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BOLETÍN Nº 62 - 27 de marzo de 2026

2. Administración Local de Navarra

2.2. Disposiciones y anuncios ordenados por localidad

BURLADA

Aprobación definitiva del Reglamento de servicio de archivo municipal

El Pleno del Ayuntamiento de Burlada, en sesión celebrada el día 27 de noviembre de 2025, aprobó inicialmente el Reglamento de servicio de archivo municipal del Ayuntamiento de Burlada. (Publicado en el Boletín Oficial de Navarra número 4, de 8 de enero de 2026).

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 325.1 de la Ley Foral 6/1990, de 2 de julio, de la Administración Local de Navarra, modificado por la Ley Foral 15/2002, de 31 de mayo, y transcurrido el plazo de exposición pública sin que se hayan producido alegaciones, se procede a la aprobación definitiva, disponiendo su publicación a los efectos pertinentes.

Burlada, 20 de febrero de 2026.–La alcaldesa, Berta Arizkun González.

REGLAMENTO

Exposición de motivos

Marco normativo y antecedentes.

La Ley Foral 12/2007, de 4 de abril, de Archivos y Documentos, define el archivo como "el organismo o institución desde el que se desarrollan específicamente funciones de organización, tutela, gestión, descripción, conservación y difusión de documentos y fondos documentales, al servicio de su utilización para la gestión administrativa, información e investigación. También se entiende por archivo el fondo o el conjunto de fondos documentales".

El artículo 15, de la citada ley, al estructurar el ciclo vital de los documentos y sus fases, enumera la última de las fases, la inactiva, como aquella "etapa en que la documentación, una vez concluido su valor administrativo primario, se considera útil para la información o la investigación y, por tanto, debe ser conservada con carácter permanente. Se corresponde con el archivo histórico".

El artículo 18 recoge, a su vez, la finalidad de los archivos históricos:

"Los archivos históricos reciben, conservan y difunden la documentación que, una vez agotada la fase de semiactividad, ha sido calificada como de conservación permanente por su valor para la información o la investigación"

Sus funciones son:

a) Facilitar el acceso público a los documentos.

b) Garantizar la adecuada organización y descripción de los documentos.

c) Garantizar la adecuada conservación y, en su caso, la restauración de los documentos.

d) Tratar la documentación para su gestión cultural y difusión.

e) Fomentar la conservación del Patrimonio Documental de Navarra.

f) Recibir en depósito documentación integrante del Patrimonio Documental de Navarra.

g) Impulsar programas de difusión del Patrimonio Documental".

El artículo 28 señala, asimismo, que "las Entidades Locales de Navarra forman parte del Sistema Archivístico de Navarra y, por tanto, están obligadas a aplicar normas y procedimientos que garanticen el tratamiento adecuado en cuanto a la producción, gestión, organización, conservación y difusión de los documentos generados o recibidos en el ejercicio de sus funciones".

La citada normativa foral, en su artículo 29, prevé un régimen jurídico específico para los municipios con una población superior a los 15.000 habitantes, entre los que se encuentra Burlada. Dichos municipios "deben disponer de un sistema archivístico propio, dirigido por su archivo municipal, en la forma que disponga su propia normativa de organización".

El archivo municipal de Burlada ha estado ubicado en distintos edificios utilizados como casa consistorial a lo largo del tiempo. Asimismo, dentro de las diferentes dependencias municipales, existen archivos de oficina e intermedios.

En diciembre de 2021 el municipio sufrió una inundación que afectó gravemente a la documentación custodiada en dos de los depósitos de su archivo definitivo o histórico. Se emprendieron entonces labores de salvamento, recuperación, identificación, asociación de descripciones y reorganización de los fondos.

Por otro lado, a consecuencia de la implantación de la administración electrónica en la administración en los últimos años, debe regularse un archivo electrónico único, y la planificación de la digitalización del archivo en papel.

Este reglamento regula estos aspectos, si bien, se debe tener en cuenta que está en proceso la aprobación de una ley foral de archivos, gestión documentos y patrimonio documental a la que deberá adaptarse la presente normativa.

En atención a la necesidad y la obligación legal de aplicar normas y procedimientos que garanticen el tratamiento adecuado en cuanto a la producción, gestión, organización, conservación y difusión de los documentos generados y recibidos en el ejercicio de sus funciones, el Ayuntamiento de Burlada ha resuelto, en primer lugar, proceder al depósito de sus documentos fechados hasta el año 1950 en el Archivo General de Navarra, en los términos y condiciones que se establezcan mediante el correspondiente acuerdo de colaboración entre ambas instituciones, y, en segundo lugar, aprobar el siguiente reglamento.

CAPÍTULO I.–DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1. Objeto del reglamento.

1. El objeto del este reglamento es regular el funcionamiento del servicio de archivo del Ayuntamiento de Burlada como servicio público, cuya finalidad es conservar y difundir el patrimonio documental de la institución y garantizar la correcta y eficiente gestión administrativa, así como el acceso, tanto de la propia administración, como de los administrados y de la ciudadanía, en general.

Artículo 2. El servicio de archivo.

