BOLETÍN Nº 95 - 7 de agosto de 2002

I. COMUNIDAD FORAL DE NAVARRA

Disposiciones Generales. Decretos Forales

DECRETO FORAL 137/2002, de 24 de junio, por el que se regula la organización y funcionamiento del Registro General del Gobierno de Navarra.

La Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común reguló en su artículo 38, en la redacción dada por Ley 4/1999, de 13 de enero, la organización y funcionamiento de los Registros administrativos.

Los Registros de los órganos administrativos han sido tradicionalmente una puerta de acceso del ciudadano para la presentación de sus escritos y solicitudes que han de surtir efectos jurídicos ante los poderes públicos y, modernamente, se han constituido también en un importante instrumento de cooperación interadministrativa que, al tiempo que garantizan el derecho ciudadano de presentar escritos, solicitudes, alegaciones y cualquier otra clase de documentación y de solicitar información acerca de los requisitos jurídicos y técnicos exigibles en los procedimientos en que se propone intervenir, se convierten en una forma de auxilio administrativo entre las Administraciones Públicas dada la pluralidad de Registros habilitados, por sí o mediante concertación, su distribución en el territorio y la validez de las actuaciones realizadas ante ellos.

La necesidad de adecuar la organización del Registro General del Gobierno de Navarra a la expansión de la ubicación territorial de sus unidades, órganos y servicios y de adecuar los sistemas de información para que los interesados puedan relacionarse con la Administración de forma segura utilizando técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas, así como contemplar el sistema de relaciones con otros Registros pertenecientes a otras Administraciones Públicas, hace conveniente proceder a una nueva regulación de la organización y funcionamiento de este servicio fundamental.

No obstante, para evitar que el avance de las tecnologías de la información y de las comunicaciones y la incorporación paulatina de las técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas a todos los campos de la Administración deje obsoletas las previsiones iniciales contenidas en este Decreto Foral, se prevé atribuir al Consejero de Presidencia, Justicia e Interior la competencia para incorporar estas técnicas a procedimientos, solicitudes y trámites que en la actualidad se tramitan de modo convencional.

Este Decreto Foral se dicta en ejercicio de la habilitación competencial contenida en el artículo 49.1.e) de la Ley Orgánica de Reintegración y Amejoramiento del Régimen Foral de Navarra, en uso de la facultad de autoorganización prevista en el artículo 11 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, y en aplicación de la Disposición Final Unica de la misma Ley, según redacción dada por la Ley 4/1999, de 13 de enero.

En su virtud, de acuerdo con el Consejo de Navarra, a propuesta del Consejero de Presidencia, Justicia e Interior, y de conformidad con el Acuerdo adoptado en sesión celebrada el día veinticuatro de junio de dos mil dos,

DECRETO:

Artículo 1.º Principios generales.

El derecho de los ciudadanos a la presentación de solicitudes y documentos que han de surtir efectos jurídicos, a obtener copias selladas de los que presenten y a la información y orientación acerca de los requisitos jurídicos y técnicos de las solicitudes que se propongan realizar ante la Administración de la Comunidad Foral de Navarra, así como la recepción de las comunicaciones y certificaciones que deban recibir de la misma, se realizarán a través de las oficinas del Registro General del Gobierno de Navarra, sin perjuicio del derecho a la utilización de las demás formas de presentación establecidas en el artículo 38.4 de la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

Artículo 2.º Organización del Registro General.

1. El Registro General del Gobierno de Navarra se organiza en un sistema de registro único integrado en el que se practicarán los asientos de los escritos y comunicaciones que los ciudadanos dirijan a las unidades, órganos y servicios de la Administración de la Comunidad Foral, así como la salida de escritos y comunicaciones que ésta dirija a los ciudadanos y a otras Administraciones Públicas. En este Registro se practicará también la entrada de aquellos escritos y documentos dirigidos a otras Administraciones Públicas, en los términos previstos en el artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.

2. El Registro General del Gobierno de Navarra depende del Departamento de Presidencia, Justicia e Interior y dispondrá de oficinas de Registro en todos los Departamentos en que se organiza la Administración de la Comunidad Foral, así como en los Organismos Autónomos dependientes de la misma. Estas oficinas de Registro dependerán funcionalmente de la oficina del Registro General del Departamento de Presidencia, Justicia e Interior y estarán orgánicamente integradas en las Secretarías Técnicas de los Departamentos o en los órganos similares de los Organismos Autónomos.

