137. ALDIZKARIA - 2016ko uztailaren 15a

1. NAFARROAKO FORU KOMUNITATEA

1.1. XEDAPEN OROKORRAK

1.1.3. Foru Aginduak

50/2016 FORU AGINDUA, ekainaren 10ekoa, Kultura, Kirol eta Gazteriako kontseilariak emana, 15.000 biztanletik beherako Nafarroako toki entitateen artxiboak antolatu eta kudeatzeko jarraibideak onesten dituena.

Artxiboei eta Dokumentuei buruzko apirilaren 4ko 12/2007 Foru Legeak 28. artikuluan ezartzen du, Nafarroako Artxibo Sistemaren parte izateagatik, toki entitateak behartuta daudela tratamendu egokia bermatuko duten arau eta prozedurak aplikatzera, beren jardunean sortu edo jasotzen dituzten dokumentuak ekoitzi, kudeatu, antolatu, kontserbatu eta zabaltzeari dagokionez. Betebehar hori zuzenekoa da 15.000 biztanletik gorako udalerrientzat, hau da, foru legearen arabera, beren udal artxiboaren zerbitzua eurak antolatzeko gauza direnentzat, eta horregatik ematen zaie antolaketa arloko berariazko eginkizun eta ezaugarri multzo bat (29. artikulua); aldiz, laguntza handiagoa emanen die artxibo arloan eskuduna den departamentuak biztanle gutxiagoko toki entitateei (30. artikulua).

Bidezko da, beraz, Kultura, Kirol eta Gazteria Departamentuak, artxibo arloan eskumena duenez, jarraibideak ematea, 15.000 biztanletik beherako toki entitateek kontuan hartu beharreko arau eta prozedurak ezartzearren, dokumentuak sortu, kudeatu, antolatu, kontserbatu eta zabaltzeari buruz duten erantzukizunari dagokionez. Horregatik, Nafarroako Artxibozainen Elkarteak aurretik bultzatutako lanak hartu dira abiapuntutzat, eta Iruñeko eta Tuterako udal artxiboen arduradunek eta beren jarduera sektore horretan garatzen duten enpresek hartu dute parte definizioan.

Bestetik, 15.000 biztalentik gorako Nafarroako toki entitateek behar dituzten esparru-erreferentziak aurkituko dituzte jarraibide hauetan, beren arau eta prozedurak ezartzeko, aipatu foru legeak ezartzen duen betebeharraren arabera.

Duten xedea ikusita, jarraibideak toki entitateen ohiko beharretara egokitzen dira eta ahalik eta gehien zehazten dituzte irizpideak eta gomendioak, errazagoa izan dadin haien aplikazio praktikoa.

Jarraibide hauei buruzko aginduzko txostena egin du Nafarroako Kulturaren Kontseiluko Artxiboen eta Dokumentu Ondarearen Batzordeak, 2016ko maiatzaren 31ko bilkuran, Artxiboei eta Dokumentuei buruzko apirilaren 4ko 12/2007 Foru Legearen 9. artikuluan ezarritakoari jarraikiz, hartan zehazten baitira Kontseiluaren eginkizunak.

Artxiboei eta Dokumentuei buruzko apirilaren 4ko 12/2007 Foru Legeak ematen dizkidan eskumenak erabiliz,

AGINDU DUT:

1. 15.000 biztanletik beherako Nafarroako toki entitateen artxiboak antolatu eta kudeatzeko jarraibideak onestea; eranskin gisa txertatu da horien testua.

2. Foru agindu hau Vianako Printzea Erakundea – Kultura Zuzendaritza Nagusira, Artxiboen eta Dokumentu Ondarearen Zerbitzura eta Idazkaritza Tekniko Nagusira igortzea.

3. Foru agindu hau Nafarroako Aldizkari Ofizialean argitaratzea.

4. Foru agindu honen aurka, gora jotzeko errekurtsoa, Nafarroako Gobernuari zuzendua, aurkezten ahal da, hura argitaratu eta biharamunetik hilabeteko epean.

Foru agindu honen aurka, administrazio publikoek zilegi dute administrazioarekiko auzi-errekurtsoa jartzea, Nafarroako Justizia Auzitegi Nagusiko Administrazioarekiko Auzien Salari zuzendua, argitaratu eta bi hilabeteko epean. Horrek ez du galarazten aldez aurreko errekerimendua egin ahal izatea, Administrazioarekiko Auzien Jurisdikzioa arautzen duen uztailaren 13ko 29/1998 Legearen 44. artikuluan ezarritako moduan eta epean.