1. Se entiende por servicio de archivo municipal el conjunto de operaciones y prestaciones relativas a la producción, tratamiento, gestión, conservación y difusión de los documentos generados, recibidos y/o acumulados por los órganos de gobierno y la administración de la entidad local en el ejercicio de sus funciones, cualesquiera que sean las características intrínsecas o extrínsecas de dichos documentos. En este servicio se incluyen los documentos de los cargos de representación política y de los organismos, empresas, sociedades y cualquier otra entidad dependiente del Ayuntamiento de Burlada.

2. El servicio de archivo municipal tiene tanto una dimensión administrativa, como cultural. En su dimensión administrativa, rige los procesos de producción y gestión de los documentos y expedientes generados en las oficinas municipales, conforme a su tramitación, con fines de evidencia, al servicio de la propia organización, de los interesados y de la ciudadanía en general. En su dimensión cultural, vela por la adecuada conservación de los documentos y su puesta a disposición con fines de investigación histórica y difusión.

3. El servicio de archivo municipal depende, en primer lugar, de Alcaldía, como responsable del gobierno de la entidad local y de su organización administrativa, y, funcionalmente, de Secretaría.

4. Las labores técnicas del servicio de archivo municipal deberán estar a cargo de personal técnico especializado y competente que cuente con la cualificación profesional adecuada para llevar a cabo las directrices establecidas en la presente norma.

Artículo 3. Alcance: el patrimonio documental.

1. El patrimonio documental del Ayuntamiento de Burlada está constituido por el conjunto de documentos de cualquier época generados, recibidos o conservados por:

a) Los órganos de gobierno y administración del Ayuntamiento de Burlada y aquellas otras entidades que, aun gozando de personalidad jurídica propia, se encuentren vinculadas a este, como son en la actualidad la empresa Pública Bizkarmendia. Eso incluye también a cualquier otra que se pueda llegar a constituir con estas características.

b) Las personas físicas al servicio del Ayuntamiento en el ejercicio de sus funciones.

c) Las personas físicas o jurídicas ajenas al Ayuntamiento que hagan cesión o donación expresa de sus documentos mediante los instrumentos arbitrados para tal fin.

2. Toda persona que desempeñe funciones políticas o administrativas en el Ayuntamiento de Burlada y entidades dependientes está obligada, al cesar en sus funciones, a entregar los documentos que haya recibido, producido o acumulado en razón de su cargo, independientemente de su soporte y resto de características, conforme al artículo 54.1 de la Ley 16/1985, de 25 de junio del Patrimonio Histórico Español.

3. Todos los organismos autónomos, servicios, empresas o cualesquiera otras personas jurídicas vinculadas al Ayuntamiento de Burlada o emanadas de él, cuya desaparición o disolución jurídica esté prevista y cuyos archivos no sean traspasados o entregados al nuevo organismo que asuma sus competencias y funciones, deberán entregar su fondos documentales, debidamente organizados y relacionados, al archivo municipal, que será el encargado de su tratamiento, custodia, puesta a disposición y acceso, respetando su unidad de origen, la estructura orgánica de los mismos y la normativa vigente.

CAPÍTULO II.–EL SISTEMA DE ARCHIVO MUNICIPAL DE BURLADA

Artículo 4. Naturaleza.

1. El Ayuntamiento de Burlada, como el resto de las entidades locales de la Comunidad Foral, forma parte del Sistema Archivístico de Navarra y, por tanto, está obligado a aplicar normas y procedimientos que garanticen el tratamiento adecuado en cuanto a la producción, gestión, organización, conservación y difusión de los documentos generados o recibidos en el ejercicio de sus funciones.

2. Estas obligaciones se extienden a los organismos autónomos y empresas públicas de él dependientes, y a los consorcios, fundaciones y otras entidades en las que aquéllas tengan participación mayoritaria.

Artículo 5. Estructura.

1. Componen el Sistema de Archivo Municipal de Burlada el conjunto de normas, servicios, infraestructuras, órganos y otros recursos destinados por la entidad local al tratamiento integral de sus documentos, desde su diseño y producción hasta su difusión.

2. En el sistema de archivo, se integran tanto la plataforma de archivo digital seguro para los documentos y expedientes electrónicos, como los distintos depósitos documentales y los documentos y expedientes en soportes físicos, atendiendo al ciclo vital de los documentos (fase activa, semiactiva e histórica).

3. El archivo digital seguro debe constituir un repositorio institucional único que avale la correcta gestión de los documentos electrónicos en todas sus fases y la aplicación de la normativa vigente. Además, debe garantizar el mantenimiento de los documentos electrónicos a lo largo del tiempo y su accesibilidad.

4. En la actualidad, además del Archivo Electrónico Único y, mientras todavía se generen y reciban documentos en soporte papel y otros soportes físicos, se pueden distinguir los siguientes tipos de depósitos documentales dentro del sistema: archivos o depósitos de oficina, archivos o depósitos intermedios y archivo definitivo o histórico.