3. Por tener atribuidas funciones con efectos jurídicos frente a terceros, las oficinas del Registro General tendrán carácter de órganos administrativos, debiendo adoptar o integrarse en algunas de las formas previstas en la Ley del Gobierno y de la Administración de la Comunidad Foral para los órganos administrativos.

4. Cuando las necesidades del servicio así lo requieran el Departamento de Presidencia, Justicia e Interior podrá autorizar la apertura de nuevas oficinas de Registro, o cancelar las ya existentes, en las sedes de las Direcciones Generales que no estén ubicadas en el mismo edificio o edificios contiguos del Departamento correspondiente, siempre que quede garantizada la compatibilidad y seguridad informática y la transmisión de los asientos.

5. Podrá asimismo concertarse con las entidades que integran la Administración local de Navarra, mediante los oportunos procedimientos y convenios, la función de registro de entrada de las solicitudes y documentos que se dirijan a la Administración de la Comunidad Foral siempre que quede garantizada la compatibilidad informática en la transmisión de los asientos que se practiquen en los registros de dichas Administraciones.

Artículo 3.º Registros auxiliares.

Con objeto de facilitar a los ciudadanos la presentación de escritos y comunicaciones y la salida de los mismos, los Departamentos del Gobierno de Navarra podrán establecer dentro de su organización Registros auxiliares de la oficina del Registro General y bajo su dependencia, cuando así lo requieran el volumen de asuntos o la naturaleza de los mismos.

La creación de Registros auxiliares garantizará, en todo caso, el orden temporal de recepción y salida de los documentos que sean objeto de anotación, así como su integración informática en el sistema de Registro único.

Artículo 4.º Sistema de Registro Integrado.

El Registro General del Gobierno de Navarra estará integrado mediante una aplicación informática única y garantizará la coordinación, compatibilidad y coherencia del sistema. Es competencia del Departamento de Presidencia, Justicia e Interior la aprobación del sistema informático que dé soporte al Registro General del Gobierno de Navarra. Su utilización será obligatoria en todas las oficinas del Registro General y en los Registros auxiliares establecidos en los Departamentos y Organismos Autónomos.

Artículo 5.º Funciones de las oficinas del Registro General y de los Registros auxiliares.

1. Serán funciones generales de las oficinas del Registro General y de los Registros auxiliares las siguientes:

a) Recibir las solicitudes y documentos que presenten los ciudadanos ante las mismas.

b) Validación de la entrada de dichos documentos y devolución validada de copia de las solicitudes a quien los presente, o en su caso, entrega de un recibo equivalente.

c) Asiento y validación de las comunicaciones y notificaciones que se realicen a los ciudadanos o a otras Administraciones Públicas.

d) Información a los ciudadanos y orientación acerca de los requisitos jurídicos y técnicos que las disposiciones vigentes impongan a los proyectos, actuaciones o solicitudes que se propongan realizar y que corresponda a procedimientos que sean competencia del Departamento en que se encuentre la correspondiente oficina del Registro General.

e) Autenticación de copias de documentos privados y compulsa de documentos públicos.

f) Expedición de notificaciones administrativas.

2. Serán funciones exclusivas de las oficinas de Registro General la acreditación de identidad y registro en relación con los servicios de certificación digital, de acuerdo con los convenios que se suscriban y siempre que cumplan los requisitos que, para tales oficinas, estén legalmente establecidos, con excepción de lo establecido en la Disposición Adicional Tercera, en cuanto a servicios de firma digital en materia tributaria.

Artículo 6.º Funciones de la oficina del Registro General del Departamento de Presidencia, Justicia e Interior.

1. Además de las funciones establecidas con carácter general en el artículo anterior para las oficinas del Registro General y los Registros auxiliares de los Departamentos de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra y de sus Organismos Autónomos, la oficina del Registro General del Departamento de Presidencia, Justicia e Interior deberá:

a) Realizar la coordinación general de las oficinas del Registro General y de los Registros auxiliares de los Departamentos del Gobierno de Navarra y de sus Organismos Autónomos.

b) Mantener y conservar el libro o archivo informático de entradas y salidas, correspondiente a cada año natural, obtenido por agregación de cuantos asuntos se practiquen en las citadas oficinas registrales.

2. El órgano responsable de la oficina del Registro General del Departamento de Presidencia, Justicia e Interior será responsable del fichero informatizado bajo la denominación de Base de Datos del Registro General de Documentos.

Artículo 7.º Funcionamiento.

1. Las oficinas del Registro General y los Registros auxiliares deberán aceptar las solicitudes y documentos que se presenten ante los mismos para su registro.