Iruñean, 2016ko ekainaren 10ean.–Kultura, Kirol eta Gazteriako kontseilaria, Ana Herrera Isasi.

15.000 BIZTANLETIK BEHERAKO NAFARROAKO TOKI ENTITATEEN ARTXIBOAK ANTOLATU ETA KUDEATZEKO JARRAIBIDEAK

Nafarroako toki entitateen artxiboen antolaketa eta kudeaketa eraginkorra bideratzea dute xede jarraibide hauek, bai eta Nafarroako dokumentu ondarearen epe luzeko kontserbazioa segurtatzea ere.

Jarraibide hauen abiaburua da dokumentuak bulegoan sortzen diren unean hasten dela artxiboak kudeatzeko sistema eraginkorra, espedienteen tramitazioan zehar sendotzen dela eta dokumentuak Udal Artxiboan kontserbatu eta herritarren eskura jartzen direnean bukatzen dela. Hori lortzeko, oinarrizko printzipio eta beharkizun batzuk aplikatu behar dira, dokumentuen kudeaketaren eta artxiboaren funtsezko zenbait kontutan eragina dutenak: dokumentuak sortzea, espedienteak bulegoetan antolatu, deskribatu eta kontserbatzea, artxiboko dokumentuak eta laguntza informatibokoak bereiztea, dokumentuak udalerrian garatzen diren eginkizunen arabera sailkatzea, dokumentuak deskribatu eta kontrolatzea, dokumentuak Udal Artxibora igortzea, epe luzerako baliorik gabeko dokumentu zaharkituak ezabatzea, dokumentuak nola eskuratu kudeatzea, Udal Artxiborako instalazioak hornitzea eta administrazio elektronikoak dokumentuetan duen eragina.

Jarraibideek kontuan hartzen dute dokumentuak espedienteetan metatzea; horiek, bestetik, serietan antolatzen dira udal administrazioak, bereak dituen eskumenak erabiliz eta administrazio prozeduran oinarrituta, darabiltzan gaien tipologiaren arabera.

Artxiboen eta Dokumentu Ondarearen Zerbitzuak edozein zalantza edo iruzkin argituko du jarraibide hauen interpretazioari buruz.

1.–Dokumentuak sortzea.

Oro har, toki entitatearen administrazio jardueran hartu edo sortzen diren dokumentuak espediente administratibo baten parte izanen dira, dokumentua paperean zein euskarri elektronikoan izan, eta dagokien bulegoak kudeatuko ditu jarraibide hauen arabera.

Sortu edo hartzen diren unean, dokumentu guztiak behar bezala sailkatu eta deskribatu behar dira identifikazio datuekin, horrek aukera emanen baitu haiek kontrolatu eta gero berreskuratzeko. Dokumentuak, sortzen direnetik, sailkapen taulan (jarraibide hauen 5. atala) jasotako serie dokumental normalizatuen arabera sailkatuko dira.

Eskuarki, legeak onartzen dituen baliabideen bitartez jasotako dokumentuei idazpena eginen zaie toki entitateko erregistro administratiboan. Posta elektronikoak eta beste komunikabide batzuk, hala nola, faxa, ez dira, ohituraz, erregistratzeko moduko dokumentutzat hartzen, non ez dituen igorpen modu hau finkatua duen beste administrazio publiko edo entitate batek aurkezten eta toki entitate hartzaileak onartzen, administrazio prozedurari jarraituz.

2.–Espedienteen antolaketa, deskribapena eta kontserbazioa.

Herri Administrazioen Araubide Juridikoari eta Administrazio Prozedura Erkideari buruzko 30/1992 Legearen 55. artikuluak aditzera ematen duenez, Administrazio Prozedurari buruzko 39/2015 Legearen 36. artikuluan islatzen baita, egintza administratibo bakoitzak dokumentu bat "sortzen" du. Modu berean, ez dago egintza administratiborik dokumentu batean jasota ez badago, paperean edo euskarri digitalean izan. Horren ondorioz, egintza administratiboa eta dokumentua estu lotuta daude, eta ezin dira banatu.

Toki entitateen antolaketaren, funtzionamenduaren eta barne araubidearen erregelamenduak (164. artikulua, 1. lerroaldea) honela definitzen du espedientea: ebazpen administratiboaren aurrekari eta oinarri den dokumentu eta jarduketa multzoa, bai eta hura gauzatzera bideratzen diren eginbideak ere". Aurrerago, honako hau eransten du: "osatu behar dituzten (...) behar adina dokumentu erantsiz osatuko dira". Aurrekoarekin bat, administrazio prozedura baten faseetan sortzen diren dokumentu guztiak bildu behar ditu espedienteak, haren hasieratik, ofizioz edo alde batek eskatuta, hura gauzatzen den arte. Espedienteak, hortaz, administrazio prozedura osoa eratzen duen dokumentu multzoa dira.

