Iragarkia

62. ALDIZKARIA - 2026ko martxoaren 27a

2. NAFARROAKO TOKI ADMINISTRAZIOA

2.2. XEDAPEN ETA IRAGARKIAK, HERRIEN ARABERA ANTOLATUAK

BURLATA

Udal artxibo-zerbitzuaren erregelamenduaren behin betiko onespena

Burlatako Udalak, 2025eko azaroaren 27an egin osoko bilkuran, hasierako onespena eman zion Burlatako Udalaren artxibo-zerbitzuaren erregelamenduari. (2026ko 4. Nafarroako Aldizkari Ofizialean argitaratu zen, urtarrilaren 8an).

Jendaurreko aldia iragan denez inork alegaziorik aurkeztu gabe, behin betiko onetsi, eta argitaratzeko agintzen da, behar diren ondorioak izan ditzan; hori dena, uztailaren 2ko 6/1990 Foru Legearen 325.1 artikuluari jarraikiz (Nafarroako Toki Administrazioari buruzko Foru Legea), zeina aldatu baitzen maiatzaren 31ko 15/2002 Foru Legearen bidez.

Burlatan, 2026ko otsailaren 20an.–Alkatea, Berta Arizkun González.

ERREGELAMENDUA

Zioen azalpena

Arau-esparrua eta aurrekariak.

Artxiboei eta Dokumentuei buruzko apirilaren 4ko 12/2007 Foru Legeak honela definitzen du artxiboa: "organismo edo instituzio bat da, dokumentuak eta dokumentu-funtsak antolatu, zaindu, kudeatu, deskribatu, kontserbatu eta zabaltzeko eginkizunak berariaz betetzen dituena, gero kudeaketa administratiborako, informaziorako eta ikerkuntzarako erabiltzeko. Artxiboa da, halaber, dokumentu-funtsa edo funtsen multzoa".

Lege horren 15. artikuluak, dokumentuen biz-zikloa eta faseak egituratzean, honela zehazten du azken fasea, fase ez-aktiboa: "funtsezko administrazio-balioa galduta, dokumentazioa modu iraunkorrean gorde behar denekoa, informaziorako edo ikerketarako erabilgarria delako. Artxibo historikoarekin bat dator".

18. artikuluak, halaber, artxibo historikoen helburua jasotzen du:

"Artxibo historikoetan, erdi-aktibotasunaren fasea agortu ondotik, duten informazioagatik edo ikerkuntzarako duten balioagatik modu iraunkorrean kontserbatzeko modukotzat jotzen diren dokumentuak jaso, kontserbatu eta zabaltzen dira."

Hona hemen haien eginkizunak:

a) Dokumentuak jendearen eskura jartzea.

b) Dokumentuak behar bezala antolatu eta deskribatzen direla bermatzea.

c) Dokumentuen behar bezalako kontserbazioa eta, behar bada, zaharberritzea bermatzea.

d) Dokumentazioa kultura-kudeaketarako eta zabalkunderako tratatzea.

e) Nafarroako dokumentu-ondarearen kontserbazioa sustatzea.

f) Nafarroako dokumentu-ondarearen dokumentazioa gordailupean jasotzea.

g) Dokumentu-ondarea zabaltzeko programak sustatzea.

28. artikuluak adierazten du, halaber: "Nafarroako toki-entitateak Nafarroako artxibo-sistemaren barruan daude, eta, horrenbestez, beren jardunean sortu edo jasotzen dituzten dokumentuak sortu, kudeatu, antolatu, kontserbatu eta zabaltzeko tratamendu egokia bermatzeko ezartzen diren arau eta prozedurak aplikatu behar dituzte".

Foru arau horrek, 29. artikuluan, araubide juridiko espezifiko bat aurreikusten du 15.000 biztanletik gorako udalerrietarako, eta halakoa da Burlata. Udalerri horiek "beren artxibo-sistema izan beharko dute, bertako udal-artxiboak zuzendua, tokian tokiko antolaketa-arauetan xedatzen denaren arabera".

Burlatako udal-artxiboa denboran zehar udaletxe gisa erabilitako zenbait eraikinetan izan da. Halaber, udalaren bulegoetan bulegoko artxiboak eta bitartekoak daude.

2021eko abenduan uholdeak izan ziren udalerrian, eta eragin larria izan zuen behin betiko artxiboko edo artxibo historikoko bi gordailutan gordetzen zen dokumentazioak. Funtsak salbatzeko, berreskuratzeko, identifikatzeko, deskribapenak lotzeko eta berrantolatzeko lanei ekin zitzaien.

Bestalde, azken urteetan ezarri den administrazio elektronikoaren ondorioz, artxibo elektroniko bakarra arautu behar da, baita paperezko artxiboaren digitalizazioaren plangintza ere.

Erregelamendu honek arautzen ditu alderdi horiek, baina kontuan izan behar da martxan dela artxiboen, dokumentu-kudeaketaren eta dokumentu-ondarearen foru lege bat onartzeko prozesu bat eta hartara egokitu beharko duela araudi honek.

Bere funtzioak betetzean sortutako eta jasotako dokumentuak, ekoizpenari, kudeaketari, antolamenduari, kontserbatzeari eta zabaltzeari dagokienez, behar bezala tratatzen direla bermatuko duten arau eta prozedurak aplikatzeko premia eta legezko betebeharra aintzat hartuz, Burlatako Udalak honako hau ebatzi du: lehenik eta behin, 1950 arteko data duten bere jabetzako dokumentuak Nafarroako Artxibo Nagusian gordetzea, bi erakundeen artean dagokion lankidetza-akordioaren bidez ezarritako baldintzetan; eta, bigarrenik, erregelamendu hau onestea.

I. KAPITULUA.–XEDAPEN OROKORRAK

1. artikulua. Erregelamenduaren xedea.

1. Erregelamendu honen xedea Burlatako artxibo-zerbitzuak zerbitzu publiko gisa duen funtzionamendua arautzea da. Eta artxibo-zerbitzuak, berriz, hauxe du helburutzat: erakundearen dokumentu-ondarea kontserbatzea eta zabaltzea, haren kudeaketa administratibo zuzena eta eraginkorra bermatzea eta hura nola administrazioaren beraren hala administratu eta herritarren eskura jartzea.

2. artikulua. Artxibo-zerbitzua.