2. Sin perjuicio de las decisiones sobre admisibilidad o inadmisibilidad y demás requisitos de procedibilidad de las solicitudes y documentos, que corresponderán en todo caso a los órganos competentes para la resolución de los procedimientos de que se trate, las oficinas del Registro General y los Registros auxiliares sólo podrán rechazar el registro de los mismos cuando en ellos no resulte identificado el emisor del documento o el órgano a que van dirigidos si no es atendido el requerimiento de subsanación que se formulará por el encargado de la oficina del Registro en el acto de presentación. La identificación se realizará, además de por los datos nominativos del emisor, por el número de Documento Nacional de Identidad, pasaporte o documento de valor de identificación análogo al de los anteriores.

Artículo 8.º Escritos y documentos susceptibles de registro.

1. Deberán ser objeto de registro de entrada todos los escritos y documentos presentados en las oficinas del Registro General que deban surtir efectos jurídicos en cualquier clase de procedimiento y, en consecuencia, deban ser incorporados al correspondiente expediente.

2. Deberán ser, a su vez, registradas de salida todas las comunicaciones y notificaciones que se practiquen por los órganos, unidades o servicios de la Administración de la Comunidad Foral.

3. No serán objeto de registro de entrada los documentos que acompañen a las solicitudes ni los escritos que puedan calificarse como publicitarios, la correspondencia meramente protocolaria, y, en general, todos aquéllos que no deban surtir efectos jurídicos y no deban incorporarse al expediente de cualquier clase de procedimiento que se tramite.

4. El personal al servicio de la Administración de la Comunidad Foral que reciba por correo u otros medios de mensajería, escritos o documentos que, de conformidad con lo dispuesto a este artículo, deban ser registrados, deberá entregarlo dentro de los dos días siguientes en la oficina del Registro General del Departamento, a los efectos oportunos.

Artículo 9.º Utilización de medios electrónicos, informáticos y telemáticos.

1. La transmisión o recepción de comunicaciones entre órganos o entidades de la Administración de la Comunidad Foral o entre éstos y cualquier persona física o jurídica, podrá realizarse a través de soportes, medios y aplicaciones informáticos, electrónicos y telemáticos, siempre que se cumplan los siguientes requisitos:

a) La garantía de la disponibilidad y acceso en las condiciones que se establezcan.

b) La existencia de compatibilidad entre los utilizados por el emisor y el destinatario que permita técnicamente las comunicaciones entre ambos, incluyendo la utilización de códigos y formatos o diseños de registro establecidos por la Administración de la Comunidad Foral.

c) La existencia de medidas de seguridad tendentes a evitar la interceptación y alteración de las comunicaciones, así como los accesos no autorizados.

2. Las comunicaciones y notificaciones efectuadas en los soportes o a través de los medios y aplicaciones referidos en el apartado anterior serán validas siempre que:

a) Exista constancia de la transmisión y recepción de sus fechas y del contenido íntegro de las comunicaciones.

b) Se identifique fidedignamente al remitente y al destinatario de la comunicación.

c) En los supuestos de comunicaciones y notificaciones dirigidas a particulares, que estos hayan señalado en el soporte, medio o aplicación como preferente para sus comunicaciones con la Administración de la Comunidad Foral en cualquier momento de la iniciación o tramitación del procedimiento o del desarrollo de la actuación administrativa.

3. La fecha de recepción acreditada de las comunicaciones reseñadas en los apartados anteriores será válida a efectos de cómputo de plazos y términos, a cuyos efectos se anotarán en el Registro General correspondiente.

4. Las condiciones generales de utilización de la vía telemática para la presentación de escritos y documentos susceptibles de registro que ampara el presente Decreto Foral serán determinadas mediante Orden Foral del Consejero de Presidencia, Justicia e Interior.

Artículo 10. Horario.

1. Para garantizar el derecho a los ciudadanos a presentar solicitudes y documentos en las oficinas del Registro General del Gobierno de Navarra éstas permanecerán abiertas al público todos los días laborables de 8 a 14'30 horas.

La declaración de un día como hábil o inhábil a efectos del cómputo de plazos no determina por sí solo el acceso de los ciudadanos a las oficinas del Registro del Gobierno de Navarra, de conformidad con el artículo 48.6 de la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

No obstante, el Consejero de Presidencia, Justicia e Interior dispondrá el número y la distribución de oficinas del Registro General que permanecerán abiertas los días que, teniendo el carácter de hábiles a efectos administrativos, tengan la consideración de no laborables.

La presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones por medios telemáticos podrá efectuarse todos los días del año, durante las veinticuatro horas computándose los plazos de los que se reciban en día inhábil a partir del primer día hábil siguiente.

2. Anualmente se publicará en el BOLETIN OFICIAL de Navarra y en alguno de los periódicos de mayor difusión de la Comunidad Foral el horario en que permanecerán abiertas las oficinas del Registro General y la ubicación de las mismas. Igualmente, se mantendrá expuesta la información mencionada para general conocimiento de los ciudadanos en los tablones de anuncios de las unidades y servicios que componen la Administración de la Comunidad Foral.

Artículo 11. Datos de los asientos de entrada y salida.

1. Las solicitudes y documentos que se reciban en las oficinas del Registro General deberán anotarse mediante un asiento que contendrá:

a) El número de orden de entrada del documento, secuenciado anualmente.

b) La fecha y hora de presentación en las oficinas del Registro General o de los Registros auxiliares.

c) La fecha de presentación en el Registro de origen, cuando se hayan presentado en otros Registros de conformidad con el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.

d) Expresión alfanumérica de la oficina del Registro General donde se recibe la solicitud o documento.

e) Expresión alfanumérica de la unidad, órgano o servicio, o Administración pública, en su caso, de destino.

f) Descripción o resumen alfanumérico del tipo de documento de que se trate.

g) Descripción del contenido del escrito o documento.

h) Nombre, razón social, D.N.I., C.I.F. o N.I.F., del solicitante y del presentador, en su caso, cuando se obre por representación.

2. Los asientos de salida contendrán los siguientes datos:

a) Número de orden de salida en secuencia anual.

b) Fecha y hora.

c) Código alfanumérico del órgano, unidad o servicio de salida.

d) Resumen descriptivo del documento.

e) Nombre de la persona, Administración o razón social destinataria, con la identificación del D.N.I., C.I.F. o N.I.F., y domicilio.

Artículo 12. Validación de la entrada de escritos y documentos.

Los escritos y documentos que se registren mediante asientos en los que conste la entrada o salida de los mismos serán validados, mediante impresión en los que figurará la expresión "Gobierno de Navarra"; nombre del Departamento, "R.E."/"R.S.", según sea la validación de entrada o salida; código de la oficina registradora; nombre de la unidad registradora; número del escrito o documento en secuencia anual; fecha y hora.

Artículo 13. Registro de documentos de otras Administraciones Públicas.

1. Las oficinas del Registro General y los Registros auxiliares deben aceptar las solicitudes y documentos que, reuniendo las condiciones generales para su registro, se dirijan a otras Administraciones Públicas de las enumeradas en el artículo 2 de la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

2. Una vez registrados los escritos y documentos a que se refiere el número anterior, serán remitidos de inmediato a la oficina del Registro General del Departamento de Presidencia, Justicia e Interior que, en el plazo de dos días, los enviará a las Administraciones Públicas destinatarias, acompañadas de un oficio de remisión debidamente registrado de salida.

3. Los escritos procedentes de los Registros de otras Administraciones Públicas que tengan por destino los órganos, unidades o servicios de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra, se registrarán de entrada en el momento de su recepción, sin perjuicio del valor a efectos de cumplimiento, interrupción o suspensión de plazos de la fecha de entrada de los Registros de las Administraciones de que procedan, y, posteriormente, serán remitidos de inmediato a los órganos, unidades o servicios de la Administración de la Comunidad Foral de Navarra que tengan por destino. En caso de desconocerse dicho destino, se enviarán a la oficina de Registro General del Departamento de Presidencia, Justicia e Interior.

Artículo 14. Comunicaciones internas entre órganos de la Administración de la Comunidad Foral.

Las comunicaciones y notificaciones que realicen entre sí las diversas unidades, órganos y servicios del Gobierno de Navarra podrán registrarse, tanto en la entrada como en la salida, en registros internos, por procedimientos informáticos, mecánicos o manuales.

DISPOSICIONES ADICIONALES

Primera.-Aplicación de Registro.

En las oficinas del Registro General del Gobierno de Navarra será obligatoria la utilización de la aplicación Registro que se aprueba y se publican sus datos descriptivos como Anexo I, de conformidad con el artículo 45.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.

Segunda.-Medios personales y materiales.

Las oficinas del Registro General del Gobierno de Navarra ubicadas en los diversos Departamentos y Organismos Autónomos serán dotadas con medios personales y materiales procedentes de los mismos.

Tercera.-Registro en procedimientos tributarios.