Espedientea osatzen duten dokumentuek haien produkzioaren ordenan berean antolatu beharko dira -kronologiari jarraituz- eta bakoitzari zenbaki korrelatibo bat emanda, espedienteak foliotan ager daitezen; hasierako dokumentuari 1. zenbakia esleituko zaio, zaharrenari normalean, eta espedientea amaitzen duenari azken zenbakia, hartu-agiria izan baitaiteke. Espediente bakoitzaren hasieran hura osatzen duten dokumentuen indizea agertuko da.

Espedientea karpeta batean edo gehiagotan gordeko da, zein tamainatakoa den. Espedientea irekitzen den unetik beretik, tramitatzaileak informazio hau jasoko du kanpoko azalean: hura sortu duen bulegoaren izena (toki entitatean bulego tramitatzaile bat baino gehiago badaude), espedientearen erreferentzia zenbakia, espedientearen hasierako eguna, gaiaren laburpena, interesdunaren izena, edo interesdunena, eta seriearen identifikazioa bere sailkapen kodearekin. Datu-base batean jasoko dira espedienteko datuak, sortzen diren espedienteak kontrolatzeko eta haiek lokalizatzeko erreferentzia izan dadin.

Espediente batek tramitazioa bukatua duenean, itxiera-data eta zenbat dokumentuk osatzen duten gehituko zaizkio kanpoko azalari, eta, behar bezala ordenatuta, bulegoko toki jakin batean kokatuko da edo arduradunak zuzenean kontrolatzen duen beste toki batean, Udal Artxibora noiz igorriko zain. Zail da transferentzia epe bat ezartzea; izan ere, hein handi batean, bulegoan erabilgarri dauden espazioen edukierari dago lotua, bai eta espedienteen erabilera maiztasunari ere. Dena dela, ohiko praktikaren arabera, hobe da espedienteak itxi eta bi urte inguru igarota espedienteak eramatea.

Mezu elektronikoak espedientearen parte izanen dira baldin eta egintza administratibo bat jasotzen badute eta administrazio prozedura edo tramitazio jakin baten parte badira.

Ez dira multzoak eginen espediente desberdinetako dokumentuekin, eta izen nahasgarriko edo "askotarikoak" deitutako multzoak saihestuko dira.

Bulegoetan gai baten inguruko dosierra edo espediente tematiko bat gerta daiteke, legez araututa dagoen administrazio prozedura baten ondorio izan gabe. Dosier horrek gai bati buruzko dokumentu guztiak biltzen ditu eta irizpide subjektiboen arabera sortzen da. Administrazio prozedura jakin bati buruzko dokumentuek ez dute inoiz gaien dosierrik osatuko.

Bulego guztiek espazio bat behar dute artxiboa giltzapean gordetzeko. Bertan, bereizita egonen dira tramitean diren dokumentuak eta, behin bukaturik, Udal Artxibora aldatzeko prest dauden espedienteak.

Espediente bat kontsultatu behar izanez gero, ez da inoiz bertatik dokumentu solterik aterako, beti osorik egon dadin. Espediente baten osotasunean edozein gorabehera izanez gero, eginbidea beharko du, eta hari gehituko zaio.

Dokumentuen zati handi bat isilpekoa denez, ahal dela, tramitatze fasean dauden dokumentuak edo espedienteak ez dira erabiltzaileek edo baimendu gabeko beste udal langile batzuek eskura dezaketen tokietan utziko. Ona da armairu edo kaxoi itxiak izatea, erabiltzen ari den dokumentazioa gordetzeko.

3.–Artxiboko dokumentuak eta laguntza informatiboko dokumentuak.

Kudeaketa bulegoan artxibatzeko den dokumentazioa eta informazio balio hutsa duena bereiziko dira, nahiz azken horrek garrantzia izan dokumentuak sortzeko prozesuan, tramitean zehar, epe motzean ezabatzekoa baita. Hauexek dira dokumentu batzuk eta besteak bereizteko irizpideak:

–Artxiboko dokumentuak jatorrizkoak dira, eta toki entitateak bere eginkizunak betetzean sortzen dituen jarduerak jasotzen dituzte. Ez dira desegin behar, horregatik Udal Artxiboan gordeko dira.

