eta funtzionalak eta auditoretza eredu bat onesten dituena.
Administrazio Publikoen Administrazio Prozedura Erkideari buruzko urriaren 1eko 39/2015 Legeak eta Sektore Publikoaren Araubide Juridikoari buruzko urriaren 1eko 40/2015 Legeak 2016ko urriaren 2an indarra hartuz geroztik, Espainiako administrazio publiko guztiak administrazio dokumentazio guzti-guztia euskarri digitalean sortzera eta kudeatzera behartuta daude. Hala, konponbide teknologikoak ezartzeko orduan, segurtasun eta funtzionaltasun betekizunei dagokienez, Estatuak hainbat arau onetsiz joan da, bereziki, Elkarreragingarritasunaren Eskema Nazionala eta Segurtasunaren Eskema Nazionala, bakoitzari dagozkion arau teknikoekin (https://administracionelectronica.gob.es/). Testuinguru horretan, araudiaren arabera, izapidetze administratiboa burutu eta espedienteak amaitzen direnean, espediente horiek artxibo elektroniko bakarrean gorde behar dira.
Nafarroan badira dokumentu eta artxiboen kudeaketa arautzen duten legeak, dokumentu eta artxibo horien antzinatasuna eta mota edozein izanik ere, analogiko nahiz digital. Alde batetik, Nafarroako Kultur Ondareari buruzko azaroaren 22ko 14/2005 Foru Legean Foru Komunitateko administrazioaren betebeharrak ezartzen dira, Kultur Ondarea osatzen duten ondasunak kontserbatu eta babesteari dagokionez, eta Dokumentu Ondarea ondasun horietako bat da.
Beste alde batetik, Artxiboei eta dokumentuei buruzko apirilaren 4ko 12/2007 Foru Legean, Nafarroako administrazio publikoek dokumentu eta artxiboen kudeaketan aplikatu beharreko arau eta irizpideak emateko ahalmena esleitzen zaio Nafarroako Gobernuari, artxiboen arloan eskumena duen departamentuaren bitartez, eta arau eta irizpide horiek betetzen direla gainbegiratu behar du; era berean, administrazio publikoek dokumentuak behar bezala kontserbatzeko instalazio egokiak –fisikoak nahiz digitalak– izateko betebeharra betetzen dutela ere bermatu beharko du (8. eta 12. artikuluak).
Toki entitateei dagokienez, Foru Legean xedatzen denez, artxiboen arloan eskumena duen departamentuari dagokio finkatzen diren arau eta prozedura tekniko orokorrak aplikatzen direla begiratzea, eta laguntza edo aholku teknikoa emateko berariazko programak sortzea, haien dokumentuak antolatu, kontserbatu, gorde eta jendeak eskuratzeko (30. artikulua).
Bidezko da, beraz, artxiboen arloan eskuduna izaki, Kultura eta Kirol Departamentuak Nafarroako toki entitateen artxibo digital seguruko ezarpenetarako betekizun teknologiko eta funtzionalak ematea eta, horren osagarri, aplikazioaren inpaktua neurtzeko auditoretza-eredu bat.
Betekizun hauei –laguntza programa eta guzti– eta auditoretza ereduari buruzko aginduzko txostena egin du Nafarroako Kultura Kontseiluko Artxiboen eta Dokumentu Ondarearen Batzordeak, 2021eko maiatzaren 19ko bilkuran, Artxiboei eta dokumentuei buruzko apirilaren 4ko 12/2007 Foru Legearen 9. artikuluan ezarritakoari jarraikiz, hartan zehazten baitira Kontseiluaren eginkizunak.
Horrenbestez, Artxiboei eta dokumentuei buruzko apirilaren 4ko 12/2007 Foru Legeak ematen dizkidan eskumenak erabiliz, honako hau
AGINTZEN DUT:
1. Nafarroako toki entitateen artxibo digital seguruko ezarpenetarako betekizun teknologiko eta funtzionalak eta auditoretza eredu bat onestea, eranskin eta guzti; horri dagokion testua eranskinean dator atxikita.
2. Foru agindu hau Vianako Printzea Erakundea - Kultura Zuzendaritza Nagusira, Artxiboen eta Dokumentu Ondarearen Zerbitzura eta Idazkaritza Tekniko Nagusira igortzea.
3. Foru agindu hau Nafarroako Aldizkari Ofizialean argitaratzea.
4. Foru agindu honen aurka gora jotzeko errekurtsoa aurkezten ahal da, Nafarroako Gobernuari zuzendua, argitaratu eta biharamunetik hilabeteko epean.
Foru agindu honen aurka, administrazio publikoek zilegi dute administrazioarekiko auzi-errekurtsoa jartzea, Nafarroako Justizia Auzitegi Nagusiko Administrazioarekiko Auzien Salari zuzendua, argitaratu eta bi hilabeteko epean. Horrek ez du galarazten aurretiazko errekerimendua egin ahal izatea, Administrazioarekiko Auzien Jurisdikzioa arautzen duen uztailaren 13ko 29/1998 Legearen 44. artikuluan ezarririko moduan eta epean.
Iruñean, 2021eko maiatzaren 24an.–Kultura eta Kiroleko kontseilaria, Rebeca Esnaola Bermejo.
ERANSKINA
NAFARROAKO TOKI ENTITATEEN ARTXIBO DIGITAL SEGURUKO EZARPENETARAKO BETEKIZUN TEKNOLOGIKO ETA FUNTZIONALAK, ETA AUDITORETZA EREDU BAT
1.–Justifikazioa.
1.1 Dokumentu elektronikoen kudeaketa eta artxibo digital segurua lege-arauetan.
Administrazio Publikoen Administrazio Prozedura Erkideari buruzko urriaren 1eko 39/2015 Legeak eta Sektore Publikoaren Araubide Juridikoari buruzko urriaren 1eko 40/2015 Legeak 2016ko urriaren 2an indarra hartuz geroztik, Espainiako administrazio publiko guztiak administrazio dokumentazio guzti-guztia euskarri digitalean sortzera eta kudeatzera behartuta daude.
Kudeaketa eredu hori ezartzeak konponbide teknologiko egokiak ezartzea dakar; hain zuzen ere, aplikatu beharreko arauetan eta, zehazki, Elkarreragingarritasunaren Eskema Nazionalean eta Segurtasunaren Eskema Nazionalean ezartzen diren funtzionaltasunaren eta segurtasunaren arloko betekizunak bete ahal izateko konponbide teknologikoak. Testuinguru horretan, araudiaren arabera, izapidetze administratiboa burutu eta espedienteak amaitzen direnean, espediente horiek artxibo elektroniko bakarrean gorde behar dira; artxibo elektroniko hori artxibo digital segurua izanen da, eta horrela deituko diogu hemendik aitzinera dokumentu honetan.
Nafarroan badira dokumentu eta artxiboen kudeaketa arautzen duten legeak. Alde batetik, Nafarroako Kultur Ondareari buruzko azaroaren 22ko 14/2005 Foru Legean Foru Komunitateko administrazioaren betebeharrak ezartzen dira, Kultur Ondarea osatzen duten ondasunak kontserbatu eta babesteari dagokionez, eta Dokumentu Ondarea ondasun horietako bat da.
Beste alde batetik, Artxiboei eta dokumentuei buruzko apirilaren 4ko 12/2007 Foru Legean, beren izaera dela eta, Nafarroako artxibo sisteman txertatuta dauden beste Administrazio Publikoek dokumentu eta artxiboen kudeaketako betekizunak betetzen dituztela koordinatzeko betebeharra esleitzen zaio Nafarroako Gobernuari; betekizun horiek dokumentu eta espedienteak sortzeko unean ere aplikatu beharrekoak dira. Horrela, bada, Lege horren 8. artikuluaren arabera, Nafarroako artxibo sistemaren burua den aldetik, artxiboen arloan eskumena duen departamentua izaki, Kultura eta Kirol Departamentuak eginkizun hauek izanen ditu:
a) Arau eta teknika artxibistikoak garatu eta ezartzea.
b) Sisteman sartutako artxiboetan dokumentuak kudeatzeko irizpideak egoki aplikatzen direla begiratzea.
c) Ikuskapen lana egitea eta zehapen espedienteak izapidetzea.
Horretaz gain, 12/2007 Foru Legearen 12. artikuluan, Nafarroako artxibo sistemako kideek bete beharreko baldintza teknikoak garatzen dira; besteak beste:
a) Haien funtsentzat egokien den dokumentuen kudeaketa sistema aplikatzea, foru lege honetan eta berau garatzeko onesten diren arauetan ezartzen denari jarraikiz.
b) Dokumentuak kontserbatzeko eta behar bezalako tratamendu artxibistikoa egiteko instalazio egokienak izatea.
Horretaz gain, Nafarroako Gobernuak berariazko konpromisoa du toki entitateekin, bereziki, biztanle bolumen txikiena dutenekin, Artxiboei eta dokumentuei buruzko Foru Legearen 30. artikuluan xedatutakoari jarraikiz, eta 15.000 biztanletik beherako Nafarroako toki entitateen artxiboak antolatu eta kudeatzeko jarraibideak onesten dituen ekainaren 10eko 50/2016 Foru Aginduan garatutakoaren arabera.