5. Los archivos de oficina custodian durante su fase activa la documentación generada y reunida en el desarrollo de su actividad específica por cada una de las unidades en la que se estructura el ayuntamiento. Deben:

a) Apoyar la gestión administrativa.

b) Justificar las actuaciones y actividades municipales.

c) Garantizar los derechos y deberes de los ciudadanos y de la entidad local, acreditando la trasparencia y la legalidad de las actuaciones.

d) Facilitar la implantación de medidas necesarias para la simplificación y racionalización de los procesos o procedimientos administrativos.

e) Mantener la documentación debidamente clasificada, ordenada e instalada.

f) Aplicar las medidas que garanticen su conservación.

g) Garantizar la protección de los datos.

h) Transferir la documentación al archivo intermedio o histórico, dependiendo del caso, en la forma y tiempo establecidos, una vez agotado su plazo de permanencia en la unidad productora.

i) Eliminar de forma segura la documentación de apoyo informativo y aquella que se determine según el calendario de conservación, en los plazos establecidos, antes de efectuar las transferencias al archivo intermedio o histórico.

6. Los archivos o depósitos intermedios son aquellos en los que se custodia la documentación de varias unidades administrativas, una vez agotada su fase activa. Deben:

a) Facilitar a las unidades productoras el acceso a su respectiva documentación.

b) Garantizar el ejercicio del derecho de acceso a los documentos de acuerdo con la legislación vigente.

c) Garantizar la protección de datos.

d) Transferir la documentación al archivo histórico en la forma y tiempo establecidos.

e) Aplicar las resoluciones relativas a eliminación de documentos, garantizando su efectiva destrucción.

7. El archivo histórico custodia los documentos, de uso no habitual, transferidos desde los diferentes depósitos de las áreas administrativas del ayuntamiento, así como de los organismos dependientes de la administración municipal, una vez finalizada su tramitación, y aquellos incorporados de manera extraordinaria. Debe:

a) Facilitar el acceso a los documentos, tanto a los ciudadanos como a la propia administración.

b) Garantizar la adecuada organización, descripción e instalación de los documentos.

c) Garantizar la adecuada conservación y, en su caso, la restauración de los documentos.

d) Fomentar la difusión del patrimonio documental por todos los medios a su alcance, incluyendo la organización y colaboración en actividades culturales y educativas.

8. Además de los documentos ingresados mediante transferencia, el archivo histórico puede acoger fondos de otros organismos, instituciones, personas o familias que contribuyan al enriquecimiento del patrimonio documental de Burlada y que sean adquiridos por distintos medios (depósito, cesión, venta, etc.). En este sentido se deben arbitrar las medias necesarias para fomentar estos depósitos extraordinarios, especialmente en aquellos casos en que peligra su conservación y/o sean de especial relevancia por su cronología, tipología o temática.

Artículo 6. Funciones.

Son funciones del Sistema de Archivo Municipal:

a) Favorecer la eficacia administrativa y la recuperación eficaz de la información.

b) Tutelar el conjunto de procedimientos y operaciones técnicas a que son sometidos los documentos, con independencia de su soporte y formato, desde su creación hasta su eliminación, conservación y puesta a disposición.

c) Establecer normas para su propio sistema, referidas a la correcta producción, organización, clasificación y tratamiento de la documentación.

d) Aplicar las instrucciones o normas establecidas por el Gobierno de Navarra en materia de archivos y documentos.

e) Promover cursos de formación en técnicas archivísticas y tratamiento y gestión documental para el personal municipal.

f) Establecer criterios y plazos de conservación, eliminación y acceso a los documentos, bien mediante dictámenes de la Comisión de Evaluación Documental del Ayuntamiento de Burlada, bien mediante la adhesión a acuerdos de otras comisiones.

g) Gestionar las transferencias.

h) Asesorar sobre cuestiones relativas a la gestión documental.

i) Garantizar y favorecer el acceso y consulta de los documentos.

j) Mantener las condiciones adecuadas para la correcta conservación del patrimonio documental municipal.

k) Establecer los criterios para la correcta ubicación física de la documentación y fomentar su aplicación.

l) Impulsar el incremento, la conservación y la recuperación del patrimonio documental del municipio mediante la aceptación de fondos y documentos por los medios que se consideren oportunos.

m) Brindar a empresas, asociaciones, personas físicas y otros titulares de fondos documentales el asesoramiento general para su conservación, en especial, si dichos fondos son relevantes para la investigación y la historia del municipio.

n) Difundir el patrimonio documental municipal mediante acciones propias y la colaboración con otras instituciones y entidades.

Artículo 7. Personal.

a) La dirección científica, técnica y administrativa del servicio de archivo corresponde al personal técnico, que deberá tener la formación y la cualificación necesarias para su desempeño. El servicio de archivo municipal de la entidad local podrá recurrir a empresas externas, siempre que acrediten solvencia técnica y competencias adecuadas para su correcta prestación.

b) La dirección superior de archivos forma parte de la fe pública que corresponde a Secretaría.

c) El personal técnico deberá contar con la colaboración del resto del personal y de los órganos de gobierno municipales para la aplicación de las instrucciones contenidas en el presente Reglamento y para la adscripción de los medios suficientes para el correcto funcionamiento del servicio.

d) El personal técnico podrá delegar sus funciones, total o parcialmente, en otras personas, de manera puntual y temporal, cuando las circunstancias así lo requieran.

e) El servicio de archivo colaborará en la formación del personal municipal en materia de archivos y gestión documental.

f) La persona a cargo de Secretaría nombrará una persona responsable en las áreas administrativas que asumirá las funciones de coordinación de dichas áreas con el servicio de archivo. Se podrá designar, asimismo, personas sustitutas. Ambas deberán estar adecuadamente formadas.

g) En caso de que la persona a cargo de la coordinación de las áreas con el servicio de archivo municipal carezca de las competencias adecuadas para su correcta prestación, la entidad local podrá recurrir a empresas externas, siempre que acrediten solvencia técnica.