–Laguntza informatiboko dokumentuak gai jakin baten inguruko informazioa lortzeko biltzen dira erabakiak hartzeko prozesuan, kudeaketaren lagungarri. Ez dira jatorrizkoak (fotokopiak, buletinak, aldizkariak, eskuorriak, eta abar). Behin beren egitekoa bukaturik, desegin egin behar dira; horregatik, ez dira Udal Artxibora aldatu behar.

–Ona da espedientearen tramitazioa eta osaera bukatzean, plastikoak, behin betiko dokumentua sortu aurreko zirriborroak, laguntza informatiboko dokumentazioa, ohar-txartelak, klipak edo gomak ezabatzea.

–Inportantea da ohar ez-formaletako informazio garrantzitsua dokumentu gisa eranstea jatorrizko espedienteari, ez dadin horrela ohar-txarteletan edo paper puskatan agertu.

4.–Zenbait serie dokumental adierazgarri antolatzeko oharrak.

A. Gutunak eta beste dokumentu sinple batzuk antolatzea.

Sarrerako dokumentazioan, "gutun orokorrak" deitzen ahal zaie toki entitatearen jarduera edo ebazpenik sortzen ez duten partikularren edo beste administrazio batzuen idatziei, eta horregatik ez dira prozedura baten arabera araututako administrazio espediente batean sartzen.

Irteerako dokumentazioan, gutunek are garrantzi txikiagoa dute; eskuarki, protokoloaren eremukoa baino ez da.

Oro har, udal eskumenen garapenean hartu eta igortzen diren gutunei idazpena egin behar zaie erregistroan.

Gutuneriako dokumentuak bulegoan artxibatuko dira, Nafarroako toki entitateentzat normalizatuta dagoen sailkapen taularen arabera, eta urteko zati edo puskatan antolatuko, noizean behin udal artxibora igor daitezen.

Gutunekin batera badaude beste serie dokumental batzuk, dokumentu sinpleez osatuak, hala nola, nominak, Gizarte Segurantzarekiko kotizazioak edo erregistro liburuak, urteko zati edo puskatan ere artxibatuko direnak.

B. Udal bilkuretako espedienteak antolatzea.

Toki entitateetako gobernu organo kolegiatuek sortzen dituzten dokumentuak saioko espedienteen arabera antolatuko dira, eta hurrengo dokumentazioaz bakarrik osatuko dira:

–Deialdia eta haren hartu-agiriak, barne izanik onesteko zain dagoen aurreko saioko aktaren zirriborroa eta eguneko gai zerrenda.

–Aktaren minuta.

–Aurkeztutako mozioak edo proposamenak, halakorik bada.

–Erabakiak argitaratzeko ediktua.

–Akta Nafarroako Gobernura eta Gobernu Ordezkaritzara igortzea, kontrolerako.

Bilkuran jorratzen diren gaiei buruzko espediente edo dokumentuak saioko espedientetik kendu beharko dira, eta zein bere jatorriko seriean sartu.

C. Ebazpenak.

Organo eskudunak ematen dituen ebazpenek zenbakia eraman beharko dute eta zein bere espedientean sartu beharko da, sailkapen taularen arabera sailka daitezen.

Erregistro bat aparte sortuko da ebazpenentzat; bigarren jatorrizkoa izaten ahal da, ebazpen liburu gisa.

5.–Dokumentuen sailkapena.

Oro har, toki entitateak hartu eta jaulkitzen dituen dokumentu guztiak sailkapen taula baten arabera antolatu behar dira, hartan biltzen baitira udalak bere eginkizunak betetzean garatzen dituen jarduera guztiak. Nafarroako toki entitateen eta beste administrazio batzuen arteko operagarritasuna errazteko, sailkapen taula normalizatu bat bakarra dago, Nafarroako toki entitate guztietan aplika dadin. Artxiboen eta Dokumentu Ondarearen Zerbitzuak Interneten duen helbidean eguneratuta egonen da "Nafarroako toki entitateen dokumentuak sailkatzeko taula", eta horren egituran toki entitateen eginkizun nagusiak zehaztuko dira: Gobernua, Administrazioa, Zerbitzuak eta Ogasuna.

Garrantzitsua da sailkapenaren aplikazioa bulegoko artxiboetan egitea, jarraibide hauetan ezarritako irizpideen arabera.

6.–Dokumentuen deskripzioa eta kontrola.

Bulegoek beren jarduketa administratiboa garatzean sortutako dokumentu eta espedienteak kontrolatu behar dituzte. Kontrol hori, lehen unean, udal erregistro beraren bidez lortzen da, bai eta espediente eta dokumentu sinpleak kontrolatzen laguntzen duten datu-baseak sortuta ere.

