I. COMUNIDAD FORAL DE NAVARRA
1.1. DISPOSICIONES GENERALES
1.1.3. Ordenes Forales
ORDEN FORAL 252/2007, de 19 de julio, del Consejero de Cultura y Turismo-Institución Príncipe de Viana, por la que se aprueba el modelo de Ficha de Identificación de Series Documentales para la presentación en la Comisión de Evaluación Documental.
La Comisión de Evaluación Documental reunida el 4 de junio, en cumplimiento del artículo 8.3.a) del Decreto Foral 75/2006, de 30 de octubre, elaboró el modelo de ficha incluido en el anexo.
Visto el informe favorable de la Sección de Gestión del Patrimonio Documental, con el Visto Bueno del Servicio de Archivos y Patrimonio Documental y la Dirección General de Cultura
En su virtud, en el ejercicio de la competencia que me reconoce el artículo 59.1 de la Ley Foral 15/2004, de 3 de diciembre, reguladora del Gobierno de Navarra y de su Presidente,
ORDENO:
1.º Aprobar el modelo de Ficha de Identificación de Series Documentales propuesto por la Comisión de Evaluación Documental.
2.º Publicar en el BOLETIN OFICIAL de Navarra el modelo de Ficha de Identificación de Series Documentales.
FICHA DE IDENTIFICACION DE SERIE DOCUMENTAL
Versión: .................. Fecha: ....................
AREA DE IDENTIFICACION DE LA SERIE
CODIGO DE ARCHIVO
Código del Cuadro de Clasificación. de identificación/ Otras denominaciones
DENOMINACION
Nombre normalizado de la serie objeto de identificación/ Otras denominaciones
OBJETO
Finalidad o razón de la función administrativa materializada en el procedimiento
SERIES ANTECEDENTES
Nombre de las series documentales cronológicamente anteriores a la que es objeto de identificación, que desarrollen unas actividades y finalidades similares
SERIES RELACIONADAS
Nombre de las series documentales que por contenido o tramitación incluyan información complementaria a la serie objeto de identificación
DOCUMENTOS RECAPITULATIVOS
Nombre de las series documentales y documentos que supongan una recopilación de la información básica contenida en la serie objeto de identificación
UNIDAD RESPONSABLE/PRODUCTOR
Nombre de la institución y unidad administrativa responsable de la producción de la serie
LEGISLACION
Normativa específica que afecta a la producción de la serie
DOCUMENTOS BASICOS
Relación ordenada de los documentos básicos que en función del procedimiento, forman parte de cada unidad documental de la serie
TIPO DE DOCUMENTO
Gestión documentos generados por la actividades comunes a las distintas unidades de la institución.
Función documentos generados en el desarrollo de la actividad específica de cada institución.
Esencial documentos necesarios para proteger los intereses de la institución que los ha generado y asegurar la continuidad de sus funciones y actividades básicas.
SOPORTE
Papel; Electrónico; Fotográfico
Otros (indicar cual)
VOLUMEN ANUAL DE PRODUCCION
Indicación de la cantidad de unidades de instalación que se generan en un año. En el caso de que se evalúe una serie ya transferida al archivo intermedio indicar el número de unidades de instalación que integran la serie en la fecha que se efectúa la evaluación.
FECHA DE INICIO/FECHA FINAL
Fecha inicial y final de la serie, si está cerrada, o indicación de la condición de abierta si se sigue generando.
ORDENACION
Primer nivel: Cronológica, Numérica, Alfabética.
Segundo nivel: Cronológica, Numérica, Alfabética.
AREA DE VALORACION Y SELECCION
VALORES
Primario: Establecer el plazo (años) en el que finaliza o prescribe el valor administrativo o judicial de la serie.
Secundario: Establecer si tiene o no valor para la investigación y si es total o parcial.
TRANSFERENCIA
Establecer el plazo (años) en que la documentación pasará de una a otra fase de archivo.
CONSERVACION /ELIMINACION.
Indicar la opción de conservación o eliminación y los plazos:
Conservación permanente.
Eliminación total a los años
Eliminación parcial de a los años
TIPO DE MUESTREO
Cuando se opte por la eliminación parcial se indicará un tipo de muestreo que se propone:
Cronológico, selectivo, aleatorio
ACCESO
Indicar las condiciones de acceso a los documentos teniendo en cuenta la legislación vigente que le afecta:
Público
Restringido: Total..... Parcial ........ Plazo años ............
ANEXOS
LEGISLACION
Copia de la legislación que afecta a la serie
EXPEDIENT/DOCUMENTO
Copia de un expediente o documento como modelo.
TRAMITACION
Relación del procedimiento administrativo y plazos que afectan a la tramitación del expediente.
OTRAS EVALUACIONES
Aportar las propuestas de evaluación que otras instituciones hayan efectuado sobre esa serie.
INFORME JUSTIFICATIVO
Incluir un informe propuesta con los plazos de transferencia, conservación o eliminación y acceso, justificando en cada caso los criterios utilizados para dicha propuesta.
OBSERVACIONES
Añadir anotaciones aclaratorias
Pamplona, 19 de julio de 2007
El Consejero de Cultura y Turismo-Institución Príncipe de Viana, Juan Ramón Corpas Mauleón.
Código del anuncio: F0711841