30. artikuluan ezartzen denari jarraikiz, Foru Komunitateko Administrazioak honako betebehar hauek ditu toki entitateei dagokienez:
a) Artxiboen arloan eskumena duen Departamentuak finkatzen dituen arau eta prozedura tekniko orokorrak aplikatzen direla begiratzea.
b) Laguntza edo aholku teknikoa emateko berariazko programak sortzea, haien dokumentuak antolatu, kontserbatu, gorde eta jendeak eskuratzeko.
Horren ondorioz, legearen ikuspegitik begiratuta, dokumentu eta artxiboen kudeaketari dagokionez Nafarroako Gobernuak toki entitateei aholku teknikoa emateko eginkizuna hartu duela esaten ahal da, ikuskapenak egiteko ahalmen osagarriarekin.
Egia da Foru Legearen testua idatzi zen sasoian artxiboen kudeaketa papera nagusi zen ingurune baterako, funtsean, pentsatuta zegoela, baina testuko aurreikuspen teknikoak arazorik gabe aplikatzen ahal zaizkie dokumentazio originala euskarri elektronikoan gordetzeko eta zaintzeko betekizunei.
Horrela, bada, 2018ko martxoaren 1ean, Artxiboen eta Dokumentu Ondarearen Zerbitzuak honako agiri hau argitaratu zuen: Nafarroako toki entitateetako dokumentu eta espediente elektronikoak eta artxibo digitala sortzeko baldintzak (1); agiri horretan, dokumentuak sortu eta espedienteak osatzean eta horiek artxibo digital seguru batean kontserbatzean bete behar diren baldintzak zehazten dira, betiere 39/2015 Legea, 40/2015 Legea eta lotutako beste arau batzuk atera zirenetik bete beharrekoak izanik (39/2015 Legea, urriaren 1ekoa, Administrazio Publikoen Administrazio Prozedura Erkidearena; 40/2015 Legea, urriaren 1ekoa, Sektore Publikoaren Araubide Juridikoarena).
(1) Hemen eskuratzen ahal da:
1.2 Artxibo digital segurua eta toki eremuan duen aplikazioa.
Bulegoetako izapidetzearen eremuan espedienteak egoki sortzeaz haratago, dokumentu administratibo elektronikoen benetako kudeaketak dakarren erronka nagusia dokumentu horien epe luzeko kontserbazioa eta erabilgarritasuna da, ahalmen bereziki handiko baliabide teknologikoak izan behar baitira horretarako. Besteak beste, honako betekizun hauei erreparatzea komeni da:
–Dokumentu elektronikoen osotasuna eta haien testuinguruko informazioa bermatzea, informazioa formatu elektronikoan gordetzeko erabiltzen diren euskarri fisikoen (disko kabinak, zerbitzariak eta abar) bizitza erabilgarriaz haratago.
–Dokumentu elektronikoen ulergarritasuna bermatzea, nahiz eta fitxategi elektronikoa sortzeko erabilitako formatuak orokorki onartutako estandar izateari utzi.
–Sinadura elektronikoen eta beste elementu kriptografiko batzuen benetakotasuna bermatzea, dokumentuak sortzean erabilitako ziurtagiri elektronikoen iraungitze epeak gorabehera.
Gaur egungo lege araudiari jarraikiz, toki entitateek artxibo digital seguruko plataforma bat izan behar dute, epe luzera dokumentuak eskura izateko aukera ez ezik, dokumentuen fidagarritasuna, osotasuna eta benetakotasuna ere bermatu ahal izateko, betiere legezko eskakizunen eta aplikatu beharreko estandar teknikoen araberako gutxieneko betekizun teknikoak betez, bereziki, etorkizunean artxibo digital seguruko beste plataforma batzuetarako balizko eramangarritasunarekin loturikoak.
Ildo horretan, garrantzitsua da aipatzea entitateek euskarri elektronikoan sortutako dokumentazioa transferitu eta behin betiko artxibo digital seguruko plataforma batean gordetzeko ezinbesteko betekizun bat honako hau izanen dela: dokumentazio hori espediente elektronikoak izapidetzeko sistemetan –hemendik aitzinera izapidetze sistemak– sortua izatea eta gordeta egotea, eta sistema horiek espedienteen benetakotasuna, fidagarritasuna eta segurtasuna bermatzeaz gain, aplikatu beharreko arauak betetzea formatuei, datuen egiturari eta testuinguruko informazioari dagokienez, baita dokumentu elektronikoen erabilgarritasuna eta ordezkaritza bermatzera bideratutako bestelako jarraibideei dagokienez ere.
Horren ondorioz, beharrezkoa izanen da izapidetze sistemek dokumentazio administratibo elektronikoa behar bezala gordeko dela bermatzeko ezaugarri funtzional eta tekniko egokiak betetzea eta, horretaz gain, dokumentu horien ardura duen entitateak dokumentuak kudeatzeko prozesuak aplikatu beharko lituzke, sortzen dituzten dokumentuen fidagarritasuna eta erabilgarritasuna bermatu ahal izateko denborak aitzina egin ahala.
2.–Toki entitateei laguntzeko programa.
Egoera hori zehaztuta, argi dago toki entitate askoren kasuan erronka konplexua izaten ahal dela aplikatu beharreko arau guztietako betekizun guztiak betetzea antolaketari, funtzionaltasunari, teknologiari eta segurtasunari dagokienez. Merkatuan askotariko tresna teknologikoak daude, bai izapidetze sistemen aldetik, bai artxibo digital seguruko plataformen aldetik, eta bi kasuetan askotariko irismen eta arkitekturak dituzte; gainera, legezko betekizunekin bat etorri behar izatea ez dago ezein homologazio edo ziurtagiriri atxikita. Horren guztiaren ondorioz, anitzetan, kezka sortzen da bermeei dagokienez, tresna teknologiko batek ala besteak edo horren ezarpenak beteko ote duen administrazio publiko batek dokumentazio elektronikoaren segurtasunaren arloan bete beharreko guztia.
Toki entitateei goian deskribatutakoaren arabera aplikatu beharrekoak zaizkien dokumentuak kudeatzearen eta artxiboaren arloko betebehar guztiak bete ahal izateko beharrezkoak diren tresna teknologikoak eskaintze aldera, eta izapidetze sistemak artxibo digital seguruko plataformekin uztartzea ahalbidetze aldera, aurreikusten denez datu, dokumentu eta espediente elektronikoak beste plataforma batzuetara (bereziki, etorkizunean Nafarroako Gobernuak artxibo digitalerako ezarriko duen horretara) eraman behar izanen direla, Kultura eta Kirol Departamentuak laguntza programa bat zehaztu du eta eskaintzen die Foru Komunitateko toki entitate guztiei, espedienteak izapidetze elektronikoko sistemetan sortu eta kudeatzen laguntzeko eta toki entitate bakoitzak dituen artxibo digital seguruko plataformetan epe luzerako gordetzen laguntzeko; programaren helburua honako alderdi hauek baloratzen laguntzea da:
–Arauei dagokienez, entitateak dokumentuak kudeatzeko oinarrizko eredu bat aplikatzeko barne argibide, arau eta politika egokiak ote dituen, betiere benetako dokumentu elektronikoen kudeaketa egokia bermatzearren.
–Teknologiari dagokionez, entitateak dokumentu eta espediente elektronikoak sortu, gorde eta zaintzeko izapidetze sistema egokiak ote dituen, betiere legeetan, aplikatu beharreko arau teknikoetan (elkarreragingarritasunari eta segurtasunari buruzkoetan) eta, hala badagokio, toki entitateak berak emandako arauetan xedatzen diren betekizunei jarraikiz. Izapidetze sistema horiek gutxieneko testuinguruko informazioa txertatzeko aukera eman behar dute, eta teknologiaren aldetik ezinbestekoak diren betekizunak bete behar dituzte.
–Prozedurari dagokionez, espediente eta dokumentu elektronikoak artxibo digital seguruaren betekizunak betetzen dituen administrazio jardunbide bati jarraikiz sortzen, kudeatzen eta gordetzen ari ote diren.
–Epe luzeko kontserbazioari dagokionez, artxibo digital seguruko plataformak ezinbesteko betekizun teknologikoak betetzen ote dituen datu, dokumentu eta espedienteak beste plataforma batera transferitu ahal izateko, baldin eta eramangarritasun hori egitea beharrezkoa izanen balitz.
Laguntza programan, Artxiboen eta Dokumentu Ondarearen Zerbitzuak kanpo auditore bat izendatzen laguntzen die parte hartzen duten toki entitateei, aipatu diren egiaztapenak egin ditzan; auditore horrek txosten xehatu bat eginen du ateratzen dituen ondorioekin.
Laguntza programaren oinarriak finkatze aldera, dokumentu honetan honako elementu hauek biltzen dira:
–Toki entitate orok ezarri beharreko arauak eta tresnak, dokumentazio elektronikoa epe labur, ertain eta luzera egoki kudeatuko duela bermatzeko. Txosten honetako 3.1 atalari dagokio.
–Izapidetze sistemek bete beharreko betekizun funtzionalak eta teknologikoak, proposatu diren eredu eta prozedurak ezarri ahal izateko, baita espedienteak artxibo digital seguru batean onartzeko betekizunak bete ahal izateko ere. Txosten honetako 3.2 atalari dagokio.