Dokumentuak jaso eta sortzen direnetik, espedientea ireki, tramitatu eta itxi arte behar bezala kontrolatzeko helburuz, datu-base bat eratuko da informazio honekin:

1. Bulego sortzailea. Garrantzitsua da udalerri handien kasuan, non gai jakin batzuetan espezializatutako bulegoak dauden: hirigintza, katastroa, gizarte zerbitzuak, eta abar.

2. Espediente zenbakia.

3. Muturreko datak. Espedientearen hasierako data eta bukaerakoa sartzen dira.

4. Espedientearen izenburua edo laburpena. Argia eta zehatza izan behar du, espedientearen funtsezko datu guztiak jasotzen dituela.

5. Interesduna edo interesdunak. Pertsona fisikoen kasuan, hauxe da forma baimendua: lehen deitura, bigarren deitura, izena. Pertsona juridikoen edo erakundeen kasuan, haien izen ofiziala edo formala da baimendutako forma.

6. Espedientea osatzen duten dokumentuen kopurua.

7. Serie dokumentala sailkatzeko kodea. Sailkapen taula normalizatuaren arabera zehazten da.

8. Hitz gakoak edo gaiak. Terminoen hiztegi kontrolatu batetik abiatuta identifikatuko dira, eta aukera eman behar dute dokumentuak eta espedienteak azkar eta modu konbinatuan bilatzeko.

9. Deskriptore geografikoa. Kokalekua zalantzarik gabe identifikatuko da udaleko kale-izendegitik eta toponimoen inbentariotik abiatuta.

10. Kaxako instalazioaren identifikatzailea edo signatura. Espedientea berreskurateko aukera emanen du, bai tramitazioan bai hura bukatutakoan, eta Udal Artxibora igorritakoan eguneratuko da.

11. Oharrak. Aurreko eremuetan jaso gabeko beste informazio garrantzitsu bat bilduko da.

Ezin hobeak izan daitezke dokumentuak bilatzeko aukerak, erakunde, pertsona, toki eta gaikako deskriptoreei buruzko izen eta termino normalizatuen zerrenden bidez.

Betiere, segurtasun neurriak ezarri behar dira, datu-baseetako sarbide baimen gabea galarazteko.

Arreta bereziaz jokatu behar da kanpoko kontsultekin, udaleko idazkariak baimenduta bakarrik egin behar baitira. Orobat, dokumentuen antolaketa jarraibide honen arabera mantentzea bermatu beharko da.

7.–Dokumentuak Udal Artxibora igortzea.

Dokumentuen bizi-zikloaren arabera, Artxibo eta Dokumentuei buruzko 12/1997 Foru Legearen 15. artikuluan jasotzen den moduan, dokumentuen bizi-zikloak hiru etapa ditu:

a) Lehen fasea, aktiboa deitua, non dokumentazioa tramitazio aldian dagoen edo bulego sortzaileak maiz erabiltzen duen; kudeaketa edo bulegoko artxiboari dagokio.

b) Bigarren fasea, erdiaktiboa deitua, non bulego sortzaileak ez duen dokumentazioa maiz erabiltzen, baina indarraldi administratiboari eusten dion; tarteko artxibatzeari dagokio.

c) Azkenik, hirugarren fasea, ez-aktiboa, non informaziorako baliagarritzat jotzen den dokumentazioa modu iraunkorrean kontserbatzen den. Artxibatze historikoari dagokio.

Ondorio praktikoetarako, 15.000 biztanletik beherako toki entitateek fase bakar batean biltzen ahalko lituzkete bizi-zikloaren bigarren eta hirugarren faseak, eta bi etapatan bakarrik utzi: dokumentuak bulegoetan egoteko fase bat, bi urtekoa oro har, espedientea bukatzen den egunetik, eta dokumentuak Udal Artxiboan kontserbatzeko bigarren fasea, zeinetan dokumentazioaren tratamendua eta agian ezabaketa burutuko diren; betiere, Nafarroako toki entitateek dokumentuak ebaluatu eta ezabatzeko ezarritako irizpideei jarraituz.

Dokumentuak bulegoko artxibotik Udal Artxibora eramateko, udaleko idazkariaren erantzukizunpean kontrolatu eta dokumentatu behar da. Enplegatu publiko bat izendatuz gero Udal Artxiboaren zainketaz arduratzeko, urteko transferentziarako inprimaki bat egonen da, inbentario gisa, igortzen diren espediente eta dokumentu sinpleei buruzko erreferentzia egokiak adierazteko; hura idazkariak balidatu beharko du. Inprimaki horrek honako informazio hau eduki beharko du gutxienez: zein diren bulego igorlea eta haren arduraduna, zein den kasua, transferentzia eguna, espediente edo dokumentu sinpleen deskripzio laburra, dokumentu sailkapenaren kodea, transferitzen diren kaxen kopurua eta signatura edo kokapena Udal Artxiboaren barrenean.