1. Udal-artxiboaren zerbitzutzat jotzen da toki-entitate baten gobernuak eta administrazioak, dagozkien funtzioak betetzean, sortutako, jasotako eta pilatutako dokumentuak ekoitzi, tratatu, kudeatu, kontserbatu eta hedatzeari lotutako eragiketa eta prestazioen multzoa. Zerbitzu honetan sartzen dira ordezkari politikoen eta Burlatako Udaleko erakunde, enpresa, sozietate eta haren mendeko beste edozein entitateren dokumentuak.

2. Udal-artxiboaren zerbitzuak izaera administratiboa zein kulturala du. Alderdi administratiboan, udal-bulegoetan sortutako espediente eta dokumentuen ekoizpen-prozesuak arautzen ditu, kasuan kasuko izapidetzearen arabera, ebidentzia-helburuekin; erakundearen beraren, interesdunen eta herritarren zerbitzura dago. Alderdi kulturalean, zaintzen du dokumentuak ongi kontserba daitezen eta ikerketa historikoetarako eta hedapenerako eskuragarri egon daitezen.

3. Udal-artxiboaren zerbitzua, lehenik eta behin, Alkatetzaren mende dago, toki-erakundea gobernatzearen eta antolamendu administratiboaren arduradun gisa, eta, funtzionalki, Idazkaritzaren mende.

4. Arau honetan ezarritako jarraibideak betetzeko kualifikazio profesional egokia duten teknikari espezializatu gaituen esku egon behar dute udal-artxiboaren zerbitzuko lan teknikoek.

3. artikulua. Irismena: dokumentu-ondarea.

1. Burlatako Udalaren dokumentu-ondarea honako hauek guztiek sortu, jaso eta kontserbatutako edozein garaitako dokumentuen multzoak osatzen du:

a) Burlatako Udaleko gobernu- eta administrazio-organoek eta berezko nortasun juridikoa izanik ere hari lotuta dauden bestelako erakundeek, hala nola baita, gaur egun, Bizkarmendia enpresa publikoa. Ezaugarri horiekin eratzen ahal den beste edozein ere izaten ahal da.

b) Udalaren zerbitzura dauden pertsona fisikoek, dituzten eginkizunak betetzean.

c) Udaletik kanpoko pertsona fisiko edo juridikoek, horretarako erabakitako tresnen bidez beren dokumentuak espresuki lagatzen edo ematen dituztenean.

2. Burlatako Udalean eta haren mendeko erakundeetan eginkizun politiko edo administratiboak betetzen dituen pertsona oro behartua dago kargua dela-eta jasotako, sortutako eta pilatutako agiriak entregatzera hura uzten duenean, Espainiako Ondare Historikoari buruzko ekainaren 25eko 16/1985 Legearen 54.1 artikuluaren arabera, edozein direla ere dokumentu horien euskarriak eta ezaugarriak.

3. Burlatako Udalari lotutako eta hartatik eratorritako erakunde autonomo, zerbitzu, enpresa eta gainerako edozein pertsona juridikok, desagertzea edo juridikoki desegitea aurreikusten bada eta haren artxiboak ez bazaizkio eskualdatzen edo entregatzen haren eskumen eta funtzioak hartzen dituen organismo berriari, udal-artxiboari entregatu beharko dizkio dokumentu-funtsak, behar bezala antolatu eta zerrendatuak, eta artxiboa izanen da haren tratamenduaren, zaintzaren, eskura jartzearen eta sarbidearen arduraduna, beti dokumentu-funtsaren jatorri-unitatea eta egitura organikoa eta indarreko araudia errespetatzen dituelarik.

II. KAPITULUA.–BURLATAKO UDAL-ARTXIBOAREN SISTEMA

4. artikulua. Izaera.

1. Burlatako Udala eta Nafarroako gainerako toki-entitateak Foru Komunitateko artxibo-sistemaren barruan daude, eta, horrenbestez, beren jardunean sortu edo jasotzen dituzten dokumentuak sortu, kudeatu, antolatu, kontserbatu eta zabaltzeko tratamendu egokia bermatzeko ezartzen diren arau eta prozedurak aplikatu behar dituzte.

2. Betebehar horiek berak dituzte erakunde autonomoek eta haren mendeko enpresa publikoek ere, eta, orobat, partaidetzaren gehiengoa toki entitateena duten partzuergo, fundazio eta bestelako entitateek.

5. artikulua. Egitura.

1. Burlatako Udal Artxiboaren Sistema osatzen dute haren dokumentuen tratamendu integralerako (diseinu eta ekoizpenetik hedapenera) aplikatzen diren arau, zerbitzu, azpiegitura, organo eta toki-erakundeak bideratutako gainerako baliabideen multzoak.

2. Artxibo-sisteman sartzen dira nola dokumentu eta espediente elektronikoetarako artxibo digital seguruaren plataforma hala euskarri fisikoko dokumentu-gordailuak eta dokumentu eta espedienteak, aintzat hartzen dela dokumentuen bizi-zikloa (fase aktiboa, erdiaktiboa eta historikoa).

3. Artxibo digital seguruak biltegi instituzional bakar bat izan behar du, dokumentu elektronikoen fase guztietan kudeaketa egokia eta indarreko arauen aplikazioa bermatuko duena. Gainera, dokumentu elektronikoak denboran mantentzea eta irisgarri izatea ere bermatu behar du.

4. Gaur egun, Artxibo Elektroniko Bakarraz gainera, oraindik paperezko eta beste euskarri fisiko batzuetako dokumentuak sortzen eta jasotzen direla, hiru dokumentu-gordailu mota hauek bereizten ahal dira sisteman: bulegoko artxibo edo gordailuak, bitarteko artxibo edo gordailuak eta behin betiko artxiboa edo historikoa.

5. Bulegoko artxiboetan, fase aktiboan, udalak duen unitate bakoitzak bere jardun espezifikoan sortu eta biltzen duen dokumentazioa gordetzen da. Eginkizun hauek dituzte:

a) Kudeaketa administratiboari laguntzea.

b) Udal-jarduketak eta -jarduerak justifikatzea.

c) Herritarren eta toki-erakundearen eskubide eta eginbeharrak bermatzea, jarduketen gardentasuna eta legezkotasuna frogatuz.

d) Administrazio-prozesu eta -prozedurak sinplifikatu eta arrazionalizatzeko behar diren neurriak ezartzeko bidea erraztea.

e) Dokumentazioa behar bezala sailkatua, antolatua eta instalatua izatea.

f) Kontserbazioa bermatuko duten neurriak aplikatzea.

g) Datuen babesa bermatzea.

h) Babes-unitatean egon behar duen denbora bukaturik, dokumentazioa bitarteko artxibora edo artxibo historikora eramatea, kasuaren arabera, ezartzen den moduan eta epeetan.

i) Modu seguruan ezabatzea informazioa emateko dokumentu lagungarriak eta gordetze-egutegiaren arabera zehazten den dokumentazioa, bitarteko artxiborako edo artxibo historikorako transferentziak egin aurretik.