–Artxibo digital seguruko beste plataforma batera transferitzeko edo eramateko betekizunak. Txosten honetako 3.3 atalari dagokio.
–Analisia eta ebaluazioa egiteko metodologia bat, dokumentu honetan proposatutako egiaztapenak egiteko izendatzen diren kanpo auditoreek aplikatu beharrekoa; baita txosten eredu bat ere, kanpo auditoreak iritzia eman beharreko gutxieneko alderdiak zehaztuko dituena. Txosten honetako 4. eta 5. atalei dagokie.
Garrantzitsua da aipatzea Nafarroako Gobernuaren asmoa dela etorkizunean artxibo digital seguruko plataforma bat hedatzea, dokumentu elektronikoak epe luzera behar bezala gorde eta zainduko direla ziurtatzeko. Plataforma horretan, dela transferentzia bitartez, dela eramangarritasunaren bitartez, toki entitateek sortzen duten dokumentazio administratiboa –amaitutako prozedurei dagokiena– txertatzen ahalko da, betiere dokumentu honetan aipatu diren betekizun funtzional eta teknologikoen arabera sortu badira.
3.–Artxibo digital segurua lortzeko betekizunak.
Espediente eta dokumentu elektronikoak beren bizi ziklo osoan egoki kudeatu ahal izateko, eta, sortzeko fasean ez ezik, dokumentu horien epe luzeko kontserbazioan ere lege eta arau guztiak betetzen direla bermatzeko, Nafarroako Gobernuko Kultura eta Kirol Departamentuak funtsezko iritzi dio Nafarroako toki entitateek jarduteko arauak izateari eta tresna teknologiko egokiak izateari; tresna horiek egoki ezarri behar dira, betekizun jakin batzuen arabera, eta jarraian aipatuko ditugu zeintzuk diren betekizun horiek.
Betekizun horiek lantzeko garaian, txosten honen atarikoan aipatu legeetako betebeharrak izan ditugu kontuan, eta ezarri beharreko alderdiak izan daitezen nahi dugu, betetze maila aztertu eta berrikusi beharreko alderdiak izan daitezen, betiere espediente administratiboaren produkzioa eta kudeaketa hobetzea eta artxibo digital seguru batean gordetzea lortzeko.
Legearen araberako espedienteak sortu eta gordetzeko, espedienteak amaitzen direlarik, artxibo digital seguruko plataforma batean, toki entitate orok 3.1 atalean zehazturiko betekizunak bete behar ditu; bere kabuz ziurtatu behar du betekizunak betetzen dituela eta, bereziki, 3.2 atalean aipatutakoak, administrazio elektronikoaren eta artxibo digital seguruaren zerbitzuak ematen dituzten enpresek eskaintzen dituzten aldetik.
3.1. Entitateak ezarritako tresnak eta arauak.
Izapidetze administratibo elektronikoaren testuinguruan, dokumentuen kudeaketa egokia bermatzearren, toki entitateek honako metodologia, tresna edo prozedura hauek izan behar dituzte:
1. Dokumentu elektronikoak kudeatzeko politika. Legezko betebeharra da. Politika hori beharrezkoa da entitatearen dokumentu eta espediente elektronikoen kudeaketa definitzen duten oinarri estrategikoak eta antolakuntzakoak finkatzeko. Estatuko Administrazio Elektronikoaren Atarian bada eredu bat, erraz egokitzen ahal dena (https://administracionelectronica.gob.es/).
2. Sailkapen koadroa. Dokumentu eta espedienteak kontrolatu eta berreskuratzeko beharrezkoa da tresna hori, entitateak sortutako eta jasotako dokumentuen produkzioaren ikuspegi orokor eta sistematiko baten bitartez. Artxiboen eta Dokumentu Ondarearen Zerbitzuak sailkapen koadro bat zehaztu du Nafarroako toki entitateetarako (http://www.navarra.es/home_eu/Temas/Turismo+ocio+y+cultura/Archivos/).
3. Dokumentuak kontserbatzeko eta eskuratzeko egutegia. Toki entitateak sortutako dokumentu sailen kontserbazioko eta eskuratzeko epeak zehazteko beharrezkoa da tresna hori. Dokumentu sail bakoitzaren kasuan aplikatu beharreko epeak Nafarroako Gobernuko Dokumentuen Ebaluaziorako Batzordeak finkatzen ditu (http://www.navarra.es/home_es/Temas/Turismo+ocio+y+cultura/Archivos/Sistema+archivistico/Comision+de+Evaluacion+Documental/).
4. Metadatuen eskema. Hainbat gauzatarako da beharrezkoa tresna hori: dokumentu edo espediente baten testuingurua, edukia eta egitura deskribatu ahal izateko; epe luzeko kudeaketa, babesa eta tratamendua modu normalizatu batean ahalbidetzeko; dokumentu baten balio juridikoa eta lege-balioa ziurtatzeko; bilatzeko eta berreskuratzeko lanak erraztu eta dokumentuen, datuen eta informazioaren elkarreragingarritasuna ahalbidetzeko. Elkarreragingarritasun arau teknikoak Estatuak zehazten ditu; arau horietan, espedienteak izapidetzeko sistema orok eta artxibo digital seguruko plataforma orok ezinbestean bildu behar dituen gutxieneko metadatuak ezartzen dira eta, beraz, zerbitzua emateko kontratatutako enpresari dagokio horien esleipenaren ardura (https://administracionelectronica.gob.es/).
5. Dokumentu moten katalogoa. Entitatearen izapidetze administratiboarekin loturiko dokumentu moten zerrenda normalizatua zehazteko beharrezkoa da tresna hori. Katalogoa dokumentu moten oinarrizko taula bat da, eta taula horren balioak Estatuak onetsitako metadatuen eskeman (e-EMGDE du izena) ezarrita daude, oro har; espediente elektronikoak izapidetzeko sistemek nahitaez izan behar dituzte metadatu horiek, eta zerbitzua emateko kontrataturiko enpresari dagokio horien ezarpena (https://administracionelectronica.gob.es/).
6. Formatuen katalogoa. Entitatearen dokumentuak kudeatzeko sisteman sartzeko onartuta dauden dokumentu elektronikoen formatuak identifikatzen ditu tresna horrek. Zerbitzua emateko kontrataturiko enpresak eskaintzen dituen izapidetze sistemek izan behar dute formatuak identifikatzeko funtzionalitate hori (https://administracionelectronica.gob.es/).
7. Dokumentu funtsezkoen katalogoa. Entitatearen funtsezko dokumentuen ezaugarriak zehaztu ahal izateko eta dokumentu horiek identifikatuta eta lokalizatuta izateko gomendagarria da tresna hori. Dokumentu funtsezkoak entitatearen funtzionamendu arrunt eta egokirako oinarrizkotzat jotzen diren dokumentu eta espedienteak dira eta garrantzi handikoak dira informazioari, lekukotzei, alderdi juridikoari eta historikoari dagokienez; era berean, oinarrizkoak dira entitateak bere xedeak betetzen dituela bermatzeko ere. Dokumentuen ebaluazio prozesuan oinarrituta osatzen da katalogoa.
Tresna horiek gabe, entitateak ez ditu betetzen ahalko egungo lege-arauen arabera ezarritako dokumentuen kudeaketarako betekizunak.
Artxiboen eta Dokumentu Ondarearen Zerbitzuak aholkuak eta informazio praktikoa emanen dizkie toki entitateei, tresna horiek ezar ditzaten.
3.2. Artxibo digital seguruko plataformaren betekizunak.
Artxibo digital seguruko tresna teknologiko bat hautatzeko garaian, toki entitate batek horrelako plataforma batek bete behar dituen hainbat betekizun funtzional, teknologiko eta metodologiko izan behar ditu oso kontuan.
1. eranskineko taulan 76 betekizun bildu ditugu, hainbat kategoriatan sailkatuta zertan oinarritzen diren arabera: edo lege-arauetan (legeak eta araudiak), edo estandarretan (nazioarteko arauak eta jardunbide egokiak), edo prozesuetan (bai orokorrak, bai berariazkoak sartzeari, kudeaketa/administrazioari, eskuratze/zabalkundeari, babesari, tresnaren kudeaketari, metadatuei, sinadura elektronikoari eta segurtasunari buruz).
Betekizun bakoitza nahitaez bete beharrekoa den ala gomendioa den zehazten da, espediente eta dokumentu elektronikoen benetakotasunari, fidagarritasunari, osotasunari eta eskuragarritasunari epe luzean eusteko kritikotasun mailaren arabera.
Garrantzitsua da aipatzea betekizunak betetzea funtsezkoa dela datu, dokumentu eta espedienteak artxibo digital seguruko beste plataforma batera eramatea suertatuz gero (2. eranskina).
Toki entitateak zerbitzua emateaz arduratzen den enpresara helarazi behar ditu 1. eranskinean zehaztutako betekizunak.
3.3. Datu, dokumentu eta espedienteak artxibo digital seguruko plataformen artean transferitzeko edo eramateko betekizunak.