Artículo 8. Ubicación, dotaciones y seguridad de los depósitos.

1. Los depósitos documentales deberán disponer de instalaciones y recursos técnicos apropiados para garantizar la adecuada conservación de los documentos, su tratamiento archivístico y el acceso.

2. Los depósitos documentales estarán localizados en lugares cuya ubicación y estructura aseguren la correcta preservación de los fondos, su seguridad y su accesibilidad, así como una gestión administrativa y una atención a la ciudadanía y a la propia administración eficiente y ágil. En este sentido, cabe destacar, que el emplazamiento del archivo histórico en el Gazteleku se acuerda como una solución temporal, a la espera de que se habilite un depósito documental más adecuado. En cualquier caso, se identificarán los riesgos derivados de la ubicación de los depósitos documentales y se arbitrarán las medidas necesarias para minimizarlos.

3. Se propiciarán las condiciones de instalación, ambientales y de seguridad precisas para asegurar la preservación de los fondos. En este sentido, el Ayuntamiento de Burlada adecuará las instalaciones en la medida de lo posible, atendiendo a la disponibilidad presupuestaria y al carácter temporal o definitivo de la ubicación del depósito documental.

4. Los depósitos documentales contarán con el mobiliario y elementos auxiliares suficientes e idóneos para asegurar, tanto la correcta preservación de los fondos, como un eficiente servicio.

5. Se identificarán los posibles factores de riesgo que sean inevitables, como la presencia o la proximidad de conducciones de agua e instalaciones mecánicas y eléctricas, asegurando su conformidad con la normativa vigente en cada ámbito y su buen mantenimiento. En ningún caso se introducirán factores de riesgo evitables.

6. El acceso a los depósitos estará restringido a las personas autorizadas. Si, de forma excepcional, ha de acceder personal ajeno, se hará bajo la supervisión directa de personal municipal autorizado.

7. Los depósitos documentales, tanto intermedios como definitivos, estarán destinados únicamente a este fin y no compartirán otros usos.

8. Se prestará especial atención al buen mantenimiento de los depósitos y a su correcta limpieza, agilizando las reparaciones necesarias, en su caso.

9. Las medidas de seguridad se aplicarán a todos los depósitos, en función de sus características.

10. Se procurará que los fondos documentales estén asegurados al igual que otros bienes municipales.

11. Llegado el caso, el Ayuntamiento de Burlada, previo acuerdo y mediante el procedimiento correspondiente, podrá delegar la custodia de la totalidad o parte de sus fondos en empresas externas, en otras instituciones, como el Archivo General de Navarra, o en otros entes públicos, siempre y cuando se garantice su seguridad y el acceso.

Artículo 9. El archivo digital seguro.

1. El archivo digital seguro se concibe como un archivo electrónico único, para la gestión de los documentos y expedientes electrónicos.

2. La incorporación de los expedientes a la plataforma deberá hacerse de forma correcta, siguiendo las directrices, especificaciones, normas, procedimientos e instrucciones funcionales establecidas.

3. Las unidades administrativas tramitarán los expedientes de los procedimientos de su competencia mediante las herramientas de tramitación implantadas en la administración municipal, debiendo aplicar y cumplir, hasta la transferencia e ingesta de los expedientes en la plataforma de archivo digital seguro, con los requisitos de gestión y conservación establecidos.

4. La plataforma de archivo digital seguro garantizará el mantenimiento a largo plazo de las características de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos y expedientes electrónicos.

CAPÍTULO III

SECCIÓN PRIMERA.–INGRESOS

Artículo 10. Ingreso de documentación.

1. El ingreso de documentos en el archivo definitivo podrá tener carácter ordinario o extraordinario.

2. Ingresos ordinarios: las transferencias.

2.1. Se entiende por transferencias el conjunto de operaciones por las cuales los documentos y las responsabilidades derivadas de su custodia, pasan de los distintos archivos de oficina o intermedios al archivo definitivo.

2.2. Los documentos que ingresen en el archivo definitivo deben reunir las características propias de un documento de archivo, esto es, autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad.

2.3. Únicamente se transferirá al archivo definitivo documentación original y en forma de expedientes completos que hayan concluido su tramitación administrativa en las oficinas. Las copias de los documentos originales conservados, los duplicados y los documentos auxiliares de trabajo que no formen parte de los trámites del procedimiento deben ser retirados previamente.

2.4. La periodicidad de las transferencias dependerá de las necesidades de las oficinas y áreas municipales en función de diversos factores, como la cantidad de documentación acumulada y el espacio disponible, así como de la capacidad del servicio de archivo para su recepción y tratamiento. En general, se seguirá, en la medida de lo posible, el calendario de transferencia establecido.