6. Bitarteko artxibo edo gordailuak dira zenbait administrazio-unitatetako dokumentazioa zaintzeko erabiltzen direnak haien fase aktiboa agortu denean. Eginkizun hauek dituzte:

a) Unitate dokumentu-sortzaileei norberaren dokumentazioa eskuratzeko aukera ematea.

b) Jendeak dokumentuak eskuratzeko eskubidea bermatzea, indarreko legediaren arabera.

c) Datuen babesa bermatzea.

d) Dokumentazioa artxibo historikora bidaltzea ezartzen den moduan eta epeetan.

e) Dokumentuak suntsitzeko ebazpenak aplikatzea, benetan suntsitzen direla bermatuz.

7. Ohiko erabilerakoak ez diren eta izapideak burutu ondotik Udaleko administrazio-arloen gordailuetatik eta udal-administrazioaren mendeko erakundeetatik transferitutako dokumentuak zaintzen ditu artxibo historikoak, baita ezohiko moduan sartutakoak ere. Eginkizun hauek ditu:

a) Dokumentuetarako sarbidea erraztea, nola herritarrei hala administrazioari berari.

b) Dokumentuak behar bezala antolatu, deskribatu eta instalatzen direla bermatzea.

c) Dokumentuen behar bezalako kontserbazioa eta, behar bada, zaharberritzea bermatzea.

d) Dokumentu-ondarearen zabalkundea sustatzea bere eskura dauden baliabide guztiak erabiliz, barnean hartuta kultura- eta hezkuntza-jarduerak antolatzea eta haietan laguntzea.

8. Transferentzia bidez sartutako dokumentuez gainera, artxibo historikoak hartzen ahal ditu Burlatako dokumentu-ondarea aberastu nahi duten beste erakunde, instituzio, pertsona eta familia batzuen funtsak, zeinahi baliabide erabiliz eskuratuak (gordailua, lagapena, salmenta, etab.). Testuinguru horretan, ezohiko gordailu horiek sustatzeko neurriak arbitratu behar dira; bereziki, dokumentu horien kontserbazioa arriskuan denean eta haien kronologia, tipologia edo gaia kontuan hartuz garrantzi berezikoak direnean.

6. artikulua. Eginkizunak.

Honako hauek dira Udal Artxiboko Sistemaren eginkizunak:

a) Administrazio-eraginkortasuna eta informazioaren berreskuratze efikaza sustatzea.

b) Euskarri eta formatu guztietako dokumentuei aplikatzen zaizkien prozedura eta eragiketa teknikoak gainbegiratzea, hura sortzen denetik ezabatu, kontserbatu eta eskura jarri arte.

c) Bere sistemarentzako arauak ezartzea, dokumentazioa egoki ekoitzi, antolatu, sailkatu eta tratatzeko.

d) Nafarroako Gobernuak artxibo eta dokumentuen arloan ezarritako jarraibide eta arauak aplikatzea.

e) Teknika artxibistikoen eta dokumentuen tratamenduaren eta kudeaketaren inguruko prestakuntza-ikastaroak sustatzea udal-langileentzat.

f) Dokumentuak gordetzeko, ezabatzeko eta haien sarbiderako irizpide eta epeak ezartzea, bai Burlatako Udaleko Dokumentu Ebaluazioko Batzordearen irizpenen bidez, bai beste batzorde batzuen akordioetara atxikiz.

g) Transferentziak kudeatzea.

h) Aholku ematea dokumentuen kudeaketari buruzko alderdien inguruan.

i) Dokumentuetara jo eta kontsultatzeko aukera dagoela bermatzea eta sustatzea.

j) Udalaren dokumentu-ondarea baldintza egokietan gordetzea, ongi kontserbatzeko.

k) Dokumentuak kokapen fisiko egokian jartzeko irizpideak ezarri eta sustatzea.

l) Udalerriaren dokumentu-ondarea areagotzea, kontserbatzea eta berreskuratzea sustatzea, egokitzat jotzen diren baliabideak erabiliz funts eta dokumentuak onartuta.

m) Enpresa, elkarte, pertsona fisiko eta dokumentu-funtsen beste titular batzuei funts horien kontserbazioari buruzko aholkularitza orokorra ematea baldin eta funts horiek esanguratsuak badira udalerriaren ikerketa eta historiarako.

n) Udalaren dokumentu-ondarea zabaltzea ekintza propioen bidez eta beste erakunde eta entitate batzuekin lankidetzan arituz.

7. artikulua. Langileak.

a) Teknikariei dagokie artxibo-zerbitzuaren zuzendaritza teknikoa, zientifikoa eta administratiboa; lan horretarako behar den prestakuntza eta kalifikazioa izan beharko dute teknikari horiek. Toki-erakundeko udal-artxiboaren zerbitzuak kanpoko enpresetara jotzen ahalko du, betiere teknikoki fidagarriak direla eta zereginak behar bezala egiteko gaitasunak dituztela ziurtatzen badute.

b) Artxiboen zuzendaritza nagusia Idazkaritzari dagokion fede publikoaren parte da.

c) Teknikariek udaleko gainerako langileen eta gobernu-organoen lankidetza jaso beharko dute erregelamendu honetan jasotako jarraibideak aplikatzeari eta zerbitzuak behar bezala funtzionatzeko adinako baliabide esleitzeari dagokienez.

d) Teknikariek beren eginkizunak, guztiz edo partez, uzten ahalko dituzte beste pertsona batzuen esku puntualki eta aldi baterako, inguruabarrek hala eskatzen dutenean.

e) Artxibo-zerbitzuak lagunduko du Udaleko langileei artxiboen eta dokumentu-kudeaketaren inguruko prestakuntza ematen.

f) Idazkaritzaren ardura duen langileak administrazio-arloen arduradun bat izendatuko du, zeinak arlo horiek artxibo-zerbitzuarekin koordinatzeko funtzioak hartuko baititu bere gain. Ordezkoak ere izendatzen ahalko dira. Prestakuntza egokia izan behar dute biek.

g) Arloen eta udaleko artxibo-zerbitzuaren arteko koordinazioaren ardura duen pertsonak ez badu egiteko horretarako gaitasun egokirik, kanpoko enpresetara jotzen ahalko du toki-erakundeak, betiere gaitasun teknikoak ziurtatzen badituzte.