Administrazio elektronikoa eta artxibo digital segurua epe ertain edo luzera garatzeko prozesuan, toki entitate orok bere izapidetze sistemetan sortu diren eta amaituta dauden espedienteak artxibo digital seguruko plataforma barera transferitu beharko ditu edo, bestela, bere artxibo digital segurua beste plataforma fidagarriago batera (esate baterako, Nafarroako Gobernuak hedatutako konponbide batera, edo artxibo digital seguruko beste edozein plataformatara) lekualdatzea erabakitzen ahal du (eragiketa horri “eramangarritasuna” esaten zaio).
Dokumentazioa artxibo digital seguruko plataforma batera behar bezala transferitzen edo eramaten dela bermatu ahal izateko, ezinbestekoa da dokumentu eta espediente elektronikoek, baita horien metadatuek ere, irizpide jakin batzuk betetzea, jatorrian zituzten benetakotasunaren, osotasunaren, fidagarritasunaren eta eskuragarritasunaren ezaugarriei euste aldera. Jarraian, espediente elektronikoek zer egoeratan egon behar duten zehaztuko dugu, betiere espediente horiek transferitu ahal izateko. Horretarako, espedienteek:
1. Jatorrizko iturri baliodun batetik etorritakoak izan behar dute, hau da, egiaztatzeko moduko jatorria duen iturri batetik.
2. Amaituta egon behar dute.
3. Foliatuta egon behar dute, behar bezala sinatutako aurkibide eta guzti. Aurkibideak espedientea osatzen duten dokumentu guzti-guztiak bildu behar ditu, laburpen kriptografiko eta guzti.
4. Elkarreragingarritasunaren Eskema Nazionalaren Metadatuen Eskeman dokumentu, espediente eta sinaduretarako zehaztutako nahitaezko metadatuak izan behar dituzte, txostenak behar bezala eginda.
5. Formatu ezaguna, kudeagarria eta ez-zaharkitua duten dokumentuak izan behar dituzte, artxibo digital seguruko plataformaren araberakoak.
6. Biltzen dituzten dokumentuek bezalaxe, sinadura elektroniko baliodunak izan behar dituzte, eta formatua ere babesteko modukoa.
2. eranskineko taulan 21 betekizun zehazten dira, hainbat kategoriatan antolatuta egin beharreko baliozkotzeen arabera: dokumentuen jatorria, osotasuna, formatuak, sinadurak eta metadatuak. Betekizun guztiak nahitaez bete beharrekotzat sailkatuta daude, horiek betetzea kritikotzat jotzen baita edozein plataformatan epe luzera gordetako espediente eta dokumentu elektronikoen benetakotasunari, fidagarritasunari, osotasunari eta eskuragarritasunari epe luzean eusteko.
Betekizun horiek behar-beharrezkoak dira espediente elektronikoen benetakotasunak denboran iraunen duela bermatzeko, toki entitateak une jakin batean kontratatutako artxibo digital seguruko plataforma gorabehera.
4.–Analisia eta ebaluazioa egiteko metodologia: auditoretza.
3. atalean finkatutako betekizunak betetzen ote diren ebaluatzeko, Kultura eta Kirol Departamentuak, Nafarroako Udalerrien eta Kontzejuen Federazioaren laguntzarekin, toki entitateen lagin bat hartuko du aldizka, eta ezagutza teknologiko eta metodologiko egokiak dituen kanpoko auditore bat izendatuko du honako hauek egin ditzan:
–Toki entitatearen ezarri diren eta izapidetze sistemak bideratzen dituzten barne politika, jarraibide eta araudien egokitasun maila aztertzea.
–Udal dokumentazioaren izapidetze sistemen eta artxibo digital seguruaren rola betetzen duten tresna teknologikoak zeintzuk diren identifikatzea eta horien ezaugarriak ikustea, betekizunen arabera (1. eta 2. eranskinak).
–Dokumentu eta espediente administratibo elektronikoen lagin edo adibideak aztertzea, aipatutako politika eta betekizunak benetan aplikatzen ote diren egiaztatzeko.
–3. atalean aurkeztutako betekizunak betetzen ote diren ebaluatzea.
–Indarreko arauen betetze maila kualitatiboki balioetsiko duen txosten bat egitea, bai kudeaketa mailan, bai teknologia mailan, eta toki erakundeak arau horiek ahalik eta eperik laburrenean bete ditzan gomendio egokiak ematea.
Analisiaren proiektua lau faseko metodologia baten arabera egituratu behar da; hona hemen fase horiek:
–1. fasea: Informazioa biltzea.
–2. fasea: Dokumentuak kudeatzeko eredua aztertzea.
–3. fasea: Ezarritako tresna teknologikoak edo artxibo digital seguruko plataforma aztertzea, erakundeak halakorik izanez gero.
–4. fasea: Benetako betetze mailaren auditoria.
4.1. 1. fasea: Informazioa biltzea.
Fase honetan, auditoretzako lantaldeak honako alderdi hauek identifikatu beharko ditu:
–Toki entitateak zer arau dituen dokumentu elektronikoaren kudeaketari dagokionez.
–Zer tresna teknologiko erabiltzen diren dokumentu eta espediente elektronikoak sortzeko.
–Toki entitateak zer izapidetze sistema dituen.
–Toki entitateak artxibo digital seguruko zer plataforma duen.
–Tresna teknologiko horien administrazioan eta mantentze lanetan zein pertsona diren funtsezkoak.
Helburu horiek betetzeko, honako ekintza hauek gomendatzen dira:
–Toki entitateak auditoretza lantaldeari eskaini beharrekoak:
- Toki entitateak dokumentazio elektronikoa kudeatzeko bere kabuz zehaztu dituen arau, jarraibide edo prozedura guztiak, formalki onetsita dauden ala ez aintzat hartu gabe.
- Erabiltzen dituzten eta izapidetze sistemaren egitekoa betetzen duten aplikazio informatikoei buruz duen dokumentazio teknikoa.
- Artxibo digital seguruko plataformari buruz duen dokumentazio teknikoa.
–Dokumentazio hori partekatzearren, lankidetzarako gune elektroniko batean jarriko da, dela toki entitatearen berezko tresna teknologikoak erabilita, dela auditoreak proposatzen dituenak erabilita.
–Laneko bi bilera, gutxienez, antolatuko dira, eta auditoretzako lantaldeak elkarrizketak eginen dizkie pertsona hauei:
- Toki entitatearen dokumentuak artxibatu eta kudeatzeaz arduratzen direnei.
- Toki entitatean informazioaren teknologien arduradun direnei.
–Auditorea ezarrita dauden eta aztergai diren tresna teknologikoen horniduraz arduratzen den enpresako solaskide tekniko batekin harremanetan jarri behar da, sortzen diren galderei erantzun ahal izan diezaien.
Ezarritako tresna teknologikoen azterketa ahalbidetze aldera, auditoretzako lantaldeak tresna horiek eskuratzeko gakoa behar izanen du, agian, eta toki entitateak eman beharko dio.
Fase hori amaitutakoan, auditoretzaren hurrengo hiru faseak gauzatzeko egutegia adostu behar da.
4.2. 2. fasea: Dokumentuak kudeatzeko eredua aztertzea.
Fase honetan, auditoretzako lantaldeak toki entitatean dokumentuen kudeaketaren arloan dauden arauak espiritu kritikoarekin aztertuko ditu. Azterketa horren helburua honako hau da:
–Dauden arauek udalerriko arau garapenaren arloko lege betebeharrak betetzen ote dituzten balioestea.
–Garapen maila 3. atalean planteatu diren betekizunak betetzeko nahikoa ote den balioestea.
–Hobetzeko proposamenak egitea, honako alderdi hauek bilduta:
- Arau garapen gehigarria behar duten edukiak identifikatzea.
- Jardunbide egokien edo erreferentziako ereduen adibideak proposatzea, garapen horien izan daitezen.
4.3. 3. fasea: Tresna teknologikoak aztertzea.
Fase honetan, toki entitateak dokumentazio elektronikoa kudeatzeko erabiltzen dituen izapidetze sistemak eta artxibo digital seguruko plataforma aztertuko ditu auditoretzako lantaldeak, eta honako hauei buruzko iritzia emanen du:
–Tresna teknologiko horien ahalmena 3. atalean identifikatutako betekizun teknologiko guztiak betetzeari dagokionez.
–Toki entitatearen berariazko parametrizazioa eta konfigurazioa, eta dokumentazio elektronikoaren kudeaketa egokia bermatzeko zertan den lagungarri.
–Toki entitatean planteatutako arkitektura teknologikoa eta dokumentu elektronikoak sortzeko tresnak izapidetze sistemekin nola txertatzen diren, baita txertatze horrek izan ditzakeen arriskuak ere, bereziki, artxibo digital segurura transferitzeari dagokionez.
–Espedienteen konfigurazioa artxibo digital seguruko plataforman, bai denborak aurrera egin ahala kontserbatzeari dagokionez, bai beste plataforma batera eraman behar izanez gero.
–Tresna teknologikoek, zehazki, eskaintzen duten segurtasun maila, eta horien arkitektura eta hedapena, Segurtasunaren Eskema Nazionalaren ondoriozko betekizunen arabera.