2.5. Los documentos se transferirán en unidades de instalación adecuadas, como cajas de tamaño normalizado, ordenadas por series y años completos. Sólo excepcionalmente se transferirán al archivo municipal expedientes aislados.

2.6. Los expedientes estarán individualizados en carpetillas, ordenados, limpios de documentos no de archivo, sin notas adhesivas, ni elementos dañinos para la documentación como encuadernadores metálicos, clips o plásticos.

2.7. Debe quedar constancia de la transferencia, de forma que se garantice la perfecta identificación de la documentación transferida, de la persona o unidad responsable de su remisión y de la correcta recepción por el servicio de archivo.

2.8. El servicio de archivo podrá rechazar todos aquellos envíos que no cumplan los requisitos señalados.

2.9. En el entorno electrónico, las transferencias de documentos desde la herramienta de tramitación a la aplicación de archivo digital seguro se realizarán conforme a los requisitos establecidos en normativa vigente. Los expedientes incorporados a la plataforma de archivo digital seguro deberán haber sido descritos mediante metadatos antes de su transferencia e ingesta en la plataforma, así como validados en la fase activa o de tramitación conforme al Esquema Nacional de Interoperabilidad y al resto de normativa que les sea de aplicación.

3. Ingresos extraordinarios.

3.1. Son ingresos extraordinarios los de aquellos fondos documentales, públicos o privados, ajenos a la entidad local que se adquieren por diversas fórmulas legales como donación, legado, compra, comodato o depósito.

3.2. El ingreso de estos fondos se formalizará mediante documento debidamente validado en el que se exprese y acredite, tanto la voluntad de titular que lo entrega, como la aceptación por parte del Ayuntamiento de Burlada. Dicho documento se conservará, de forma permanente, vinculado al fondo incorporado. Para la formalización jurídica de los ingresos extraordinarios es preciso disponer de un inventario de la documentación en cuestión, aunque sea este somero y pueda completarse con posterioridad.

3.3. Los ingresos extraordinarios requerirán de acuerdo formal del órgano competente del Ayuntamiento, según la normativa vigente en materia de bienes de las entidades locales.

3.4. A estos fondos se les aplicarán las técnicas archivistas definidas en el presente reglamento, adaptadas, en su caso, a sus características, salvo que en el documento formalizado se determine lo contrario.

SECCIÓN SEGUNDA.–TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO

Artículo 11. El tratamiento archivístico.

1. Se entiende por tratamiento archivístico el conjunto de operaciones, físicas e intelectuales, realizadas en todas las fases del ciclo vital de los documentos, con el fin de conseguir una correcta gestión de los fondos, asegurar su conservación y facilitar su acceso.

2. Los fondos documentales recibirán el tratamiento archivístico adecuado de forma que se facilite su gestión, conservación y acceso, conforme a las directrices recogidas en el presente reglamento y en cualquier otra normativa aprobada por este Ayuntamiento y el departamento legalmente competente en materia de archivos del Gobierno de Navarra.

Artículo 12. La producción documental.

3. La información relevante contenida en anotaciones informales se debe incorporar en forma de documento al expediente original, dado que acto administrativo y documento estan íntimamente relacionados, sin que sea posible disociarlos. No existe posibilidad de existencia de acto administrativo si no está formalizado en un documento, bien sea en papel o en soporte digital.

4. Con carácter general, los documentos recibidos o generados formarán parte de un expediente administrativo, tanto en el caso de documentos en soporte físico como electrónico, y serán gestionados por la oficina competente.

5. Los expedientes se formarán mediante la agregación de cuantos documentos deban integrarlos, esto es, de todos los documentos generados y recibidos en las distintas fases de un procedimiento administrativo, desde su inicio, de oficio o a instancia de parte, hasta su ejecución.

6. En el momento de su creación o recepción todos los documentos deben ser identificados, clasificados, descritos y adscritos a su expediente correspondiente, lo que permitirá su control y recuperación posterior.

7. Normalmente, los documentos recibidos a través de los medios admitidos por la ley, deberán ser objeto de asiento en el registro administrativo. Los correos electrónicos y otros medios de comunicación como el fax no se consideran habitualmente documentos susceptibles de registro, excepto cuando sean presentados por otra administración pública o entidad que tenga establecida esta forma de envío y sean admitidos por el Ayuntamiento, conforme al procedimiento administrativo.

8. No se realizarán agrupaciones documentales arbitrarias compuestas por documentos procedentes de distintos expedientes, o bajo denominaciones ambiguas y confusas como "varios". Los dosieres temáticos o informativos no son documentos de archivo.

Artículo 13. La organización, clasificación y descripción.

1. Los documentos que componen un expediente deberán ordenarse internamente siguiendo el procedimiento administrativo al que pertenecen, que se corresponde, generalmente, con un orden cronológico.

2. El expediente administrativo deberá estar individualizado, identificado y clasificado correctamente.

3. No se incluirán o adscribirán al expediente administrativo documentos que no formen parte de él, como borradores, modelos, documentos auxiliares de trabajo y documentación informativa.