Erreferentziako informazioa jasotzen duen datu-base batek ordezten ahalko du transferentziaren inprimakia.

8.–Dokumentuak ezabatzea.

Artxiboei eta Dokumentuei buruzko 12/2007 Foru Legeak espres debekatzen du jatorrizko dokumentu ofizialak ezabatzea aldez aurretik baloratu gabe, Nafarroako dokumentu ondaretzat hartzen baititu, Kultur Ondareari buruzko 14/2005 Foru Legeak zehazten duen moduan.

Nafarroako toki entitateek dokumentuak ebaluatu eta ezabatzeko dituzten jarraibideen arabera, eta ez bestela, ezabatzen ahalko dira dokumentuak.

Informazio baliorik gabeko kopiak edo bikoiztuak ezabatzen ahal dira; betiere, jatorrizko dokumentua kontserbatzen dela segurtatuz gero.

Dokumentuak modu seguruan eta ingurumena errespetatuz ezabatuko dira. Arreta handiagoa jarriko da ezabatu behar diren dokumentuek datu pertsonalak jasotzen dituztenean.

9.–Dokumentuak eskuratzeko kudeaketa.

Dokumentuak zabaltzeko edo zaharberritzeko ekintzetan izan ezik, ezin izanen da jatorrizko udal dokumentaziorik atera toki entitatearen bulegoetatik. Bestetik, kontrol zorrotza ezarri beharko da artxiboko gordailuan sartzeko.

Gardentasunari, informazio publikoa eskuratzeko bideari eta gobernu onari buruzko abenduaren 9ko 19/2013 Legeak eta Gardentasunari eta Gobernu Irekiari buruzko ekainaren 21eko 11/2012 Foru Legeak arautzen duten dokumentuak nola eskuratu; haien printzipioa dokumentaziorako sarbide librea da, datuak babesteko ezarritako kasuetan izan ezik, edo ez onartzeko beste arrazoi batzuk daudenean.

Bestetik, datuen babesari buruzko araudian xedatutakoari jarraituz, Udal Artxiboaren arduradunak idatzita eraman beharko du dokumentuen gainean garatzen diren kontsulta guztien kontrola, segurtasun mailen arabera. Kontrol tresnak puntu hauek jaso beharko ditu, gutxienez ere: kontsulta eguna, interesdunaren izena eta NANa eta kontsultaren xedeko dokumentuen identifikazioa.

Toki entitateko bulegoei egindako maileguen kasuan, egokia da kaxa batetik espedientea edo karpeta ateratzen duen udal langileak maileguaren seinalea uztea; kopia bikoitzeko taloitegi bat izan daiteke, jatorrizkoa taloitegian bertan utzita eta, aldiz, kopia, ateratzen den dokumentazioa zegoen tokian. Espedienteko dokumentu solteak eta karpetaren parte diren dokumentu sinpleak ezin izanen dira banatu maileguan emateko: izatekotan, espediente edo karpeta osoak atera beharko dira.

Ahal baldin bada, dokumentuak ez dira maileguan emanen, haien erreprodukzio digitala baizik.

10.–Udal Artxiboko instalazioak.

Udal artxiboa ezartzen den tokiak ezaugarri hauek izan beharko ditu, gutxienez ere:

–Kokalekua eta irisgarritasuna: zer bulegoren beharrak bete behar diren, handik hurbil egonen da Udal Artxiboa. Ahal dela, ez da eskailerarik izanen, dokumentuek aiseago zirkula dezaten bulegoen eta artxiboaren artean.

–Gutxieneko altuera: artxiboko kaxen pilaketak eraginkortasun handienekoa izan dezan, gutxienez ere 2,30 m-ko altuera gomendatzen da.

–Lurzoruaren erresistentzia: biltegian gorde beharreko dokumentu funtsen bolumena eta pisua ikusita, lurzoruko forjatuak gutxienez ere 1.200 kg-ko pisuari eutsi beharko dio metro koadro bakoitzean.