Ahal den heinean, auditoretzako lantaldeak gomendioak emanen ditu puntu honetan, honako hauei buruzko hobekuntza aukerei dagokienez:
–Tresnen parametrizazioa eta konfigurazioa.
–Erakundearen tresna teknologikoen arkitekturan txertatzen ahal diren hobekuntzak.
–Tresna teknologikoen hornitzaileari garatu ditzan eskatzea komeni den betekizun berriak, funtzionaltasunari edo segurtasunari dagokienez.
4.4. 4. fasea: Benetako betetze mailaren auditoria.
Fase honetan, auditoretzako lantaldeak auditoria egiteko adibidetzat hartutako 5 espediente elektroniko esportatzeko eskatuko du eta, ahal dela, espediente mota edo prozedura desberdinak erabilita eginen dira esportatzeak, lagina ahalik eta askotarikoena izan dadin. Lagineko 5 espediente horiei dagokienez, alderdi hauek ebaluatuko dira:
–Espedienteak, esportatu den moduan, Elkarreragingarritasunaren Eskema Nazionaleko betekizunak betetzen ote dituen formatuari eta idazketari dagokienez.
–Espedienteak eta espedientea osatzen duten dokumentuek dokumentu elektronikoak kudeatzeari buruzko udal araudia bera zorrotz betetzen ote duten.
–Toki entitateak ez badu artxibo digital seguruko plataformarik, espedientea, esportatu den moduan, artxibo digital seguruko plataforma batean sartzeko onartuko ote litzatekeen.
–Toki entitateak artxibo digital seguruko plataforma bat baldin badu, espedientea, esportatu den moduan, artxibo digital seguruko beste tresna batera eramateko modukoa izanen ote litzatekeen.
Fase horren emaitzak aurreko faseetan emandako gomendioak zehazteko edo osatzeko baliagarri izan behar du, dauden ereduak kasu zehatzetan benetan modu praktikoan nola aplikatzen diren ikusi ondoren.
5.–Auditoria txostenaren eredua.
4. atalean deskribatutako azterketa faseen ondoren auditoria txosten bat idatzi behar da, honako elementu hauekin:
–Toki entitatearen identifikazioa eta dokumentuen kudeaketaren gobernuaren arloan duen antolamendu egitura.
–Aztertutako araudiaren identifikazioa.
–Ebaluatutako tresna teknologikoen identifikazioa.
–Auditoreen ustez egungo antolamendu eredua beharrekin bat ote datorren, eta zenbateraino.
–Antolamenduari dagokionez, hobetzeko aukeren eta gomendioen laburpena.
–Auditoriaren emaitzari buruzko iritzia, izapidetze sistemek planteatutako betekizunak ote betetzen dituzten, eta zenbateraino.
–Auditoriaren emaitzari buruzko iritzia, toki entitateak ez badu artxibo digital seguruko plataformarik, espediente elektronikoak artxibo digital seguru batean onartzeko modukoak ote diren, betiere egindako egiaztapenen arabera.
–Auditoriaren emaitzari buruzko iritzia, toki entitateak artxibo digital seguruko plataforma bat baldin badu, dokumentuak artxibo digital seguruko tresnan kudeatzeari eta kontserbatzeari dagokionez, eta horien eramangarritasun ahalmena.
–Gomendio teknologikoen laburpena, bi bloke hauek bereizita:
- Arkitekturari, konfigurazioari eta parametrizazioari buruzko gomendioak, toki entitateari zuzenduta.
- Funtzionaltasun berrien garapenari edo protokolo nahiz estandar zehatzen ezarpenari buruzko gomendioak, hornitzaile teknologikoari zuzenduta.
Auditoria txosten osoa Artxiboen eta Dokumentu Ondarearen Zerbitzuan aurkeztu behar da.
6.–Emaitzen berri ematea.
Artxiboen eta Dokumentu Ondarearen Zerbitzuak auditoria txostena aztertuko du eta, balioetsi ondotik, dokumentu eta artxibo elektronikoen kudeaketaren eta artxibo digital seguruaren jarduna hobetzeko egoki iritzitako gomendioak emanen ditu.
Artxiboen eta Dokumentu Ondarearen Zerbitzuak auditoria txostenaren ale bat helaraziko du Nafarroako Udalerrien eta Kontzejuen Federaziora, egoki iritzitako gomendioekin batera.
Era berean, Artxiboen eta Dokumentu Ondarearen Zerbitzuak dagokion auditoria txostenaren informazioa helaraziko du parte hartu duen toki entitate bakoitzera, entitate horretan behatutako jardunera egokitutako gomendioekin batera.
Auditoria txostenaren azterketatik ateratako ondorioak kontuan izanik, Artxiboen eta Dokumentu Ondarearen Zerbitzuak egoki iritzitako jarraipen neurriak ezartzen ahalko ditu proposatutako hobekuntzen aplikazio praktikoaren trazabilitaterako, betiere artxiboen arloan eskumena duen Departamentuari legez onartutako ikuskapen ahalmena baliatuta.
Artxiboen eta Dokumentu Ondarearen Zerbitzuak auditoriak berriro egin ditzaten proposatzen ahalko die eraginpeko toki entitateei, auditoria txostenaren emaitzen eta txosten horretan oinarrituta emandako gomendioen arabera.
Artxiboen eta Dokumentu Ondarearen Zerbitzuak auditorien emaitzak osorik edo zatika ezagutarazten ahalko ditu, horrek onura eraginen badio, oro har, Nafarroako toki entitateetan administrazio elektronikoaren eta artxibo digital seguruaren ezarpenari.
1. ERANSKINA
Artxibo digital seguruko plataforma baten betekizunak
Hurrengo taulan, artxibo digital seguruko plataforma batek bete behar dituen betekizun funtzional, teknologiko eta metodologikoak identifikatzen dira, eta horietako bakoitza nahitaez bete beharrekoa den ala gomendioa den zehazten da, espediente eta dokumentu elektronikoen benetakotasunari, fidagarritasunari, osotasunari eta eskuragarritasunari epe luzean eusteko kritikotasun mailaren arabera.
Zehazki, identifikatutako 76 betekizunak bat datoz artxibo digital seguruko plataforma batean egiaztatu beharreko funtzionaltasunak identifikatzeko helburuarekin, betiere toki entitate batean ezarritako plataforma, praktikan, tresnari eskatu beharreko ezaugarriekin bat datorrela bermatzearren.
Informazio hori zerbitzua emateaz arduratzen den enpresara helarazi behar du toki entitateak.
SAILKAPENA | KODEA | DESKRIBAPENA | NAHITAEZKOA / GOMENDIOA |
Araudia | 1.1 | Datu Pertsonalak Babesteko eta Eskubide Digitalen Bermerako abenduaren 5eko 3/2018 Lege Organikoan xedatutakoa bete behar du. | Nahitaezkoa |
Araudia | 1.2 | Administrazio Elektronikoaren esparruan Segurtasunaren Eskema Nazionala arautzen duen urtarrilaren 8ko 3/2010 Errege Dekretuan xedatutakoa bete behar du. | Nahitaezkoa |
Araudia | 1.3 | Administrazio Publikoen Administrazio Prozedura Erkideari buruzko 39/2015 Legean eta Sektore Publikoaren Araubide Juridikoari buruzko 40/2015 Legean xedatutako betebeharrak bete behar ditu. | Nahitaezkoa |
Araudia | 1.4 | Administrazio Elektronikoaren esparruan Elkarreragingarritasunaren Eskema Nazionala arautzen duen urtarrilaren 8ko 4/2010 Errege Dekretuan xedatutakoa bete behar du. | Nahitaezkoa |
Araudia | 1.5 | Administrazio Publikoen Estatu Idazkaritzak 2012ko urriaren 3an emandako Ebazpenean (urriaren 31ko Estatuko Aldizkari Ofiziala) xedatutakoa bete behar du; ebazpen horren bitartez, Estandarren Katalogoaren Elkarreragingarritasun Arau Teknikoa onetsi da. | Nahitaezkoa |
Araudia | 1.6 | Funtzio Publikoaren Estatu Idazkaritzak 2011ko uztailaren 19an emandako Ebazpenean (uztailaren 30eko Estatuko Aldizkari Ofiziala) xedatutakoa bete behar du; ebazpen horren bitartez, Dokumentu Elektronikoaren Elkarreragingarritasun Arau Teknikoa onetsi da. | Nahitaezkoa |
Araudia | 1.7 | Funtzio Publikoaren Estatu Idazkaritzak 2011ko uztailaren 19an emandako Ebazpenean (uztailaren 30eko Estatuko Aldizkari Ofiziala) xedatutakoa bete behar du; ebazpen horren bitartez, Dokumentuen Digitalizazioaren Elkarreragingarritasun Arau Teknikoa onetsi da. | Nahitaezkoa |
Araudia | 1.8 | Funtzio Publikoaren Estatu Idazkaritzak 2011ko uztailaren 19an emandako Ebazpenean (uztailaren 30eko Estatuko Aldizkari Ofiziala) xedatutakoa bete behar du; ebazpen horren bitartez, Espediente Elektronikoaren Elkarreragingarritasun Arau Teknikoa onetsi da. | Nahitaezkoa |
Araudia | 1.9 | Funtzio Publikoaren Estatu Idazkaritzak 2011ko uztailaren 19an emandako Ebazpenean (uztailaren 30eko Estatuko Aldizkari Ofiziala) xedatutakoa bete behar du; ebazpen horren bitartez, Dokumentu Elektronikoen arteko Kopiatze Kautotuaren eta Konbertsioaren Elkarreragingarritasun Arau Teknikoa onetsi da. | Nahitaezkoa |