8. artikulua. Gordailuen kokapena, zuzkidurak eta segurtasuna.

1. Dokumentuak behar bezala kontserbatzen direla, tratamendu artxibistiko egokia egiten zaiela eta sarbidea dutela bermatzeko instalazio eta baliabide tekniko aproposak eduki beharko dituzte dokumentu-gordailuek.

2. Dokumentu-gordailuak kokatu beharko dira funtsen babes, segurtasun eta irisgarritasun egokiak bermatuko dituzten tokietan, haien kokapena eta egitura kontuan hartuz. Horrez gainera, bermatu behar dituzte kudeaketa administratibo egokia eta herritarrentzako eta administrazioarentzako berarentzako arreta egokia. Testuinguru horretan, nabarmendu behar da artxibo historikoa Gaztelekuan jartzea aldi baterako soluzioa dela, dokumentu-gordailu egokiago bat jartzen den arte. Edozein kasutan, beharrezko diren neurriak jarriko dira dokumentu-gordailuen kokapenetik eratorritako arriskuak identifikatu eta haiek minimizatzeko.

3. Funtsak babesteko behar diren instalazio-, ingurumen- eta segurtasun-kondizio zehatzak erraztuko dira. Alderdi horretatik, Burlatako Udalak ahal den neurrian egokituko ditu instalazioak, aurrekontu-baliabideen arabera eta dokumentu-gordailuaren kokapena aldi baterakoa ala behin betikoa den kontuan hartuz.

4. Funtsak behar bezala babestuko direla eta zerbitzu eraginkorra emanen dela bermatzeko adinako altzari eta elementu osagarri egoki izanen dituzte dokumentu-gordailuek.

5. Arrisku-faktore saihetsezin posibleak identifikatuko dira (adibidez, ur-hodiak eta instalazio mekaniko eta elektrikoak izatea tokian bertan edo handik gertu) eta esparru bakoitzeko indarreko legediaren araberakoak direla eta egoera onean daudela ziurtatuko da. Inola ere ez da sartuko saihesteko moduko faktorerik.

6. Baimena duten pertsonetara murriztuko da gordailuetarako sarbidea. Salbuespen gisa kanpoko langileek sartu behar badute, udal-langile baimendunen zuzeneko ikuskaritzapean eginen da.

7. Dokumentu-gordailuak, nola bitartekoak hala behin betikoak, helburu horretarako baino ez dira izanen, eta ez zaie beste erabilerarik emanen.

8. Arreta berezia emanen zaio gordailuak egoera onean eta garbi mantentzeari eta, dagokionean, egin beharreko konponketa-lanak arinduko dira.

9. Gordailu guztiei aplikatuko zaizkie segurtasun-neurriak, haien ezaugarriak kontuan hartuz.

10. Dokumentu-funts guztiak aseguratuta izateko ahalegina eginen da, beste udal-ondasun batzuekin egiten den bezalatsu.

11. Dagokionean, Burlatako Udalak, akordioa adostu ondotik eta dagokion prozeduraren bidez, bere funts guztien edo haietako batzuen zaintza eskuordetzen ahalko die kanpoko enpresei, beste erakunde batzuei (adibidez, Nafarroako Artxibo Nagusia) edo beste entitate publiko batzuei, haien segurtasuna eta sarbidea bermatzen badira.

9. artikulua. Artxibo digital segurua.

1. Artxibo digital segurua dokumentu eta espediente elektronikoak kudeatzeko artxibo elektroniko bakar bat da.

2. Espedienteak modu egokian sartu beharko dira plataforman, ezarritako jarraibide, argibide, arau, prozedura eta azalpen funtzionalei jarraikiz.

3. Administrazio-unitateek udal-administrazioan ezarritako izapidetze-tresnen bidez izapidetuko dituzte beren eskumeneko prozeduren espedienteak, eta, harik eta espedienteak artxibo digital seguruaren plataforma batean transferitu eta irentsi arte, kudeaketa- eta kontserbazio-baldintzak aplikatu eta bete beharko dituzte.

4. Artxibo digital seguruaren plataformak bermatuko du epe luzean mantentzen direla dokumentu eta espediente elektronikoen benetakotasun-, fidagarritasun-, osotasun- eta eskuragarritasun-ezaugarriak.

III. KAPITULUA

LEHEN ATALA.–SARRERAK

10. artikulua. Dokumentuen sarrera.

1. Dokumentuak behin betiko artxiboan sartzeko prozedura arrunta edo berezia izaten ahal da.

2. Sarrera arruntak: transferentziak.

2.1. Transferentziak dira eragiketen multzo bat zeinaren bidez dokumentuak eta haien zaintzatik eratorritako erantzukizunak bulego-artxiboetatik edo bitarteko artxiboetatik behin betiko artxibora igaroarazten baitira.

2.2. Behin betiko artxiboan sartzen diren dokumentuek artxiboko dokumentu baten ezaugarriak izan behar dituzte; hau da, benetakotasuna, fidagarritasuna, osotasuna eta eskuragarritasuna.

2.3. Behin betiko artxibora transferituko dira, soil-soilik, bulegoetan izapide administratiboak azkendu dituzten jatorrizko dokumentazioak eta espediente osoak. Gordetako jatorrizko dokumentuen kopiak eta prozedurako izapideen parte ez diren laneko dokumentu osagarriak aldez aurretik kendu behar dira.

2.4. Transferentzien maiztasuna udal-bulego bakoitzaren beharrizanen araberakoa izanen da, hainbat faktoreren arabera; esaterako, bulegoetan ekoitzitako dokumentazio-kantitatea, bulegoetan eskura dagoen tokia eta udal-artxiboko gordailuaren harrera- eta tratamendu-ahalmena. Oro har, ahal den neurrian, ezarritako transferentzia-egutegiari jarraituko zaio.