4. En las oficinas de gestión se separará la documentación que debe ser objeto de archivo de aquella que, aun siendo importante en el proceso de generación de los expedientes a lo largo del trámite, tiene un mero valor informativo que la hace susceptible de eliminación a corto plazo y que nunca se transferirá al archivo definitivo o archivo digital seguro.

5. La clasificación de los documentos se realizará desde un inicio, conforme a las series documentales normalizadas recogidas en el Cuadro de Clasificación vigente para el archivo.

6. La descripción de los expedientes se hará de forma normalizada. Los documentos y expedientes estarán identificados de forma unívoca con los datos precisos para facilitar su recuperación y el acceso a la información en ellos contenida.

7. La descripción se realizará a nivel de unidad documental simple o compuesta.

8. Los datos incluidos en la descripción deben ser, al menos, el número del expediente, si lo tuviese, el título o extracto, el interesado o interesados, el código de clasificación de la serie documental a la que pertenece, su signatura y las observaciones, si las hubiera.

9. La descripción se hará de forma normalizada, tanto en cuanto a la selección de términos empleados, como a los propios términos. Los datos se incluirán utilizando un vocabulario controlado para conseguir que las búsquedas sean ágiles y precisas. Para ello, si se considera oportuno, se redactará un Manual de estilo.

10. Con el proceso de descripción se obtendrán instrumentos de descripción y esquemas de metadatos.

Artículo 14. Instalación.

1. Los fondos estarán instalados correctamente durante todo su ciclo vital, esto es, en todos los depósitos, ya sean de oficina, intermedios o definitivo.

2. Los documentos estarán protegidos por unidades de instalación adecuadas a sus características.

3. Las unidades de instalación estarán instaladas en un mobiliario adecuado que garantice su disponibilidad y correcta conservación y, a la vez, impida el acceso no autorizado a su contenido.

4. Se evitará la consignación en el exterior de las unidades de instalación de información protegida y de aquella que pueda facilitar accesos no autorizados.

Artículo 15. Valoración y eliminación.

1. Se prohíbe expresamente la eliminación indiscriminada de documentos originales, en papel o electrónicos, que no se hayan sometido al procedimiento reglado establecido. La destrucción, ocultación o extravío de documentación podrá dar lugar a responsabilidad.

2. Únicamente se podrán eliminar documentos originales con la autorización expresa de la Comisión de Evaluación Documental del Gobierno de Navarra, conforme la legislación vigente y al procedimiento e instrucciones establecidas por el Departamento legalmente competente en materia de archivos para la evaluación y eliminación de documentos de las entidades locales de Navarra.

3. Podrán eliminarse copias o duplicados sin valor informativo, siempre que quede asegurada la conservación del documento original.

4. La eliminación de documentos se llevará a cabo de forma segura y respetuosa con el medio ambiente. Se extremarán las precauciones cuando los documentos que deban destruirse contengan datos de carácter personal.

5. Con carácter general, la eliminación de documentos y expedientes electrónicos en aplicación de las tablas de valoración y acceso se realizará mediante técnicas de borrado seguro para imposibilitar la recuperación de la información y asegurar su confidencialidad. La eliminación de documentos en soporte papel se deberá realizar de forma controlada, segura y certificada con la finalidad de garantizar la seguridad de la información y la protección de los datos de carácter personal.

6. El servicio de archivo podrá elaborar fichas de identificación de series documentales no evaluadas con anterioridad o de series cuyos dictámenes se considere han de ser modificados. Dichas fichas se presentarán a la Comisión de Evaluación Documental del Ayuntamiento de Burlada. En caso de ser aprobadas se seguirá el procedimiento establecido en las Instrucciones para la evaluación y eliminación de documentos de las entidades locales.

7. El servicio de archivo podrá proponer a los órganos municipales, para su aprobación, una relación de series documentales, con sus segmentos cronológicos correspondientes, con el fin de solicitar autorización a la Comisión de Evaluación del Gobierno de Navarra para su eliminación.

8. Con el conjunto de acuerdos aprobados se elaborará un calendario de conservación y acceso.

9. El servicio de archivo implantará y mantendrá actualizado un registro de la documentación eliminada.

Artículo 16. Conservación y restauración de los documentos.

1. El Ayuntamiento de Burlada velará por la puesta en práctica de una correcta gestión documental y por un adecuado mantenimiento de las instalaciones del archivo de manera que se asegure la preservación de sus fondos.

2. En este sentido la manipulación de los documentos, sea cual fuere su formato, se realizará con las precauciones debidas para que no sufran daño o deterioro.

3. El Ayuntamiento de Burlada confeccionará y mantendrá actualizado un Plan de gestión de riesgos o integrará al archivo en planes relativos a diversos riesgos, catástrofes o eventualidades que existan, en los que se establecerán medidas puntuales.

4. El servicio de archivo asesorará sobre aquellos aspectos que puedan constituir un riesgo para los fondos y otros que, por el contrario, puedan contribuir a su preservación.

5. Ante la detección de daños o deterioros que pudieran comprometer la perdurabilidad de los documentos, el ayuntamiento adoptará las medidas necesarias para recuperar su integridad física y funcional en la medida de lo posible.