Araudia | 1.10 | Ebazpena, 2016ko urriaren 27koa, Administrazio Publikoen Estatu Idazkaritzak emana, sinadura eta zigilu elektronikoaren eta administrazioaren ziurtagirien politikaren Elkarreragingarritasun Arau Teknikoa onesten duena. | Nahitaezkoa |
Araudia | 1.11 | Administrazio Publikoen Estatu Idazkaritzak 2012ko ekainaren 28an emandako Ebazpenean (uztailaren 26ko Estatuko Aldizkari Ofiziala) xedatutakoa bete behar du; ebazpen horren bitartez, Dokumentu elektronikoak kudeatzeko politikaren Elkarreragingarritasun Arau Teknikoa onetsi da. | Nahitaezkoa |
Araudia | 1.12 | Administrazio Publikoen Estatu Idazkaritzak 2013ko otsailaren 19an emandako Ebazpenean (martxoaren 4ko Estatuko Aldizkari Ofiziala) xedatutakoa bete behar du; ebazpen horren bitartez, Informazio baliabideen berrerabilpenaren Elkarreragingarritasun Arau Teknikoa onetsi da. | Nahitaezkoa |
Estandarrak | 2.1 | Nazioarteko estandar hau bete behar du: UNE-ISO 14721: 2015 Datu eta informazio espazialen transferentzia sistemak. Artxiboko informazioaren sistema irekia (OAIS). Erreferentzia eredua. | Nahitaezkoa |
Estandarrak | 2.2 | Nazioarteko estandar hau bete behar du: UNE-ISO 15489: 2016 Informazioa eta dokumentazioa. Dokumentuen kudeaketa. | Nahitaezkoa |
Estandarrak | 2.3 | Nazioarteko estandar hau bete behar du: UNE-ISO 30300: 2011 Informazioa eta dokumentazioa. Dokumentuetarako kudeaketa sistemak. Oinarriak eta hiztegia. | Nahitaezkoa |
Orokorrak | 3.1 | Espediente elektroniko administratiboak kudeatzeko aukera eman behar du. | Nahitaezkoa |
Orokorrak | 3.2 | Espediente hibridoak eta euskarri fisikoan kudeatzeko aukera eman behar du. | Gomendioa |
Orokorrak | 3.3 | Argazkiak, bideoak, fonogramak eta abar kudeatzeko gai izan beharko luke. | Gomendioa |
Orokorrak | 3.4 | Dokumentu bati dagozkion ekintza guztiak metadatuen eskeman gertaeratzat erregistratuta geratuko direla bermatu behar du. | Nahitaezkoa |
Sartzea | 4.1 | EEN paketeak natibo moduan kargatzeko aukera eman behar du. | Nahitaezkoa |
Sartzea | 4.2 | Paperezko jatorrizkoetatik datozen eta balio juridikoa duten kopia elektronikoak sartzeko prozesuak egiteko aukera eman behar du, irudiak digitalizatzeko gailu baten eta zigilu elektronikodun sinaduraren bitartez. | Nahitaezkoa |
Kudeaketa / administrazioa | 5.1 | Espedienteen bizi ziklo osoa kudeatzeko aukera eman behar du, dagozkien ebidentzia eta guzti: ezabatzea, kontserbatzea, ezabatzeen erregistroa. | Nahitaezkoa |
Kudeaketa / administrazioa | 5.2 | Espedientea amaitu eta artxibora igarotzen den unean, artxiboaren metadatuak txertatu behar ditu, baita espedientea biltzen duen dokumentu sailaren kodea eta segurtasuneko eta eskuratzeko sailkapena ere; horretaz gain, dokumentuei dagokienez, dokumentu motaz gain, dokumentuaren formatua eta sinadura elektronikoari buruzko informazioa: iraungitze data, sinatzailea... | Nahitaezkoa |
Kudeaketa / administrazioa | 5.3 | Artxibo digital seguruan, etapa historikoan, honako hauek hartuko dira aintzat: ebidentzia elektronikoaren segurtatzea, artxibatutako objektuen kudeaketa eta mantentze lanak, zaharkitze teknologikoari aurre egiteko babes estrategia eta politikak, dokumentuak berreskuratu eta bistaratzea ahalbidetzeko bisoreak erabiltzea, formatuen erregistroa, eta metainformazioaren mantentze lanak eta eguneratzea. | Nahitaezkoa |
Kudeaketa / administrazioa | 5.4 | Sailkapen koadroko edozein posiziotan sarrerak sortzeko aukera eman behar du (aurretiaz espedienterik ez dagoelarik), eta interfaze grafiko bat izan behar du espedienteak eta sailkapen koadroaren egitura arakatzeko, horietan barrena nabigatzeko, eta espediente elektronikoak eta horien edukia hautatzeko, berreskuratzeko eta aurkezteko. | Nahitaezkoa |
Kudeaketa / administrazioa | 5.5 | Espediente bat sailkapen koadroko beste toki batean birkokatzeko aukera eman behar du, dokumentazioaren eta metadatuen koherentziari eutsita. | Nahitaezkoa |
Kudeaketa / administrazioa | 5.6 | Dokumentu Unitate Konposatuak-espediente hibridoak (dokumentuak paper euskarrian dituzten espedienteak) kudeatzeko aukera eman behar du, eta paper euskarrian dauden dokumentuetako deskripzio datuak kudeatu behar ditu, paper euskarriko dokumentuen eta euskarri elektronikoko dokumentuen arteko loturak sortu ahal izateko. | Nahitaezkoa |
Kudeaketa / administrazioa | 5.7 | Espediente eta dokumentuak ezabatzeko garaian, kontserbazio egutegiaren aplikazioa izanen da beti oinarri, eta artxiboaren arduradunak eskuz eman beharko du baimena, indarreko arauei jarraikiz. | Nahitaezkoa |
Kudeaketa / administrazioa | 5.8 | Dokumentu bakoitza (Dokumentu Unitate Bakuna) espediente administratibo batean (Dokumentu Unitate Konposatua) txertatuko dela bermatu behar da. Ondorio horietarako, kudeaketa unitatea espediente administratiboa izanen da. | Nahitaezkoa |
Kudeaketa / administrazioa | 5.9 | Espedientearen foliatua Espediente Elektronikoaren Elkarreragingarritasun Arau Teknikoaren arabera sortzeko aukera eman behar du, baldin eta espedientearen transferentzia egiten den unean ez badu aurkibiderik. | Gomendioa |
Kudeaketa / administrazioa | 5.10 | Metadatuen eskema definitzeko eta konfiguratzeko aukera eman behar du. Era berean, dokumentu baten eta/edo espediente baten metadatuak eskuz informatzeko aukera eman behar du, euskarri elektronikoan edo paperean dagoen gorabehera. | Gomendioa |
Kudeaketa / administrazioa | 5.11 | Sinaduraren metadatuak dokumentuaren metadatuetara automatikoki informatzeko aukera eman behar du. | Gomendioa |
Kudeaketa / administrazioa | 5.12 | Dokumentuen kontserbazio egutegia prestatzeko eta mantentzeko aukera eman behar du dokumentu sailaren mailan, betiere prozedurarekin loturik. Dokumentuen kontserbazio epeak egutegian ezarriko dira. | Nahitaezkoa |
Kudeaketa / administrazioa | 5.13 | Espediente jakin bati dagokionez, egutegian zehaztutako kontserbazio arauaren aplikazioa blokeatzeko aukera eman behar du. | Nahitaezkoa |
Kudeaketa / administrazioa | 5.14 | Dokumentuak ezabatzea segurua eta behin betikoa izan dadin bermatu behar du. Horretarako, ohartarazpenak sortu beharko ditu ezabatzeko aurreikusitako data eta, aurretiaz baimena lortuta, ezabatu beharreko dokumentuen zerrenda zehaztuta. Dokumentuak ezabatzeak ez du esan nahi horien metadatuak ezabatzen direnik; izan ere, metadatuek artxibo digital seguruko plataforman egoten jarraitu beharko baitute, dokumentu horiek izan zirela jasota gera dadin. | Nahitaezkoa |
Kudeaketa / administrazioa | 5.15 | Dokumentuak ezabatu izana egiaztatu behar du eta, horretarako, sinadura elektronikoa eta denbora zigilua izanen dituen txosten bat sortuko da; txosten hori artxibo digital seguruko plataformatik deskargatzen ahalko da, plataformatik kanpo kudeatu ahal izateko. | Nahitaezkoa |
Eskuratzea / zabalkundea | 6.1 | Informazioa bilatu, berreskuratu eta aurkezteko, interfaze grafiko bat edo bistaratze programa bat erabili behar du; hain zuzen ere, dokumentuen sailkapen koadroko maila guztiak ikusteko aukera eta kontsulta batetik berreskuratu diren artxiboko espediente edo dokumentuak aurkezteko aukera ematen duen interfaze edo programa bat. | Nahitaezkoa |
Eskuratzea / zabalkundea | 6.2 | Bilaketak dokumentuetako testu edukiaren arabera egiteko aukera eman behar du. | Nahitaezkoa |
Eskuratzea / zabalkundea | 6.3 | Kontsulta bakarrean bilaketa konbinatuak (metadatuak eta edukia) egiteko aukera eman behar du. | Nahitaezkoa |
Eskuratzea / zabalkundea | 6.4 | Metadatuen bilaketa egiteko aukera eman behar du, bilaketaren aukerak maximizatu eta optimizatuko dituzten mozketak, komodinak eta maskarak erabilita. | Nahitaezkoa |
Eskuratzea / zabalkundea | 6.5 | Bilaketen emaitzetan, erabiltzaileak eskuratzen ahal dituen espediente eta/edo dokumentuak baino ez dira agertuko. | Nahitaezkoa |