2.5. Dokumentazioa instalazio-unitate egokietan transferituko da, hala nola tamaina normalizatuko kutxetan, urte oso eta serieen arabera ordenatuta. Espediente isolatuak salbuespen kasuetan soilik eramanen dira udal-artxibora.

2.6. Espedienteek karpetetan banakatuta egon behar dute, ordenatuta, artxibokoa ez den dokumenturik gabe, ohar itsaskorrik gabe eta elementu kaltegarririk gabe (esaterako, metalezko orri-jostekoak, klipak eta plastikoak).

2.7. Transferentziak jasoa gelditu behar du, halako moldez non behar bezala identifikatu beharko baitira transferitutako dokumentazioa, bidaltzeko ardura duen pertsona edo unitatea eta artxibo-zerbitzuak egoki jaso izana.

2.8. Artxibo-zerbitzuak baztertzen ahalko ditu zehaztutako betekizunak betetzen ez dituzten bidalketa guztiak.

2.9. Ingurune elektronikoan, indarreko legedian ezarritako betekizunekin bat etorriz transferituko dira izapidetze-tresnatik artxibo digital seguruko aplikaziora. Artxibo digital seguruaren plataforman sartutako espedienteek metadatuen bidez deskribatuta egon beharko dute plataforman transferitu eta irentsi aurretik, eta fase aktiboan edo izapidetze-fasean baliozkotu beharko dira, Elkarreragingarritasunaren Eskema Nazionalari eta aplikatu beharreko gainerako araudiari jarraituz.

3. Sarrera bereziak.

3.1. Dohaintza, legatu, erosketa, komodatu, gordailu edo beste legezko formula batzuen bidez eskuratzen diren eta toki-erakundetik kanpoko jatorria duten dokumentu-funts publiko edo pribatuen sarrerak dira ezohiko sarrerak.

3.2. Behar bezala baliozkoturiko dokumentu bidez formalizatuko da funts horien sarrera, eta dokumentu horietan adierazi eta ziurtatu beharko da hura entregatzen duen titularraren borondatea eta Burlatako Udalaren onarpena. Gehitutako funtsari loturik kontserbatuko da dokumentu hori modu iraunkorrean. Ezohiko sarrerak juridikoki formalizatzeko, dokumentazioaren inbentario bat izan behar da: azalekoa izaten ahal da, gerora osatzeko modukoa.

3.3. Sarrera bereziek Udalaren organo eskudunaren erabaki formala beharko dute, toki-entitateen ondasunen arloko indarreko araudiaren arabera.

3.4. Erregelamendu honetan definitutako teknika artxibistikoak aplikatuko zaizkie funts horiei, kasuan kasu, haien ezaugarrietara egokituta, salbu eta formalizatutako dokumentuan kontrakoa zehazten bada.

BIGARREN ATALA.–TRATAMENDU ARTXIBISTIKOA

11. artikulua. Tratamendu artxibistikoa.

1. Tratamendu artxibistikotzat jotzen da dokumentuen bizi-zikloko fase guztietan egiten diren eragiketa fisiko eta intelektualen multzoa, funtsak behar bezala kudeatzea, kontserbatzea eta haietarako sarbidea lortzeko.

2. Tratamendu artxibistiko egokia jasoko dute dokumentu-funtsek, haien kudeaketa, kontserbazioa eta sarbidea errazteko; horretarako, bete beharrekoak dira erregelamendu honetan eta udal honek eta legez Nafarroako Gobernuaren artxiboetan eskumena duen departamentuak onetsitako edozein arauditan jasotako jarraibideak.

12. artikulua. Dokumentu-ekoizpena.

3. Ohar informaletan jasotako informazio garrantzitsua dokumentu gisa sartu behar da jatorrizko espedientean, administrazio-egintzak eta dokumentuak lotura estua baitute; horrenbestez, ezin dira bereizi. Ez dago egintza administratiboaren aukerarik, baldin eta dokumentu batean jasota ez badago, izan paperean edo izan euskarri digitalean.

4. Oro har, hartu eta sortzen diren dokumentuak espediente administratibo baten parte izanen dira, dokumentua euskarri fisikoan zein elektronikoan izan, eta dagokion bulegoak kudeatuko ditu.

5. Espedientea osatzen duten dokumentu guztiak bilduz sortuko dira espedienteak; hau da, administrazio-prozedura baten faseetan sortzen diren dokumentu guztiak bildu behar ditu espedienteak, haren hasieratik, ofizioz edo alde batek eskatuta, hura gauzatzen den arte.

6. Sortu edo hartzen diren unean, dokumentu guztiak behar bezala identifikatu, sailkatu, deskribatu eta dagokien espedientera atxiki behar dira, horrek aukera emanen baitu haiek kontrolatu eta gero berreskuratzeko.

7. Eskuarki, legeak onartzen dituen baliabideen bitartez jasotako dokumentuei idazpena eginen zaie erregistro administratiboan. Mezu elektronikoak eta beste komunikabide batzuk, hala nola faxa, ez dira, ohituraz, erregistratzeko moduko dokumentutzat hartzen, non ez dituen igorpen-modu hau finkatua duen beste administrazio publiko edo entitate batek aurkezten eta Udalak onartzen, administrazio-prozedurari jarraituz.

8. Ez da sortuko espediente desberdinetatik eratorritako dokumentuz osatutako dokumentu-multzo arbitrariorik, ezta "beste zenbait" eta bestelako izen anbiguo eta nahasgarririk duenik ere. Dosier tematikoak edo informatiboak ez dira artxibo-dokumentuak.

13. artikulua. Antolamendua, sailkapena eta deskribapena.

1. Espediente bat osatzen duten dokumentuak dagokien administrazio-prozedurari jarraikiz ordenatu beharko dira barnean; oro har, ordena kronologikoaren araberakoa izaten da.

2. Espediente administratiboak behar bezala indibidualizatuta, identifikatuta eta sailkatuta egon beharko du.

3. Ez da espediente administratiboan sartu edo atxikiko haren parte ez den dokumenturik, hala nola zirriborroak, ereduak, laneko dokumentu osagarriak eta dokumentazioa informatiboa.

4. Kudeaketa-bulegoan artxibatzeko den dokumentazioa eta informazio-balio hutsa duena bereiziko dira, nahiz azken horrek garrantzia izan espedienteak sortzeko prozesuan, tramitean zehar, epe motzean ezabatzekoa baita eta ez baita inoiz behin betiko artxibora edo artxibo digital segurura transferituko.