De acuerdo con lo establecido en la disposición adicional quinta de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, los procedimientos tributarios se regirán por su normativa específica y, supletoriamente, por la Ley 30/1992 y por este Decreto Foral.

Cuarta.-Oficinas del Registro.

A la entrada en vigor de este Decreto Foral tendrán la consideración a todos los efectos de oficinas del Registro General del Gobierno de Navarra las que figuran en el Anexo II a esta disposición.

DISPOSICION DEROGATORIA

Queda derogado el Decreto Foral 218/1994, de 7 de noviembre, y cuantas disposiciones de igual o inferior rango se opongan a lo establecido en este Decreto Foral.

DISPOSICIONES FINALES

Primera.-Se faculta al Consejero de Presidencia, Justicia e Interior para dictar cuantas disposiciones de desarrollo sean precisas para la aplicación de cuanto se prevé en este Decreto Foral.

Segunda.-Este Decreto Foral entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el BOLETIN OFICIAL de Navarra.

Pamplona, veinticuatro de junio de dos mil dos.-El Presidente del Gobierno de Navarra, Miguel Sanz Sesma.-El Consejero de Presidencia, Justicia e Interior, Rafael Gurrea Induráin.

ANEXO I

1. Nombre de la aplicación.

Registro y Seguimiento de Documentos Registro.

2. Descripción resumida de la misma.

El Sistema de Registro y Seguimiento de Documentos tiene como finalidad realizar un seguimiento y control de los documentos de cualquier tipo. Los documentos se identifican en el sistema mediante un número único, asignado de forma automática en el momento de su captura. Este número identificará al documento en todas las operaciones que se realicen con él, sin que sea preciso asignar un nuevo número en las sucesivas operaciones (envío, incorporación del documento a un expediente...). Las diferentes operaciones de envío y recepción que se realicen sobre el documento constituyen su hoja de ruta.

Uno o varios documentos pueden generar la apertura de un expediente. El expediente se abre para realizar una o varias gestiones administrativas, encaminadas a dar respuesta sobre el contenido de cada documento. Los expedientes se identifican en el sistema mediante un número único, asignado de forma automática en el momento de su generación. Este número identificará permanentemente el expediente a lo largo de toda su tramitación.

3. Lenguaje de programación y versión.

a) Código Cliente:

HTML.

JavaScript.

VisualBasicScript.

b) Reglas de negocio:

Visual Basic 6.0 con Service Pack 4 para los componentes de COM+.

c) Acceso a datos:

SQL Server 2.000 para la gestión de los datos.

El fichero con los datos de carácter personal es utilizado únicamente por la aplicación de registro y seguimiento de documentos del Gobierno de Navarra.

El fichero se encuentra inscrito en el Registro General de Protección de Datos con el código de inscripción 2001050026. Este fichero fue creado por Orden Foral 31/2000, de 13 de marzo, del Consejero de Presidencia, Justicia e Interior.

ANEXO II

Oficinas de Registro del Gobierno de Navarra

Registro General (Presidencia). Avenida Carlos III, 2.

Departamento de Economía y Hacienda. Avenida Carlos III, 4.

Oficina Territorial de Tudela. Plaza Sancho VII el Fuerte, 8 (Tudela).

Oficina Territorial de Tafalla. Plaza Teofano Cortés, 10 (Tafalla).

Oficina Territorial de Estella. Plaza de la Coronación, 2 (Estella).

Departamento de Administración Local. Parque Tomás Caballero, 1.

Departamento de Industria y Tecnología, Comercio, Turismo y Trabajo. Parque Tomás Caballero, 1.

Departamento de Educación y Cultura. Cuesta de Santo Domingo, s/n.

Departamento de Obras Públicas, Transportes y Comunicaciones. Avenida San Ignacio, 3.

Departamento de Agricultura, Ganadería y Alimentación. Calle Tudela, 20.

Instituto Navarro de la Mujer. Calle Estella, 7.

Instituto Navarro Deporte y Juventud. Calle Arrieta, 25.

Instituto Navarro de Bienestar Social. Calle González Tablas, s/n.

Departamento de Salud. Calle Amaya, 2 A.

Servicio Navarro de Salud. Calle Irunlarrea, 39.

Servicio Navarro de Empleo. Calle Arcadio María Larraona, 1.

Departamento de Bienestar Social, Deporte y Juventud. Calle Yanguas y Miranda, 27.

Departamento de Ordenación del Territorio, Medio Ambiente y Vivienda. Calle Alhóndiga, 1.

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