–Zertarako den: kontuan hartuta dokumentuak biltegian gordetzeko ezaugarriak eta datu pertsonalak babesteko segurtasun kontrolen aplikazioa, esleitzen den espazioa dokumentuak artxibatzeko izanen da, ez beste ezertarako; beraz, ez da erabiliko beste gauza batzuk pilatzeko. Kontserbazio arrazoiengatik, arrisku bereziko egoeretatik hurbil egotea galaraziko da, sutik edo uretik bereziki.

–Sarbidea: kontuan izanda datuen isilpekotasuna eta dokumentuen beharrezko erreserba, kontrol bat izanen da sarbidea murriztua dutenen gainean. Era berean, kontrol bat izanen da sarbide librea duten dokumentuak eskuratzeko.

Toki jakin bat kontsultarako izatea bilatuko da, ez daitezen dokumentuak artxiboko gordailuetan eskuratu.

–Kontserbatzeko baldintzak: dokumentuak kontserbatzeko, aireztatze eta argiztatze egokiak behar dira; hortaz, iparraldeko orientazioa bilatuko da gordailuarentzat eta leiho kopuru txikia izatea; bestetik, argiztatze naturala zeharka eginen da, eta argiztatze artifiziala potentzia txikikoa izanen da.

Apalategiak normalizatuta egonen dira, elementu puntazorrotz edo moztailerik gabe. Galbanizatuta egon beharko dute, haien lodiera kaxen pisuaren araberakoa izanen da eta ertzak kamutsak izanen dituzte.

Tenperatura eta hezetasuna uneoro kontrolatzen duten oinarrizko aparatuak izanen ditu artxiboaren gordailuak. Hauexek dira gomendatzen diren hezetasunaren eta tenperaturaren marjinak:

  • Hezetasun erlatiboa, konstantea, %50 eta %60 artean.
  • Tenperatura, konstantea, 16º eta 21º artean.

Ezinezkoa denean baldintza horiek mantentzea, eguneko edo urtaroko bat-bateko kontrasteak saihestuko dira, balioak ahalik eta egonkorrenak izan daitezen.

Zainketak erregularra behar du izan, berehala atzeman ahal izateko agente biologikoak, ur filtrazioak edo beste edozein gorabehera, dokumentuen kontserbazioa eta segurtasuna arriskuan jar dezaketenak. Bereziki, gordailuen arriskuak hartu behar dira kontuan, estaldura azpian daudenean eta ur zorrotenak daudenean.

–Garbiketa: beste udal dependentzietan bezala, garbiketa maila arrunt batzuk finkatu beharko dira lurzoru, argi, leiho eta abarretarako. Kaxak edo instalazio unitateak gutxienez ere hiru hilabetean behin garbitzea gomendatzen da.

11.–Dokumentu berriak eta administrazio elektronikoa.

Gaur egun eta e-Administración-en eskutik, aldaketa gertatzen ari da dokumentu administratiboak sortzeko moduan. Administrazio Prozedurari buruzko 39/2015 lege berriak nahitaezkotzat jotzen du administrazio elektronikoa 2016ko urriaren 3tik aurrera. Horrexek udalak behartzen ditu laneko jarduketa eta ibilbideak planifikatzera, e-Administración-era iristeko.

Lege horrek berak artxibo bakar baten sorrera ezartzen du, beranduenez 2018ko urriaren 3an abiatu beharko dena. Horregatik, Nafarroako toki entitateek beren ahaleginak bildu beharko dituzte artxibo elektroniko bakarrak hornitzeko beharkizunak bete daitezen.

Garrantzitsua da zenbait gomendio egitea dokumentu elektronikoen kudeaketaren eta kontserbazioaren ikuspegitik:

–Dokumentu elektronikoak benetakoak, seguruak eta fidagarriak dira, legeriak ezartzen duen moduan balidatzen badira; hortaz, sisteman digitalizatu edo sortzen den dokumentua, euskarri digitalekoa, balidatu edo sinatu gabe badago, ezin da jatorrizko edo benetako dokumentutzat jo.

–Paperean eginak dauden dokumentuak digitalizatzean benetako kopia izan daitezkeen dokumentu elektronikoak sortzen dira, baina, horretarako, indarra duen legeriak adierazitako ezaugarriak izan behar dituzte. Gomendagarria da Nafarroako Gobernuko Artxiboen eta Dokumentu Ondarearen Zerbitzuari kontsultatzea digitalizazio masiboko proiektuen bideragarritasuna, udal batek hura aplikatzea erabakiz gero.

–Dokumentu elektronikoak epe ertainean eta luzean kontserbatzeko, zein den haien balio historikoa, Nafarroako Gobernuak artxiboen arloan eskumena duen departamentuak ezarritako irizpideak beharko dira errespetatu.