5. Dokumentuak, sortzen direnetik, artxiborako indarrean dagoen sailkapen-taulan jasotako serie dokumental normalizatuen arabera sailkatuko dira.

6. Espedienteen deskribapenek normalizatuak izan behar dute. Dokumentu eta espedienteak modu unibokoan identifikatuko dira, haiek berreskuratzea eta haietan jasotako informaziorako sarbidea errazteko beharrezko diren datuekin.

7. Dokumentu-unitate sinple edo konposatu gisa eginen da deskribapena.

8. Datu hauek jaso behar dira, gutxienez, espedientean: espediente-zenbakia –halakorik izanez gero–, izenburua edo laburpena, interesduna(k), dagokion dokumental-sailaren sailkapen-kodea, signatura eta oharrak, halakorik izanez gero.

9. Deskribapena era normalizatuan eginen da, bai erabilitako terminoen aukeraketari dagokionez, bai terminoei berei dagokienez. Hiztegi kontrolatu bat erabiliz sartuko dira datuak, bilaketak arinak eta zehatzak izan daitezen. Horretarako, egokitzat joz gero, estilo-eskuliburu bat idatziko da.

10. Dokumentuak deskribatzeko prozesuan, deskribapen-tresnak eta metadatuen eskemak lortuko dira.

14. artikulua. Instalatzea.

1. Funtsak behar bezala instalatuta egonen dira bizi-ziklo osoan; hau da, gordailu guztietan: bulegokoak, bitartekoak eta behin betikoak.

2. Beren ezaugarrien araberako instalazio-unitateek babestuko dituzte dokumentuak.

3. Instalazio-unitateak eskuragarritasun eta kontserbazio egokia bermatuko duen eta era berean edukirako sarbide baimendu gabea saihestuko duen altzari egoki batean instalatuko dira.

4. Saihestuko da informazio babestuko instalazio-unitateak eta baimenik gabeko sarbideak errazten ahal dituztenak kanpoan kontsignatzea.

15. artikulua. Baloratzea eta ezabatzea.

1. Berariaz debekatzen da bereizi gabe ezabatzea ezarritako prozedura arautua igaro ez duten jatorrizko dokumentuak, bai paperezkoak, bai elektronikoak. Dokumentazioa suntsitu, ezkutatu edo galtzeak erantzukizuna ekar dezake.

2. Nafarroako Gobernuko Dokumentu Ebaluazioko Batzordearen berariazko baimenarekin bakarrik ezabatzen ahalko dira jatorrizko dokumentuak, indarreko legediaren arabera eta artxiboetan legezko eskumena duen departamentuak Nafarroako toki-erakundeen dokumentuak ebaluatu eta ezabatzeko ezarritako prozedura eta jarraibideak betez.

3. Informazio-baliorik gabeko kopiak edo bikoiztuak ezabatzen ahal dira; betiere, jatorrizko dokumentua kontserbatzen dela segurtatuz gero.

4. Dokumentuak modu seguruan eta ingurumena errespetatuz ezabatuko dira. Arreta handiagoa jarriko da ezabatu behar diren dokumentuek datu pertsonalak jasotzen dituztenean.

5. Oro har, dokumentu eta espediente elektronikoak ezabatuko badira balorazio- eta sarbide-taulak aplikatuz, ezabatze seguruko teknikak erabiliko dira, informazioa berreskuratzea galarazteko eta konfidentzialtasuna bermatzeko. Paperezko dokumentuak modu kontrolatu, seguru eta ziurtatuan ezabatu beharko dira, informazioaren segurtasuna eta datu pertsonalen babesa bermatzeko.

6. Aldez aurretik ebaluatu ez diren dokumentu-sailak edo irizpenak aldatu behar zaizkiela jotzen den sailak identifikatzeko fitxak lantzen ahalko ditu artxibo-zerbitzuak. Burlatako Udaleko Dokumentu Ebaluazioko Batzordeari aurkeztuko zaizkio fitxa horiek. Onesten badira, toki-erakundeen dokumentuak ebaluatu eta ezabatzeko jarraibideetan ezarritako prozedurari jarraituko zaio.

7. Artxibo-zerbitzuak udal-organoei proposatzen ahalko die, onar dezaten, dokumental-sailen zerrenda bat, segmentu kronologiko eta guzti, haiek ezabatzeko baimena eskatzeko Nafarroako Gobernuko Ebaluazio Batzordeari.

8. Onetsitako erabakien multzoarekin, kontserbazio- eta sarbide-egutegi bat prestatuko da.

9. Ezabatutako dokumentazioaren erregistro eguneratu bat ezarri eta mantenduko du artxibo-zerbitzuak.

16. artikulua. Dokumentuak kontserbatu eta zaharberritzea.

1. Burlatako Udalak ahalegina eginen du dokumentuen kudeaketa egoki bat abiarazteko eta artxiboaren instalazioak egoki mantentzeko, bere funtsak babesten direla bermatze aldera.

2. Testuinguru horretan, dokumentuak kudeatzeko garaian, edozein formatutakoak direla ere, kaltetzen eta hondatzen ez direla bermatzeko neurriak hartuko dira.

3. Arriskuak kudeatzeko plan bat prestatu eta mantenduko du Burlatako Udalak edo zenbait arrisku, hondamendi eta gertaeraren inguruko planetan sartuko du artxiboa, zeinetan neurri puntualak ezarriko baitira.

4. Artxibo-zerbitzuak aholku emanen du funtsetarako arriskutsuak izaten ahal diren alderdien eta, aitzitik, haiek babesteko lagungarriak izaten ahal diren alderdien inguruan.

5. Dokumentuen iraunkortasuna arriskuan jartzen ahal duten kalte edo narriadurak detektatzen direnean, haien osotasun fisiko eta funtzionala ahal den neurrian berreskuratzeko neurriak hartuko ditu Udalak.

6. Ohiz kanpoko neurriak hartzea proposatuko du artxibo-zerbitzuak; adibidez, narriatuta dauden dokumentuak zaharberritzea eta dokumentu zehatz batzuk kanpoan zaintzea.

7. Dagokion esku-hartze motaren eta haren ezaugarrien arabera behar diren kualifikazioa eta eskarmentua ziurtatzen duten langileek bakarrik eginen dituzte zaharberritze-lanak.