6. El servicio de archivo propondrá la adopción medidas extraordinarias como la restauración de aquellos documentos deteriorados o el depósito de determinados documentos en custodia externa.

7. Las labores de restauración serán llevadas a cabo exclusivamente por profesionales que acrediten la cualificación y experiencia requeridas al tipo y características de la intervención requerida.

8. El servicio de archivo podrá elaborar un plan de digitalización documental, atendiendo a las características y uso de los documentos conservados. Igualmente podrá proponer una relación de documentos cuyo acceso, por causas de conservación, deberá estar restringido o llevarse a cabo bajo medidas especiales.

CAPÍTULO IV.–ACCESO Y SERVICIO DE LOS DOCUMENTOS

Artículo 17. Consultas externas y reprografía.

1. El Ayuntamiento facilitará el ejercicio del derecho de acceso a los documentos públicos, a solicitud de los interesados y la ciudadanía. Dicho acceso solo podrá ser denegado en aplicación de las limitaciones legalmente establecidas y las derivadas de la naturaleza de los documentos y de su estado de conservación.

2. Está prohibida la reproducción no autorizada de documentos por parte de la ciudadanía cualquiera que sea el medio (fotografías, videos o digitalizaciones)

3. La consulta de documentación, tanto en soporte físico como digital, se llevará a cabo dentro de dependencias municipales, pero, en todo caso, fuera de los depósitos documentales. Excepto para acciones de difusión, reproducción o restauración de documentos, no se podrá sacar documentación municipal original fuera de las dichas dependencias. Se deberá establecer un control estricto de los accesos a los depósitos de archivo. Igualmente se protegerá, con las medidas oportunas, el acceso al archivo digital seguro.

4. El ayuntamiento deberá habilitar espacios y horarios de apertura al público suficientes para garantizar el acceso de la ciudadanía a la documentación.

5. El ayuntamiento arbitrará las medidas necesarias para asegurar que los usuarios manipulan de forma adecuada la documentación y devuelven los expedientes consultados ordenados y sin deterioro alguno. Quienes accedan a la documentación solicitada deberán tener el máximo cuidado en su manipulación. No se podrá escribir en los documentos, ni doblarlos, ni calcarlos, ni cambiar su orden.

6. A fin de conciliar el derecho de acceso y las restricciones legales vigentes se podrán establecer mecanismos como la anonimización de datos de carácter personal.

7. Todas las solicitudes serán documentadas y las consultas realizadas serán registradas. Para hacer uso de este derecho, se deberá solicitar la consulta por escrito, en instancia normalizada y por registro general, indicando con claridad su objeto. No se admitirán consultas excesivamente genéricas. No se facilitará el acceso a las descripciones contenidas en los instrumentos de descripción en tanto contengan o puedan contener datos protegidos o restringidos.

8. La denegación o limitación de este derecho por las restricciones recogidas en la legislación vigente, o por otras circunstancias, tales como el carácter excesivamente genérico de las consultas o el estado de conservación de los documentos, será motivada y por escrito.

9. El servicio de archivo y, en su caso, el personal administrativo municipal debidamente autorizado, son los encargados de realizar reproducciones de los documentos.

10. Está prohibida la reproducción no autorizada de documentos por parte de la ciudadanía con medios personales.

11. En casos especiales, se podrá autorizar la reproducción por medios ajenos al archivo, así como la salida de los documentos de las dependencias municipales para este fin, en cuyo caso deberá quedar constancia de la documentación extraída de los depósitos, comprobar su correcta reintegración una vez finalizado el trabajo, y entregarse copias al archivo.

12. Las solicitudes de reprografía deberán realizarse por escrito mediante instancia. En ella se señalarán de forma concreta los documentos de los que se solicita copia. Las peticiones serán valoradas y, dependiendo de sus características y de las circunstancias del servicio de archivo, podrán no ser ejecutadas de forma inmediata. Se podrán limitar en el caso de que la documentación solicitada sea excesiva; cuando su recopilación, preparación, tratamiento o puesta a disposición suponga un grave trastorno para el funcionamiento ordinario de los servicios municipales o cuando conlleve una carga desproporcionada de trabajo o afecte de manera significativa al normal desarrollo de la actividad administrativa.

13. El Ayuntamiento suministrará a los usuarios que lo soliciten, si es factible, reproducciones de los documentos, previo pago de la tasa correspondiente.

14. La reproducción mecánica podrá estar limitada en función del estado de conservación de los originales.

15. Serán rechazadas las peticiones correspondientes a documentación cuya información sea de carácter restringido según la legislación vigente.

16. Las reproducciones de documentos se entregarán preferentemente en imagen digital, salvo que en su obtención se vea comprometida la preservación física del documento original o existan otros condicionantes, por ejemplo, de carácter práctico, que así lo desaconsejen.

17. Cuando los documentos hayan sido ya digitalizados previamente, la consulta se hará preferentemente en este soporte con el fin de proteger los originales y preservarlos de los daños derivados del uso frecuente y de su continua manipulación.

18. Se deberá entregar una copia de los materiales resultantes de los trabajos realizados, como trabajos fin de grado, estudios, memorias, monografías, publicaciones periódicas, artículos, catálogos de exposiciones... Dicha copia pasará a formar parte del fondo bibliográfico del archivo.