–Toki Administrazioko eskumena duen departamentuak eta artxiboetan duenak, zeinek bere eskumenak erabiliz, irizpideen gaineko txostena eginen dute eta gomendioak emanen dituzte toki entitateek garatu beharreko praktika egokiei buruz, dokumentu elektronikoak behar bezala sortu, kudeatu eta garatzearren.

1. ERANSKINA

Oinarrizko irizpideak, 500 biztanletik beherako Nafarroako
toki entitateen dokumentuak kudeatzeko

Gehiengoa dira 500 biztanleren kopurua gainditzen ez duten toki entitateak Nafarroan; horregatik, kasu bakoitzeko errealitateari egokitu behar zaizkio dokumentuen kudeaketan dituzten beharrak. Hala ere, gutxieneko baldintza batzuk hartu behar dira kontuan, bermatuak izan daitezen toki entitateek sortutako dokumentuen antolaketa, kontrola, kontserbazioa eta sarbidea.

–Dokumentu guztiek behar bezala identifikatu eta sailkatuta egon behar dute.

–Espedienteak osatzen dituzten dokumentuak tramitazio jakin batekoak bezala identifikatu behar dira, Nafarroako toki entitateen dokumentuak sailkatzeko taularen arabera, eta multzo gisa behar dira antolatu, serieen kodetzearen arabera. Espediente bakoitzaren kontrol informatikoa eraman behar da, gutxieneko datu hauekin: urteko espediente zenbakia, espediente kodea (behar bada), sailkapen kodea, interesduna, gaia eta orri kopurua.

–Espedientea osatzen ez duten gutunak fisikoki antolatu behar dira, urteko epealdiak kontuan izanda, eta kronologikoki ordenatu. Sarrerako gutunak eta irteerakoak banatzea aukeratuz gero, nahitaez eraman beharko da kontrol informatikoa, eskaera bakoitza bere erantzunari lotzeko.

–Espedienteak tramitatu eta gaiak ebatzita direla, toki egoki batean gordeko dira (bereziki, tenperaturari eta hezetasunari dagokienez), kaxatan antolatuta, giltzapean gordeta eta udaleko idazkariak zainduta. Armairu bat, edo armairu multzo bat, sarraila duena, idazkariaren bulegoan, nahikoa izaten ahal da.

–Ona da armairu bakoitzean gordetzen diren kaxen erregistroa eramatea, datu hauekin: kaxa zenbakia, dokumentuak zer urtetan sortutakoak diren eta sailkapen kode normalizatuak, gehi serieen izenak.

–Idazkariak idatzita eraman beharko du dokumentuei buruz gertatzen diren kontsulta guztiak, datuak babesteko araudian xedatutakoaren arabera, dokumentuen segurtasun mailak ikusita. Idatzohar bat eraman beharko du hurrengo puntuei buruz gutxienez ere: data, interesdunaren izena eta NANa eta zein den eskuratzen den dokumentua.

–Ez da inoiz dokumenturik aterako edo maileguan emanen kontsultarako berariazko eremutik, non ez duen baimendutako udal langile batek ateratzen tramite administratibo bat dela-eta.

–Udal langile batek dokumentu edo espediente bat aldi baterako berreskuratu behar duenean, idatzoharra eginen da maileguen erregistro liburuan. Bertan, data, langilearen izena eta NANa, bere bulegoa, mailegatzen den dokumentuaren deskripzio laburra eta interesdunaren sinadura adieraziko dira. Gomendatzekoa da idazkariak maileguaren dokumentu-seinalea diseinatzea, hura hobeki kontrolatzeko, eta mailegatzen den dokumentua zer tokitatik atera den, bertan jarriko du aldi baterako.

–Udaleko idazkariaren bulegoan daudenen antzekoak izanen dira dokumentuak kontserbatzeko ingurumen baldintzak eta, bereziki, muturreko baldintzak eta tenperaturaren eta hezetasunaren gorabeherak saihestuko dira.

–Udal karguek beren kudeaketan zehar sortzen diren dokumentuak jarriko dituzte gordailuan artxiboan; hori, bereziki, agintaldia bukatzen denean beharko da segurtatu.

–Legeak aginduta, ezin dira ezabatu udalaren artxiboan dauden jatorrizko dokumentuak, zein den ere haien antzinatasuna eta sortzailea, non ez dagoen horren aldeko akordioa, Nafarroako Dokumentuak Ebaluatzeko Batzordeak emana, bat datorrena Nafarroako toki entitateen dokumentuak ebaluatu eta ezabatzeko jarraibideekin.

Iragarkiaren kodea: F1607405