8. Dokumentuak digitalizatzeko plan bat lantzen ahalko du artxibo-zerbitzuak, kontserbatutako dokumentuen ezaugarriak eta erabilera aintzat hartuz. Halaber, kontserbazioaren inguruko arrazoiak direla eta, sarbide mugatua izanen duten edo neurri bereziak aplikatuz erabili beharreko dokumentuen zerrenda bat proposatzen ahalko du.

IV. KAPITULUA–DOKUMENTUEN SARBIDEA ETA ZERBITZUA

17. artikulua. Kanpo-kontsultak eta erreprografia.

1. Dokumentu publikoetara sarbidea izateko eskubidea erabiltzea erraztuko du Udalak, interesdunek eta herritarrek eskatzen badute. Legez ezarritako mugen eta dokumentuen izaeratik eta haien kontserbazio-egoeratik eratorritako mugen ondorioz bakarrik ukatzen ahalko da sarbide hori.

2. Debekatuta dago herritarrek baimenik gabe dokumentuak erreproduzitzea, sistema edozein dela ere (argazkiak, bideoak eta digitalizazioak).

3. Dokumentuak, nola fisikoak hala digitalak, udalaren lokaletan kontsultatuko dira, eta, kasu guztietan, dokumentu-gordailuetatik kanpo. Dokumentuak zabaltzeko, kopiatzeko edo zaharberritzeko ekintzetan izan ezik, ez da jatorrizko udal-dokumentaziorik ateratzen ahalko instalazio horietatik. Kontrol zorrotza ezarri beharko da artxiboko gordailuetan sartzeko. Era berean, artxibo digital segururako sarbidea ere babestuko da neurri egokiekin.

4. Jendearentzat irekitzeko toki eta ordutegiak gaitu behar ditu Udalak, herritarrek dokumentaziora sarbidea dutela bermatzeko bestekoak.

5. Udalak behar diren neurriak jarriko ditu erabiltzaileek dokumentuak modu egokian manipulatzen dituztela eta kontsultatutako espedienteak ordenatuak eta kalterik gabe itzultzen dituztela bermatzeko. Eskatutako dokumentazioa eskuratzen dutenek kontu handiz erabili beharko dute hura. Ez dute dokumentuetan idazten ahalko, ezta haiek tolestu, kalkatu, edo ordena aldatu ere.

6. Sarbiderako eskubidea eta indarrean diren legezko murrizketak uztartze aldera, datu pertsonalen anonimizazioa eta bestelako mekanismo batzuk ezartzen ahalko dira.

7. Eskaera guztiak dokumentatuko dira eta egindako kontsultak erregistratu eginen dira. Eskubide hori erabiltzeko, kontsulta idatziz eskatu beharko da eskabide normalizatu bidez eta erregistro orokorrean, eta argi adierazi beharko da kontsultaren helburua. Baztertu eginen dira kontsulta generikoegiak. Ez da baimenduko deskribapen-tresnetan jasotako deskribapenetarako sarbiderik datu babestu edo murriztuak badituzte edo izaten ahal badituzte.

8. Indarreko legedian jasotako murrizketak eta beste inguruabar batzuk (adibidez, kontsultak generikoegiak izatea eta dokumentuen kontserbazio-egoera) direla-eta eskubide hori ukatzeak edo mugatzeak arrazoitua izan behar du eta idatziz jasoko da.

9. Dokumentuen erreprodukzioak egiteko ardura artxibo-zerbitzuak du, eta, hala dagokionean, baimendutako udal-langile administratiboek.

10. Debekatuta dago herritarrek baimenik gabe dokumentuak baliabide pertsonalen bidez erreproduzitzea.

11. Kasu berezietan, baimentzen ahalko da artxibokoak ez diren baliabideen bidezko erreprodukzioa eta dokumentuak udal-bulegoetatik ateratzea ondorio horietarako. Kasu horretan, jasota utzi beharko da zer dokumentu atera diren gordailuetatik, lana burututakoan ongi itzuli direla eta artxiboari kopiak entregatzea.

12. Erreprografiak idatzizko eskaera bidez eskatuko dira. Eskaeran zehaztasunez adierazi beharko da zer dokumenturen kopia eskatzen den. Eskaerak baloratu eginen dira, eta, haien ezaugarrien eta artxibo-zerbitzuaren inguruabarren arabera, baliteke berehala ez egikaritzea. Egoera hauetan mugatzen ahalko dira: dokumentu gehiegi eskatzen direnean; dokumentuak biltzea, prestatzea, tratatzea edo eskuragai jartzea eragozpen larria denean udal-zerbitzuen ohiko funtzionamendurako; eta gehiegizko lan-karga dakarrenean eta modu esanguratsuan eragiten dionean jarduera administratiboaren garapen arruntari.

13. Udalak dokumentuen erreprodukzioak emanen dizkie, ahal denean, eskatzen duten erabiltzaileei, dagokion tasa ordainduta.

14. Jatorrizkoen kontserbazio-egoeraren arabera, mugatzen ahalko da erreprodukzio mekanikoa.

15. Baztertu eginen dira indarreko legediaren arabera sarbide mugatuko informazioa duten dokumentuei buruzko eskaerak.

16. Dokumentuen erreprodukzioak, ahal dela, irudi digitalean entregatuko dira, salbu eta irudi digital hori lortzeko arriskuan jartzen bada jatorrizko dokumentuaren egoera fisikoa edo metodo hori bazterrarazten duten beste baldintzatzaile batzuk badaude.

17. Baldin eta dokumentuak aldez aurretik digitalizatu badira, kontsulta, ahal dela, euskarri horretan eginen da, jatorrizkoak babesteko eta maiz erabiltzeak eta etengabe manipulatzeak ekarritako kalteetatik begiratzeko.

18. Egindako lanen emaitza gisa sortutako materialen kopia bat entregatu beharko da; adibidez, gradu-hondarreko lanak, azterketak, txostenak, monografiak, aldian behingo argitalpenak, artikuluak eta erakusketa-katalogoak. Kopia hori artxiboaren funts bibliografikoaren parte izatera igaroko da.

19. Dokumentuak digitalizatzeko plan bat martxan jartzearen alde eginen du artxibo-zerbitzuak, eta aholku emanen du produkzio-prozesuaren inguruko alderdi teknikoei dagokienez.

18. artikulua. Barneko kontsultak.

1. Barne-kontsultatzat joko dira udal-zerbitzuek beren funtzioak betetzean egindako kontsultak, baita udalaren mendeko erakundeek egindakoak ere.