Babestu beharrekoa | 7.1 | Erabiltzaile batek, berariazko baimenak izanik, espediente bat edo espediente baten edukiaren zati bat ezabatzeko aukera izan behar du eta, kasu horretan, gertaera horren berariazko ebidentzia bat gordeko da plataforman. | Nahitaezkoa |
Babestu beharrekoa | 7.2 | Dokumentuen migrazio ziurtatua egiteko aukera eman behar du, formatu elektroniko batetik babes formatu berri batera, eta ekintza hori metadatutzat jasota geratuko da. | Nahitaezkoa |
Babestu beharrekoa | 7.3 | Formatuen migrazio automatikoa egiteko irizpideak parametrizatzeko aukera eman behar du. | Gomendioa |
Babestu beharrekoa | 7.4 | Esleitutako kontserbazioaldiak automatikoki egiaztatu behar ditu. | Nahitaezkoa |
Babestu beharrekoa | 7.5 | Ezabatutako espedienteen erregistro bat izan behar du, ezabatze aktak egin ahal izateko. | Nahitaezkoa |
Babestu beharrekoa | 7.6 | Kontserbazio arau bat aldatzeko edo ordezteko aukera eman behar du. | Nahitaezkoa |
Babestu beharrekoa | 7.7 | Artxibo digital seguruko beste plataforma batzuetarako eramangarritasun prozesu bat izan behar du; prozesu horretan, espediente guztiak sartuko dira, lotutako metadatu eta dokumentu guztiekin eta egitura edo edukia aldatu gabe. | Nahitaezkoa |
Babestu beharrekoa | 7.8 | Aurkibide elektronikoetako sinadura elektronikoen denbora zigilua berriz jartzeko aukera eman behar du. | Nahitaezkoa |
Babestu beharrekoa | 7.9 | Edozein sinadura elektroniko berriz zigilatzeko aukera eman behar du, sistemaren barruan. | Nahitaezkoa |
Plataformaren kudeaketa | 8.1 | Auditoria sistema bat izan behar du eta sistema horrek, sortutako ebidentzia elektronikoetan oinarrituta, plataformaren barruan gertatu den ororen trazabilitatea eskaini behar du, espedienteari, dokumentuari, sinadurari eta metadatuei dagokienez. | Nahitaezkoa |
Plataformaren kudeaketa | 8.2 | Administratzaileek sistemaren parametroak kontrolatu, bistaratu eta berriz konfiguratzen ahalko dituzte. | Nahitaezkoa |
Plataformaren kudeaketa | 8.3 | Sistema leheneratu eta berreskuratzea ahalbidetzen duten baliabideak eta segurtasun kopiaren tresnak izateko aukera eman behar du. | Nahitaezkoa |
Plataformaren kudeaketa | 8.4 | Erabiltzaileak kudeatzeko aukera eman behar du, eta erabiltzaile bat eremuz aldatzen baldin bada toki entitate baten barruan, aldaketa hori adierazteko eta eremu berriko espediente eta dokumentuak eskuratzeko eskubide berriak aplikatzeko aukera ez ezik, lehengo eremuko espediente eta dokumentuen gaineko eskubideak ezabatzekoa ere izan behar du. | Nahitaezkoa |
Plataformaren kudeaketa | 8.5 | Profilak eta rolak zehazteko aukera eman behar du. | Nahitaezkoa |
Plataformaren kudeaketa | 8.6 | Aplikazioaren estatistikak eta txostenak lortzeko aukera eman behar du; horretarako, kontrolen, sistemen eta prozeduren ebaluazioa, berrikuspena eta auditoria izanen ditu. | Nahitaezkoa |
Plataformaren kudeaketa | 8.7 | Sarbidea kontrolatzeko sistemak honako hauetan oinarrituko dira, funtsean: sailkapen koadroko sailetan, erabiltzaile taldeetan eta informazioaren konfidentzialtasun mailan. | Nahitaezkoa |
Plataformaren kudeaketa | 8.8 | Aldi bereko erabiltzaile kopuruak ez luke mugatuta egon behar tresnak erabiltzen dituen zerbitzarien ahalmenagatik soilik. | Nahitaezkoa |
Plataformaren kudeaketa | 8.9 | Administratzaileek dokumentu, espediente eta metadatuetarako sarbidea eman edo murrizten ahalko diete erabiltzaile jakin batzuei edo erabiltzaile talde jakin batzuei, sarbide politika orokorraz haratago. | Nahitaezkoa |
Plataformaren kudeaketa | 8.10 | Espediente edo dokumentu sorta bati lotutako erabiltzaileen taldeak ezartzeko aukera eman behar du, eta erabiltzaile bat erabiltzaile talde batean baino gehiagotan egoten ahalko da. | Nahitaezkoa |
Plataformaren kudeaketa | 8.11 | Artxiboko arduradunari erabiltzaileak sortzeko eta espediente eta/edo dokumentu jakin batzuetarako aldi baterako baimenak emateko aukera eman behar dio. | Nahitaezkoa |
Plataformaren kudeaketa | 8.12 | Segurtasun mailarik esleituta ez duen sail, espediente edo dokumentu elektroniko bati segurtasun mailarik txikiena automatikoki eta lehenetsita aplikatu behar dio. | Nahitaezkoa |
Metadatuak | 9.1 | Sistemaren aplikazioak ez du muga praktikorik ezarriko entitate bakoitzari baimendutako metadatu kopuruari (espedientea, bolumena, dokumentua, sinadura) dagokionez. | Nahitaezkoa |
Metadatuak | 9.2 | Nahitaezko eta aukerako metadatuak zehazteko aukera eman behar dio sistemaren administratzaileari. | Nahitaezkoa |
Metadatuak | 9.3 | Erabiltzaileek sartzen dituzten edo inportatzen diren metadatuak baliozkotzeko aukera eman behar du. | Nahitaezkoa |
Metadatuak | 9.4 | Sailkapen koadroan edo espediente baten barruan hierarkia maila berri bat (bolumena, dokumentua edo sinadura) sortzen den bakoitzean, identifikatzaile bakar bat esleituko dio automatikoki, eta dagozkien entitateen metadatutzat (sail multzoa, saila, espedientea, dokumentua edo sinadura) gordeko du. | Nahitaezkoa |
Metadatuak | 9.5 | Atzemate prozesuan, metadatu jakin batzuen kasuan, sistemak mapaketa prozesuak egiteko aukera eman behar du (adibidez, metadatu batek “BAI” balioa baldin badu izapidetze tresnan, eta artxibo digital seguruko plataforman balio posibleak “B” edo “E” baldin badira, plataformara kargatzen denean balioak “B” bihurtu behar du). Era berean, izapidetze tresnako metadatuen izena artxibo digital seguruko plataformarekin lotzeko aukera eman behar du (esate baterako, izapidetze sisteman dokumentu motari dagokion metadatuaren izena “Tip-doc” baldin bada, eta artxibo digitalekoan eEMGDE.TipoDocumental izena baldin badu, bi metadatu horiek bakartzat lotu eta akatsik gabe kargatzeko aukera eman behar du plataformak). | Nahitaezkoa |
Metadatuak | 9.6 | Metadatu jakin batzuei balio lehenetsia zehazteko aukera eman behar du. | Gomendioa |
Sinadura elektronikoa | 10.1 | Sinadura elektronikoari buruzko informazioa eta sinadurak baliozkotzeko prozesuari dagozkion datuak gorde behar ditu. | Nahitaezkoa |
Sinadura elektronikoa | 10.2 | Sinadura elektronikoak honako formatu hauetan onartu behar ditu: PAdES B-Level, PAdES T- Level, PAdES LT-Level, PAdES LTA-Level, XAdES B-Level, XAdES T-Level, XAdES LT-Level, XAdES LTA-Level, CAdES B-Level, CAdES T-Level | Nahitaezkoa |
Sinadura elektronikoa | 10.3 | Babestu ezin den formatudun sinadura duten dokumentuak jasotzen badira, atzemate prozesuan osatu egin beharko ditu PAdES-LTV, XAdES-A edo CAdES-A formatuetan, dagokionaren arabera. | Nahitaezkoa |
Sinadura elektronikoa | 10.4 | Atzemate prozesuan, dokumentuetako sinadura zuzena dela baliozkotu behar du plataformak; baliozkotzea ez bada zuzena, plataformak espediente osoaren txertatzea ukatuko du. | Nahitaezkoa |
Sinadura elektronikoa | 10.5 | Attached nahiz detached sinadurak kudeatzeko eta babesteko aukera eman behar du. | Nahitaezkoa |
Sinadura elektronikoa | 10.6 | Sinadura digital edo elektroniko baten baliozkotasuna egiaztatzeko ahalmena izan behar du, atzemateko unean, eta metadatuei eutsi egin behar die. | Nahitaezkoa |
Segurtasuna | 11.1 | Dokumentuen onargarritasun juridikoa eta froga indarra bermatzeko aukera eman behar du. | Nahitaezkoa |
2. ERANSKINA
Datu, dokumentu eta espedienteak artxibo digital seguruko beste plataforma batera transferitzeko edo eramateko betekizunak
3.3 atalean adierazi dugunez, datu, dokumentu eta espedienteak artxibo digital seguruko plataforma batera behar bezala transferitzen edo eramaten direla bermatu ahal izateko, dokumentu eta espediente elektronikoak hainbat baldintza bete behar dituzte; xede plataforman egiaztatzen da baldintza horiek betetzen ote diren. Hori da dokumentazioaren benekotasunari, fidagarritasunari, osotasunari eta eskuragarritasunari eusteko modu bakarra.