19. El servicio de archivo velará por la elaboración y la puesta en práctica de un plan de digitalización documental y asesorará en cuestiones técnicas relativas al proceso de reproducción.

Artículo 18. Consultas internas.

1. Tendrán consideración de consultas internas las realizadas por los servicios del ayuntamiento o entes dependientes únicamente para el ejercicio de sus funciones.

2. Los servicios administrativos del Ayuntamiento podrán acceder a la documentación custodiada en el Archivo mediante dos procedimientos: la consulta y el préstamo. Cada oficina tendrá acceso libre a la consulta de los documentos por ella transferidos y a los de libre acceso siempre que la consulta sea necesaria para el desarrollo de sus funciones.

3. Queda prohibido el acceso a documentos cuando su finalidad no sea la obtención de la información necesaria para el desempeño de la actividad propia de la persona, tal y como se recoge en la legislación vigente.

4. En el caso de préstamos documentales, en lugar del documento retirado se dejará un testigo normalizado correctamente cumplimentado. Se habilitará un registro de consultas.

5. No podrán separarse documentos sueltos del expediente ni documentos simples que formen parte de una carpeta para su préstamo. Deberán extraerse, en todo caso, expedientes o carpetas completas.

6. El plazo de devolución de los documentos prestados deberá ser el más breve posible. Se evitará la acumulación de documentos prestados en las oficinas, de manera que se formen "archivos paralelos". Se recomienda la digitalización del documento que se consulte y la devolución inmediata del original, salvo casos excepcionales y debidamente autorizados.

7. El servicio de archivo formará al personal administrativo en el uso de los instrumentos de descripción. Igualmente velará por la implantación de buenas prácticas relacionadas con el uso y manejo de los documentos.

8. La documentación del Archivo no podrá salir de las dependencias municipales, salvo en los siguientes casos:

–Cuando sean requeridos por los tribunales de justicia. De todo documento original remitido a los Tribunales de Justicia o a un Organismo Público se dejará fotocopia o copia autorizada en el Archivo, según lo dispuesto en el artículo 171.2. del Reglamento de Organización, funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales.

–Para su reproducción, en casos excepcionales.

–Para ser encuadernado cuando el formato del documento lo requiera.

–Para ser sometidos a procesos de restauración.

–Para la realización de exposiciones u otras acciones formativas, educativas o de difusión. En estos casos se utilizarán preferiblemente reproducciones.

–Para ser trasladados a otras dependencias municipales para consulta por parte de personal municipal.

9. Si la documentación ha de salir de las dependencias municipales, se adoptarán las medidas necesarias para garantizar la seguridad y la adecuada conservación de los documentos, así como el reintegro de los mismos.

10. Se advertirá y recordará a las personas que accedan a la información el deber de confidencialidad y la prohibición de difusión de la documentación.

Artículo 19. Acceso a los depósitos.

1. Con carácter general la entrada a los depósitos quedará restringida al personal del servicio de archivo y, en su caso, al personal municipal previamente autorizado, debiendo quedar constancia de la entrada. Con carácter totalmente excepcional se podrá permitir a los usuarios la entrada a los depósitos en presencia de personal autorizado. Asimismo, la entrada y permanencia en los depósitos de personas ajenas a la entidad, por ejemplo, para la realización de labores de mantenimiento o instalación de mobiliario, se hará bajo la supervisión del personal municipal autorizado.

CAPÍTULO V.–DIFUSIÓN CULTURAL

Artículo 20. Difusión y valorización cultural.

1. El Ayuntamiento podrá promover la realización de actividades de difusión cultural y de carácter educativo, bien por iniciativa propia o en colaboración con otras instituciones públicas o privadas.

CAPÍTULO VI.–RÉGIMEN SANCIONADOR

Artículo 21. Infracciones y sanciones.

1. En lo referente al régimen de infracciones y sanciones, será de aplicación lo establecido a estos efectos en la legislación vigente en archivos y documentos.

Disposición adicional.–Derecho supletorio.

En lo no regulado en este Reglamento, se estará a lo dispuesto en la Ley Foral 12/2007, de 4 de abril, de Archivos y Documentos de Navarra; la Ley Foral 6/1990, de 2 de julio, de la Administración Local de Navarra, la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local; el Real Decreto Legislativo 781/1986, de 18 de abril, por el que se aprueba el Texto refundido de las disposiciones legales vigentes en materia de régimen local; el Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales; la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español; la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas; la Ley Foral 5/2018, de 17 de mayo, de Transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, y cuanta normativa legal o reglamentaria resulte de aplicación.

Disposición transitoria.–A lo largo del año de 2026 se llevarán a cabo las siguientes actuaciones:

–La digitalización de documentos del archivo que deberá comenzar antes del 31 de diciembre de 2026.

–La redacción del Manual de estilo al que se refiere el artículo 13.9.

–La redacción de Instrucciones internas de gestión documental y archivo.

Disposición final.–Entrada en vigor.

El presente reglamento entrará en vigor al día siguiente de su íntegra publicación en el Boletín Oficial de Navarra.

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