2. Udaleko administrazio-zerbitzuek Artxiboan gordetako dokumentazioa eskuratzen ahalko dute bi prozeduraren bidez: kontsulta eta mailegua. Bulego bakoitzak sarbide librea izanen du berak transferitutako dokumentuak kontsultatzeko eta sarbide libreko dokumentuetara, betiere kontsulta beharrezkoa bada bere funtzioetarako.

3. Debekatuta dago dokumentuetarako sarbidea, helburua ez denean langilearen jarduera gauzatzeko beharrezko informazioa lortzea, indarreko legedian jasotzen denez.

4. Dokumentuen maileguari dagokionez, hartutako dokumentuaren tokian lekuko normalizatu bat utziko da, behar bezala betea. Kontsulten erregistro bat izanen da.

5. Espedienteko dokumentu solteak eta karpetaren parte diren dokumentu sinpleak ez dira banatzen ahalko maileguan emateko. Izatekotan, espediente edo karpeta osoak atera beharko dira.

6. Mailegatutako dokumentuak itzultzeko epeak ahalik eta laburrena izan behar du. Saihestu eginen da bulegoetan dokumentu mailegatuak pilatzea, ez dadin "artxibo paralelorik" sortu. Gomendatzen da kontsultatutako dokumentua digitalizatzea eta jatorrizkoa berehala itzultzea, behar bezala baimenduriko ezohiko kasuetan izan ezik.

7. Artxibo-zerbitzuak deskribapen-tresnak erabiltzeari buruzko prestakuntza emanen die administrazio-langileei. Halaber, dokumentuen erabilerari eta maneiuari lotutako jardunbide egokiak ezartzearen alde eginen du.

8. Artxiboko dokumentazioa ez da udal-instalazioetatik ateratzen ahalko, honako kasu hauetan izan ezik:

–Justizia-auzitegiek hala eskatzen dutenean. Justizia-auzitegietara edo erakunde publiko batera bidalitako jatorrizko dokumentu guztien fotokopia edo kopia baimendua utziko da Artxiboan, Toki Entitateen Antolaketaren, Funtzionamenduaren eta Araubide Juridikoaren gaineko Erregelamenduaren 171.2 artikuluan xedatutakoaren arabera.

–Erreproduzitzeko, ezohiko kasuetan.

–Azaleztatzeko, dokumentuaren formatuak hala behar badu.

–Zaharberritzeko.

–Erakusketak eta bestelako prestakuntza-, hezkuntza- eta zabalkunde-ekintza batzuk egiteko. Kasu horietan, erreprodukzioak erabiliko dira ahal izanez gero.

–Beste udal-instalazio batzuetara eramateko, udal-langileek kontsultatu ditzaten.

9. Dokumentuek udal-instalazioetatik atera behar badute, behar diren neurriak hartuko dira dokumentuen segurtasuna eta kontserbazio egokia bermatzeko, bai eta dokumentuak itzul ditzaten ere.

10. Informaziora jotzen duten pertsonei ohartarazi eta gogoraraziko zaie konfidentzialtasun-betebeharra dutela eta debekatuta dagoela dokumentazioa zabaltzea.

19. artikulua. Gordailuetarako sarbidea.

1. Oro har, artxibo-zerbitzuko langileei bakarrik emanen zaie gordailuetara sartzeko aukera, eta, dagokionean, aldez aurretik baimendutako udal-langileei; sarreraren berri jaso beharko da. Erabateko salbuespen gisa, gordailuetara sartzen uzten ahalko zaie erabiltzaileei, langile baimenduekin batera betiere. Halaber, erakundekoak ez diren pertsonek, gordailuetan sartzeko eta han egoteko –adibidez, mantentze-lanak egiteko edo altzariak instalatzeko–, udal-langile baimendunek ikuskatuta egon beharko dute.

V. KAPITULUA.–KULTURA-ZABALKUNDEA

20. artikulua. Kultura-zabalkundea eta -balorizazioa.

1. Kultura-zabalkundeko eta hezkuntzako jarduerak bultzatzen ahalko ditu Udalak, bai bere ekimenez, bai beste erakunde publiko eta pribatu batzuekin lankidetzan.

IV. KAPITULUA.–ZEHAPEN-ARAUBIDEA

21. artikulua. Arau-hausteak eta zehapenak.

1. Arau-hausteen eta zehapenen araubideari dagokionez, artxibo eta dokumentuen arloetan indarrean den legedian ezarritakoa aplikatuko da.

Xedapen gehigarria.–Zuzenbide osagarria.

Erregelamendu honetan zehazten ez diren alderdietan, hauek bete beharko dira: 12/2007 Foru Legea, apirilaren 4koa, Nafarroako Artxiboei eta Dokumentuei buruzkoa; 6/1990 Foru Legea, uztailaren 2koa, Nafarroako Toki Administrazioari buruzkoa; 7/1985 Legea, apirilaren 2koa, Toki-araubidearen Oinarriak arautzen dituena; 781/1986 Legegintzako Errege Dekretua, apirilaren 18koa, toki-araubideko gaietan indarrean dauden legezko xedapenen testu bategina onesten duena; 2568/1986 Errege Dekretua, azaroaren 28koa, Toki Erakundeen Antolamendu, Funtzionamendu eta Araubide Juridikoaren Erregelamendua onesten duena; 16/1985 Legea, ekainaren 25ekoa, Espainiako Ondare Historikoarena; 39/2015 Legea, urriaren 1ekoa, Administrazio Publikoen Administrazio Prozedura Erkideari buruzkoa; 5/2018 Foru Legea, maiatzaren 17koa, Gardentasunari, informazio publikoa eskuratzeari eta gobernu onari buruzkoa; aplikatu beharreko gainerako lege eta arauak.

Xedapen iragankorra.–Jarduketa hauek eginen dira 2026an:

–Artxiboko dokumentuen digitalizazioak 2026ko abenduaren 31ren aurretik hasi beharko du.

–13.9 artikuluan adierazitako estilo-eskuliburua prestatzea.

–Dokumentuen kudeaketarako eta artxiborako barne-jarraibideak prestatzea.

Azken xedapena.–Indarrean jartzea.

Erregelamendu honek Nafarroako Aldizkari Ofizialean osorik argitaratu eta biharamunean hartuko du indarra.

Iragarkiaren kodea: L2602825