Horren ondorioz, toki entitateetan ezarritako tresnak etorkizunean, inolako arazorik gabe, honako ekintza hauek egiteko gai izanen direla egiaztatzeko betekizunak identifikatzea garrantzitsua da:
–Artxibo digital seguruko plataforma batera transferitzea (oraindik halakorik ez badute edo duten plataformak artxibo digitaleko plataforma batek bete beharko lituzkeen ezaugarriak betetzen ez baditu, 1. eranskinean zehaztutakoaren arabera).
–Artxibo digitaleko uneko plataformatik beste batera eramatea, hala nola Nafarroako Gobernuak edo beste enpresa batek eskaintzen duen plataforma batera.
Jarraian, betekizun horiek zehaztu ditugu (guztira, 21 dira)
SAILKAPENA | KODEA | DESKRIBAPENA | NAHITAEZKOA / GOMENDIOA |
Dokumentazioaren jatorria baliozkotzea | 1.1 | Dokumentu baten jatorria ezin bada egiaztatu, dokumentu hori ez da sartzen ahalko. | Nahitaezkoa |
Dokumentazioaren jatorria baliozkotzea | 1.2 | Baliozkotzea egiteko, zer zerbitzaritik iristen den eta dokumentazioa zer aplikaziok bidaltzen duen egiaztatu beharko da. Aplikazioko ziurtagiri digitalen bitartez eginen da. | Nahitaezkoa |
Dokumentazioaren jatorria baliozkotzea | 1.3 | Eskuz txertatzen baldin bada, plataforman sartzen den erabiltzaileak honako aukera hauetako baten bitartez identifikatuta egon beharko du: –Erabiltzailea eta pasahitza. –Ziurtagiri digitala. | Nahitaezkoa |
Dokumentazioaren jatorria baliozkotzea | 1.4 | Artxibo digital seguruko plataformaren arduradunak arduratu beharko du dokumentazioa bidaltzeko baimendutako iturrien –aplikazioak direla, erabiltzaileak direla– zerrendaren mantentze lanak egiteaz, hark ematen edo ukatzen baititu sartzeko baimenak. | Nahitaezkoa |
Dokumentazioaren osotasuna baliozkotzea | 2.1 | Espedienteak artxibo digital seguruan sartzeko eskaera bat egiten denean, foliatu bat izan beharko du atxikita. | Nahitaezkoa |
Dokumentazioaren osotasuna baliozkotzea | 2.2 | Foliatuaren dokumentuak edo aurkibide elektronikoak sinatuta egon beharko du, XAdES-A sinadura duen zigilu elektroniko batez. | Nahitaezkoa |
Dokumentazioaren osotasuna baliozkotzea | 2.3 | Foliatuaren dokumentuan adierazten diren dokumentu guztiak sartzeko eskaeraren xede den espedientean bilduta daudela baliozkotu beharko da foliatuan. | Nahitaezkoa |
Dokumentazioaren osotasuna baliozkotzea | 2.4 | Sartzean, indexatuta dauden dokumentuek foliatuaren dokumentuan adierazitako hash-a dutela baliozkotuko da. | Nahitaezkoa |
Dokumentazioaren osotasuna baliozkotzea | 2.5 | Sinadura zuzena dela baliozkotuko da foliatuan, betiere honako ezaugarri hauen arabera: –Sinadura balioduna da. –Sinadura zigilu elektroniko batez egina da. –Sinaduraren formatua XAdES-A da. Ez bada hala eta sartzeko tresnak aukera ematen badu, formatu hori osatuko da. Bestela, ez izanen da sartzea onartu. | Nahitaezkoa |
Formatuak baliozkotzea | 3.1 | Sartu nahi den dokumentazioak babestu beharreko formaturen bat izan behar du. Horretarako, formatuak egiaztatu egin beharko dira sartzeko unean. | Nahitaezkoa |
Formatuak baliozkotzea | 3.2 | Dokumentu bakoitzaren kasuan, kontserbaziorako onartutako formatua bat dela egiaztatu beharko da (Nafarroako Gobernuaren plataformara egindako transferentzia edo eramangarritasun bat baldin bada, Kontserbazio Ereduari jarraitu beharko dio). Formatua honako hauetako bat dela egiaztatuko da: –Kontserbazioko formatuetako bat. –Sartzeko formatuetako bat. | Nahitaezkoa |
Formatuak baliozkotzea | 3.3 | Sartzeko formatuak detektatzen direlarik, kontserbazioko formatu bihurtuko dira transferentzia egin aitzin. | Nahitaezkoa |
Formatuak baliozkotzea | 3.4 | Sartzeko formatu bat kontserbazioko formatu bihurtzeko, xede plataforman zehaztutako bihurketa aplikatuko da. | Nahitaezkoa |
Formatuak baliozkotzea | 3.5 | Sartzeko formatua kontserbazioko formatu bihurtzeko, ondoriozko dokumentuaren sinadura elektronikoa sortuko da, zigilu elektroniko batez, Artxiboaren edo entitateko arduradunaren izenean, dokumentuaren osotasuna bermatze aldera. Tresnak jarduketen ebidentziarik baldin badu, migrazio horren ebidentzia bat ere jaso beharko da. | Nahitaezkoa |
Sinadura elektronikoak baliozkotzea | 4.1 | Aurretiaz sartzea eginda, dokumentuetako eta aurkibide elektronikoetako sinadura elektronikoak baliodunak direla egiaztatuko da. Horretarako, sinadura horien baliozkotasuna egiaztatzen ahal duten tresnak erabili beharko dira: –Sinatzeko garaian, ziurtagiria balioduna zela. –Dokumentua osoa izatea sinadurari dagokionez. –Industria, Merkataritza eta Turismo Ministerioak egindako Konfiantzako zerbitzu elektronikoen emaile kalifikatuen zerrendan dauden agintarietako batek egina izatea ziurtagiria. | Nahitaezkoa |
Sinadura elektronikoak baliozkotzea | 4.2 | Sinadurak denbora zigilu bat baldin badu, zigilu hori Industria, Merkataritza eta Turismo Ministerioak egindako Konfiantzako zerbitzu elektronikoen emaile kalifikatuen zerrendan dauden agintarietako batek egina dela egiaztatu beharko da. | Nahitaezkoa |
Sinadura elektronikoak baliozkotzea | 4.3 | Espediente bateko dokumenturen batek ez badu denbora zigilurik sinadura elektronikoan, sinadura denbora irizpide batez baliozkotu beharko da, foliatuaren dataren arabera. | Nahitaezkoa |
Sinadura elektronikoak baliozkotzea | 4.4 | Erabilitako sinadura mota elektronikoki sinatzeko unean zehaztutako motetako bat dela egiaztatu beharko da. Foliatuaren kasuan, XAdES-A motako sinadura izan beharko du, edo artxibo digital seguruko plataformak horrelako bat sortu ahal izan behar du. | Nahitaezkoa |
Metadatuak baliozkotzea | 5.1 | Entitateak onartutako Metadatuen Eskeman zehaztu diren metadatu guztiak dokumentuari atxikita daudela egiaztatu beharko da, eta gutxienez EENko derrigorrezkoak direla. | Nahitaezkoa |
Metadatuak baliozkotzea | 5.2 | Metadatuen Eskeman derrigorrezkotzat jotzen diren metadatuak informatuta daudela egiaztatu beharko da, eta gutxienez EENko derrigorrezkoak direla. | Nahitaezkoa |
Metadatuak baliozkotzea | 5.3 | Metadatuen Eskeman balio jakin batzuk dituzten metadatu guztiak balio horietako batez informatuta daudela egiaztatu beharko da; edo, ez badira derrigorrezkoak, hutsik daudela. | Nahitaezkoa |
F2108548 |
Iragarkiaren kodea: F2108548
Sarbidea
Nafarroako Aldizkari Ofiziala
Paseo Pablo Sarasate, 38, 2.º izda.
31001 - Iruña
848 42 12 50